26.11.2017 | Office
In Word lassen sich Texte besser lesen, wenn sie über leicht erkennbare Überschriften verfügen. Wem die eingebauten Designs für Überschriften in Word nicht gefallen, der kann auch sein eigenes Aussehen erstellen.
Das gelingt über eine spezielle Formatvorlage. Hier die nötigen Schritte:
- Als Erstes ein Dokument öffnen.
- Jetzt die gewünschte Überschrift eingeben.
- Dann wird der Cursor in diese Überschrift gesetzt.
- Jetzt oben rechts im Menü den Bereich für Formatvorlagen einblenden.
- Nun dort ganz unten auf den Button zum Anlegen einer neuen Formatvorlage klicken.
- Oben dann den Typ Verknüpft auswählen und darunter als Basis die Überschrift 1 auswählen.
- Danach können die Größe, Farbe oder das Design der Schrift wie gewünscht angepasst werden.
Die neue Formatvorlage lässt sich einem Text zuweisen, indem dieser markiert und dann per Klick oben die gewünschte Vorlage ausgewählt wird.
15.11.2017 | Office
Je nach Anzahl der installierten Erweiterungen und Vorlagen sowie anderer laufender Programme kann der Start von Microsoft Word auch auf modernen Computern durchaus einige Augenblicke dauern. Das Problem: Will man schnell in mehrere Dokumente hineinziehen, nimmt das ständige Öffnen und Schließen viel zu viel Zeit in Anspruch.
Besonders am Mac geht dies einfacher. Denn hier muss zur Ansicht von Word-Dokumenten gar nicht unbedingt Microsoft Word selbst gestartet werden. Denn das System hat ein integriertes Vorschau-Modul, mit dem sich der Inhalt von Office-Dateien schnell anzeigen lässt.
Wer also in eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei hineinsehen möchte, öffnet einfach den entsprechenden Ordner, der die Dokumente enthält, in einem neuen Finder-Fenster. Jetzt die Dokumente mit der Maus oder dem Touchpad markieren und dann auf die Leertaste drücken. So dann erscheint der Inhalt der angegebenen Datei als Vorschau. Soll die vorherige oder nachfolgende Datei geöffnet werden, genügt nun ein Druck auf den Pfeil nach oben oder nach unten.
14.11.2017 | Office
Öffnet man in Office 2013 oder 2016 ein Word-Dokument, bietet das Programm dem Nutzer an, den Cursor an die Position der letzten Bearbeitung zu setzen, sodass man dort gleich weiterarbeiten kann. Wer diesen Hinweis ausblenden möchte, sucht in den Word-Einstellungen vergebens. Mit einem Trick lässt sich die Funktion dennoch deaktivieren.
Dazu gleichzeitig [Win]+[R] drücken, regedit eintippen und mit OK bestätigen. Jetzt links zu HKEY_CURRENT_USER, Software, Microsoft, Office, 16.0, Word, Reading Locations wechseln. Nun mit der rechten Maustaste auf Reading Locations klicken und Berechtigungen… auswählen. Dort auf Erweitert klicken.
Jetzt ganz unten den Haken bei Alle Berechtigungseinträge (…) setzen, mit OK bestätigen und zum Schluss neu starten. Ab sofort fragt Word 2016 beim Öffnen von Dokumenten nicht mehr nach, ob an der zuletzt bearbeiteten Stelle weitergemacht werden soll.
11.11.2017 | Office
Soll ein Dokument online gestellt werden, ist PDF das Format der Wahl. Viele erstellen PDFs aus Word-Dokumenten. Dazu hat Microsoft Word eine integrierte Export-Funktion. Das Problem: Die so generierten PDFs sind oft viel zu groß.
Mit einem Trick lässt sich die Größe einer PDF-Datei leicht optimieren. Das kann direkt aus Word heraus erledigt werden. Hier die nötigen Schritte:
- Als Erstes wird das Dokument geöffnet.
- Nun auf Datei, Exportieren klicken.
- Dann das PDF-Format auswählen.
- Hier bei den Optionen statt Standard die Option für kleinere Dokumente auswählen, fertig.
10.11.2017 | Office
Mit einer integrierten Funktion können Nutzer mathematische Formeln direkt in Word-Dokumente einfügen. Das ist praktisch, denn so muss kein zweites Programm zu diesem Zweck genutzt werden. Wer die vorgegebene Schrift für Formeln in Microsoft Word ändern will, kann dies mit wenigen Klicks erledigen.
Dazu wird als Erstes eine Formel eingefügt, die Funktion findet sich unter Einfügen, Formel. Nun die gewünschte Formel eintippen und auswählen. Anschließend oben zum Tab Design umschalten und dort auf den Button für normalen Text klicken. Zurück auf dem Menü-Tab Start kann jetzt die gewünschte Schrift über das normale Klappfeld ausgewählt werden.
