30.10.2017 | Office
Alle paar Minuten speichert Microsoft Word das aktuell geöffnete Dokument automatisch als Sicherung. Wer Dateien überhaupt nicht mehr manuell speichern will, nutzt am besten eine neue Funktion von Word 2016.
Der Clou: Sobald sich ein Dokument geändert hat – etwa, weil Text ergänzt oder geändert oder ein Bild eingefügt wurde –, sichert das Programm die Änderungen vollautomatisch. So kann selbst im Falle eines Absturzes nichts mehr verloren gehen.
Um die automatische Speicherung zu aktivieren, genügt es, wenn man das aktuelle Dokument in der OneDrive-Cloud abspeichert. Anschließend oben links im Word-Fenster den Schalter für Automatisches Speichern aktivieren, fertig.
Gut zu wissen: Die automatische Speicherung klappt sowohl in der Windows- als auch in der Mac-Version von Word 2016.
27.10.2017 | Office
Manchmal sagt eine genaue Definition mehr als jede Umschreibung. In diesem Fall hilft es weiter, ein Wort oder einen Ausdruck einfach anhand des zugehörigen Wikipedia-Artikels zu erklären. Dazu muss man die Inhalte aber nicht manuell aus dem Browser nach Word kopieren.
Denn Word enthält eine integrierte Add-In-Funktion zum Einfügen von Daten aus der Wikipedia. Das funktioniert mit folgenden Schritten:
- Zuerst wird die Word-Datei geöffnet, in die das Zitat eingefügt werden soll.
- Jetzt oben im Menü auf Einfügen, Wikipedia klicken.
- Daraufhin erscheint eine Leiste am rechten Rand.
- Hier das gewünschte Suchwort eintippen und den Artikel einfügen – fertig.
22.10.2017 | Office
Bei längeren Dokumenten macht es Sinn, zur leichteren Navigation ein Inhaltsverzeichnis zu integrieren. So lassen sich die einzelnen Kapitel mit nur einem Klick direkt erreichen. Dumm nur, wenn an dem Dokument gearbeitet wurde und das Verzeichnis beim Ausdrucken nicht mehr auf dem neuesten Stand ist. Das lässt sich vermeiden.
Das kann nicht mehr passieren, wenn man Word so einstellt, dass Felder (also auch Inhaltsverzeichnisse) vor dem Ausdrucken von Dokumenten immer erst aktualisiert werden.
In Microsoft Word für Mac klickt man dazu im Menü auf Word, Einstellungen. Dann zum Bereich Drucken wechseln. Hier unter der Überschrift Druckoptionen den Haken bei der Option Felder aktualisieren setzen.
13.10.2017 | Office
Oft erkennt die Rechtschreibprüfung von Word einzelne Ausdrücke und Wörter, die in einem Word-Dokument vorkommen, nicht. Auf Nachfrage fügt das Programm sie dann in ein separates Wörterbuch für den Benutzer ein. Dieses Wörterbuch kann auch nachträglich noch geändert werden.
- Um das Wörterbuch von Word zu ändern, wird das Programm zunächst gestartet.
- Jetzt auf Datei, Optionen (Windows) oder Word, Einstellungen … (macOS) klicken.
- Nun zum Bereich Dokumentprüfung (Windows) oder Rechtschreibung (macOS) wechseln.
- Hier folgt ein Klick auf den Button Wörterbücher.
- Dann das gewünschte Wörterbuch in der Liste auswählen und bearbeiten.
03.10.2017 | Office
Oft lassen sich Rechnungen und andere Dokumente schneller aus bereits vorhandenen Word-Dateien klonen, anstatt sie neu zu erstellen. Dazu öffnet man die existierende Datei und ruft dann die Funktion „Speichern unter“ auf. Steht diese als eigenes Icon bereit, geht die Arbeit noch schneller von der Hand.
In Word lässt sich oben links in die Leiste ein separates Symbol zum Speichern eines Dokuments mit einem neuen Namen einbauen. Dazu am rechten Rand der Leiste auf den Pfeil nach unten klicken. Am Mac dann einen Haken bei Speichern unter setzen.
Windows-Nutzer klicken in der Liste auf Weitere Befehle…, scrollen dann in der zweispaltigen Ansicht links nach unten, markieren den Eintrag Speichern unter und bestätigen mit Hinzufügen>>, OK. Ab sofort lassen sich geöffnete, bereits gespeicherte Word-Dokumente mit diesem Button unter einem anderen Namen abspeichern.
23.07.2017 | Office
Wird eine Grafik in ein Word-Dokument eingefügt, lässt sich Text normalerweise nur links, rechts, darüber oder darunter eingeben. Wer Text auf das Bild setzen möchte, hat die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten.
