Dokumentvorlagen kennen Sie sicher aus den Office-Programmen Word und Excel. In einer Vorlage lässt sich ein gemeinsames Design für viele gleichartige Dokumente definieren. Eher unbekannt sind dagegen die Outlook-Mailvorlagen.
Eine Mail-Vorlage ist besonders dann nützlich, wenn Sie immer wieder ähnliche Mails verschicken müssen. Und so gehen Sie vor, um eine Mailvorlage einzurichten, beispielsweise für eine Rechnungs-Mail:
- Starten Sie Outlook (im Beispiel wird Outlook 2013 verwendet).
- Als Nächstes öffnen Sie das Fenster zum Schreiben einer neuen E-Mail.
- Geben Sie nun den Text und etwaige Bilder so ein, wie Sie sie jedes Mal brauchen.
- Ist die Vorlage fertig, senden Sie sie nicht weg, sondern klicken stattdessen auf „Datei, Speichern unter…“.
- Im Feld „Dateityp“ unten im Fenster stellen Sie „Outlook-Vorlage (*.oft)“ ein. Speichern Sie die Vorlage jetzt zum Beispiel auf dem Desktop.
Immer wenn Sie eine Mail mit dieser Vorlage versenden wollen, genügt fortan ein Doppelklick auf die Vorlagen-Datei. Sie müssen nur noch den Text anpassen, eventuelle Anlagen einfügen und die Nachricht senden. So sparen Sie sich viel Zeit.