Wichtig: Nur relativ wenige Schriften haben die Zeichen, die man für Formeln braucht. Wer sich also für eine andere Schrift entscheidet, muss oft mehrere Fonts durchtesten, bis man eine gefunden hat, in der alle benötigten Glyphen enthalten sind.
10.11.2017 | Office
Über das Noun Project lassen sich Hunderte Symbole und Piktogramme kostenlos nutzen. Mitglieder können eigene Icons beisteuern und die Icons anderer Designer nutzen. Mit einem Add-In für Microsoft Office lassen sich die Symbole besonders einfach einfügen.
Dazu auf die Webseite des Noun Project-Add-Ins gehen und dort auf Jetzt holen klicken. Dann das passende Programm auswählen, also Word oder PowerPoint.
Nun öffnet sich ein neues Dokument oder eine Präsentation. Danach auf Bearbeitung aktivieren klicken – jetzt lässt sich das Dokument schon wieder schließen, das Add-In wurde eingerichtet.
Wer nun oben im Menü auf Einfügen klickt, findet dort ganz rechts einen Icons-Button. Jetzt mit dem Noun Project-Login anmelden, nach einem Symbol suchen, die passende Größe auswählen und schon kann es in die Datei eingefügt werden.
07.11.2017 | Office
Erhält man eine Word-Datei, heißt das noch lange nicht, dass auf dem eigenen PC auch alle darin verwendeten Schriften verfügbar sind. Manchmal führt kein Weg daran vorbei, sie durch andere, vorhandene Schriftarten auszutauschen. In Word 2016 geht das ganz einfach.
Fehlende Schriften in den Formaten eines Word-Dokuments können für das gesamte Dokument auf einmal ersetzt werden. Dazu folgende Schritte ausführen:
- Zunächst wird das Word-Dokument per Doppelklick geöffnet.
- Nun oben im Menü auf Format, Schriftarten ersetzen… klicken.
- Daraufhin zeigt Word einen Dialog an, der alle fehlenden Schriften auflistet.
- Jetzt für jede Schrift den gewünschten Ersatz festlegen, fertig.
Tipp: Auf Wunsch kann Word die Schriften auch dauerhaft, also bei jedem geöffneten Dokument, ersetzen. Dazu reicht ein Klick auf den Permanent-Button.
06.11.2017 | Office
Wer an einem größeren Projekt arbeitet, kann nicht alle Ideen und Kommentare direkt in die Word-Datei einfügen. Denn das wäre schnell unübersichtlich. Für solche Fälle ist es sinnvoller, OneNote-Notizen mit dem Word-Dokument zu verknüpfen.
Das klappt mit Microsoft Office 2016 mit wenigen Schritten:
- Als Erstes wird ein neues Word-Dokument erstellt oder ein bereits vorhandenes geöffnet. Wichtig: Handelt es sich um eine neue Datei, muss diese zunächst gespeichert werden, bevor sich OneNote-Notizen erstellen lassen.
- Jetzt oben im Menü zum Tab Überprüfen umschalten.
- Nun ganz rechts auf OneNote: Verknüpfte Notizen klicken.
05.11.2017 | Office
Lange Dokumente am Bildschirm zu lesen ist schwer – deswegen liest kaum einer etwas am Monitor. Wer einen Text leichter erfassen möchte, kann Word 2016 dazu bringen, ihn sich vorlesen zu lassen.
Damit Office ein Word-Dokument vorliest, sind folgende Schritte nötig:
- Zuerst wird das Word-Dokument geöffnet, z. B. über den Explorer.
- Jetzt oben im Menü zum Bereich Überprüfen navigieren.
- Dort findet sich in der linken Hälfte der Eintrag Laut vorlesen.
- Per Klick startet die Wiedergabe des Dokuments. Während der Text vorgelesen wird, hebt Word das aktuelle Wort jeweils hervor.
Die Funktion zum Vorlesen von Dokumenten steht momentan (Stand: November 2016) nur in der Windows-Version von Word zur Verfügung, nicht aber am Mac.
Tipp: Wer die Vorlese-Funktion per Tastatur starten will, drückt [Alt]+[Strg]+[Leertaste].
05.11.2017 | Office
Wer keinen Drucker mit Duplex-Funktion hat, muss die Seiten manuell auf der Vorder- und Rückseite bedrucken. Besonders nützlich ist dafür die Word-Funktion, mit der sich diese Aufgabe halb automatisieren lässt.
Um am Mac mit Word 2016 nur die ungeraden (und später die geraden) Seiten zu Papier zu bringen, geht man wie folgt vor:
- Zuerst das Dokument öffnen.
- Nun oben links in der Leiste auf das Drucken-Symbol klicken.
- Jetzt, im Druckdialog, das Klappmenü Kopien & Seiten öffnen.
- Hier den Bereich Microsoft Word markieren.
- Dann kommt die Option für gerade bzw. ungerade Seiten zum Vorschein.
