Die verbreiteten Textverarbeitungen unterstützen das Erstellen eigener Vorlagen zur Wiederverwendung häufig genutzter Dokumente an. Google hat diese für Docs gestrichen. Keine Sorge: Wir haben die Lösung!
Wie ihr vorgefertigte Vorlagen verwendet, habt ihr ja bereits hier gelesen. Ihr könnt aber auch eigene anlegen. Das bietet sich für Dokumente an, die ihr immer wieder in derselben Struktur, aber mit anderen Inhalten verwendet, beispielsweise Protokolle, Einladungen, Handbücher und andere Dokumente.
Erstellen eigener Vorlagen
Der Weg ist ein wenig komplizierter als bei Microsoft Office und anderen Office-Programmen. Das Speichern in einem eigenen Vorlagenformat ist für die Webversion von Google Docs nicht möglich.
- Stattdessen sucht euch das Dokument, dessen Struktur ihr wiederverwenden wollt, aus der Startseite von Google Docs oder auf eurem Google Drive heraus.
- Klickt auf die drei Punkte neben der Datei, dann auf Kopie erstellen.
- Öffnet nun diese kopierte Datei und entfernt alle Elemente, die ihr nicht bei jedem Verwenden braucht, unter anderem Adressen oder persönliche Daten.
- Benennt die Datei dann um als „Vorlage_<Name>“, zum Beispiel Vorlage_Protokoll.
- Jetzt solltet ihr noch die Datei davor schützen, verändert zu werden. Klickt dazu in Google Drive auf die drei Punkte neben der Datei, dann auf Dateiinformationen > Sperren. Selbst wenn ihr sie öffnet und versehentlich hineinschreibt, verändert ihr sie nicht, Google Docs meldet stattdessen „Dokument gesperrt“.
- Aus dieser Vorlage könnt ihr immer wieder eine Kopie anlegen und diese bearbeiten, die Kopie ist dann nicht gesperrt!