Erstens könnte man das Layout der Grafik so anpassen, dass sie hinter dem Text erscheint. Dazu innerhalb von Word mit der rechten Maustaste auf das betreffende Bild klicken. Dann die Option Text-Umbruch, Hinter den Text auswählen. Anschließend lässt sich Text über den normalen Fluss der Absätze, etwa unter Nutzung von Tabs, an der gewünschten Stelle platzieren.
Klappt diese Möglichkeit nicht, lässt sich über das Einfügen-Menü auch ein Textfeld an der korrekten Stelle einfügen, an der der Text zu sehen sein soll. Dabei die Füllung und den Rahmen des Textfelds beide auf Transparent stellen, sodass nur der eigentliche Text über der Grafik erscheint.
Bild, CC BY-ND
29.06.2017 | Office
Wer am Mac an einem wichtigen Dokument gearbeitet hat, muss sichergehen, dass es auch korrekt gespeichert wurde. Nichts ist da ärgerlicher, als wenn man später feststellt: Die Datei ist spurlos verschwunden. Dagegen gibt es ein Mittel.
Wenn ein Dokument mit Microsoft Word für den Mac bearbeitet wird und dabei länger geöffnet bleibt, verschiebt das Programm in einigen Versionen die Datei vom angegebenen Speicherort in den Temp-Ordner – und zwar immer dann, wenn das Dokument automatisch gespeichert wird. Dann kann man lange suchen, bis die Datei gefunden ist – oder der Mac wurde inzwischen heruntergefahren, und die Datei ist gelöscht.
Dann muss die gesamte Arbeit nochmals gemacht werden. Besser, man startet die Windows-Version von Microsoft Word, etwa in einem virtuellen Windows-PC auf dem Mac, und bearbeitet das Dokument darin. Hier tritt der obige Fehler nämlich nicht auf.
24.06.2017 | Office
Bei uns arbeiten viele mit dem Format DIN A4. Auch das A5-Format ist weit verbreitet, wenn man es etwas handlicher haben möchte. Während DIN A4 in Word als Größe für Dokumente ausgewählt werden kann, müssen einige andere DIN-Formate manuell konfiguriert werden.
Soll in Microsoft Word das Format DIN A3 oder ein anderes DIN-Format für die Seite festgelegt werden, geht man dazu wie folgt vor:
- Zunächst wird das jeweilige Dokument in Word geöffnet.
- Jetzt oben im Menü zur Rubrik Layout wechseln.
- Bei Format kann jetzt der Eintrag Weitere Papier-Formate festgelegt werden. Am Mac wird stattdessen auf Ablage, Seite einrichten… geklickt.
- Nun kann das angepasste Format eingestellt werden. Für DIN A3 sind das 420 x 297 mm; bei DIN A7 würden entsprechend 105 x 74 mm eingetragen werden.
15.06.2017 | Office
Öffnet man ein Word-Dokument, an dem bereits gearbeitet wurde, erneut, bietet das Programm einen Sprung an die letzte Stelle der Bearbeitung an. Wer das nicht will, schaltet die Funktion einfach ab.
Damit Word sich nicht bemerkt, an welcher Stelle ein Dokument zuletzt bearbeitet wurde, ist ein Eingriff in die Registrierung nötig. Dazu [Win]+[R] drücken, regedit eingeben und nach Klick auf OK den Schlüssel HKEY_CURRENT_USER, Software, Microsoft, Office, <neueste Version>, Word, Reading Locations öffnen.
Hier auf den Schlüssel Reading Locations rechtsklicken und Berechtigungen…, Erweitert auswählen. Dort den Haken setzen bei Alle Berechtigungseinträge für untergeordnete Objekte … ersetzen. Nach einem Neustart ist der automatische Verlauf in Word deaktiviert.
01.06.2017 | macOS
An größeren Dokumenten arbeitet man länger. Und bestimmte Referenzen oder andere Dateien im Word-Format braucht man immer wieder. Sie lassen sich schneller öffnen, wenn sie angeheftet werden.
Um in Word für Mac Dokumente beim Öffnen-Dialog anzuheften, geht man wie folgt vor:
- Als Erstes Word starten, etwa über die Spotlight-Suche oder das Launchpad.
- Jetzt auf Ablage, Zuletzt verwendete öffnen, Weitere… Alternativ kann auch [Umschalt]+[Command]+[O] gedrückt werden.
- Dann in der Liste der Dokumente die häufig benötigte Datei suchen.
- Auf der rechten Seite ist ein Reißzwecken-Symbol zu sehen, mit dem sie angeheftet werden kann.
Ab sofort steht die Datei direkt oben im Tab Angeheftet jederzeit zum Öffnen bereit.
