Nicht jedes gute Konzept setzt sich zügig durch. So ist das zum Beispiel mit IMAP, dem „Internet Message Access Protocol“. IMAP ist eine äußerst elegante und komfortable Methode, seine E-Mails zu verwalten. Komisch, dass nur wenige Internetbenutzer IMAP verwenden. Die meisten holen ihre Post immer noch mit Hilfe der guten, alten POP3-Methode beim Mail-Server ab.
In meinen Augen ein großer Fehler, da IMAP die überlegene Technik ist. Wer seine E-Mails an mehreren Rechnern liest und beantwortet, etwa auf dem PC am Arbeitsplatz, am PC zu Hause und womöglich auch noch auf dem Handy, der sollte unbedingt IMAP benutzen. Aus einem ganz einfachen Grund: Dank IMAP fällt es viel leichter, Rechner und Postfächer zu synchronisieren.
Um den konkreten Unterschied zwischen POP3 und IMAP zu verstehen, muss man verstehen, dass E-Mails nicht automatisch auf dem Rechner des Empfängers landen, sondern auf einem Mail-Server gespeichert werden – bis der Empfänger die elektronische Post dort mit seinem E-Mail-Programm abholt.
Bei POP3 („Post Office Protokoll Version 3“) werden eingetroffene E-Mails vom Server auf den PC des Benutzers geholt und in der Regel auch gleich vom Server gelöscht. Einmal herunter geladenen E-Mails sind nur auf diesem einen Rechner vorhanden, auf den anderen Rechnern nicht. Wahlweise werden geladene E-Mails erst nach einer Weile vom Server gelöscht; dann landen neue E-Mails auf allen Rechnern, allerdings lässt sich dann nicht erkennen, welche E-Mails auf einem anderen Rechner bereits gelesen oder gar beantwortet wurden.
IMAP ist die modernere Art und Weise, E-Mails zu verwalten. Die E-Mails verbleiben auf dem Mail-Server und können dort gelesen, verschoben oder auch gelöscht werden. Das lässt sich mit POP3 im Ansatz auch hin bekommen, allerdings nicht so elegant – und erst Recht nicht so konsequent. Bei IMAP sind zum Beispiel auch alle verschickten E-Mails auf allen Rechnern sichtbar – eben weil die Mails auf dem Server lagern.
Wer mag, kann beliebig viele Ordner auf seinem IMAP-Mail-Server anlegen, quasi als virtuelle Posteingangskörbchen, und die eintrudelnde Post in diese Fächer einsortieren. Auch hier: Das Ergebnis ist auf allen Rechner zu sehen.
Jeder Mail-Dienst bietet die POP3-Methode an, aber nicht jeder IMAP – denn bei IMAP muss der Mail-Anbieter mehr Speicherplatz auf dem Server zur Verfügung stellen. Doch da IMAP immer beliebter wird, bieten es immer mehr Mail-Provider an.
Wer sein E-Mail-Programm auf IMAP umstellt, muss allerdings erkennen: Die meisten E-Mail-Programme laden erst mal nur die Kopfzeilen mit Absender und Betreff herunter, nicht die Mails selbst. Die komplette Nachricht erscheint erst nach Doppelklick. Wer Mails auch ohne Internetverbindung lesen möchte, sollte daher das Mailprogramm so einstellen, dass nicht nur die Kopfzeilen, sondern die kompletten Nachrichten auf den Rechner kopiert werden.
Um mit Outlook IMAP-Mails bereits beim ersten Mailabruf komplett und inklusive Anlagen herunterzuladen, zunächst in das Dialogfenster „Extras > Konten > E-Mail-Setup > Senden/Empfangen“ wechseln. Anschließend auf „Bearbeiten“ klicken und bei Outlook 2003 die Option „Elemente samt Anlagen downloaden“, bei Outlook 2007 lautet die Option „Vollständige Elemente einschließlich Anlagen“. Die Dialogfenster mit OK schließen. Jetzt werden beim Klick auf „Senden/Empfangen“ die kompletten Nachrichten heruntergeladen und lassen sich auch ohne Internetverbindung lesen.
