23.05.2017 | Office
Wer nicht gut oder gar nicht sehen kann, tut sich schwer damit, Inhalte zu erkennen, die in Bildern zu sehen sind. Das gilt auch für Word-Dokumente. Sollen Grafiken für jeden zugänglich sein, kann man sie mit einem alternativen Text versehen.
Um in Word für Mac ein eingefügtes Bild zu beschreiben, geht man wie folgt vor:
- Als Erstes wird das Bild markiert.
- Jetzt oben im Menü den Tab Bild-Format aufrufen.
- Ganz rechts ist ein Button Format-Bereich, der nun angeklickt wird. Alternativ kann man auch [command]+[shift]+[1] drücken.
- In der Leiste rechts nun zum dritten Icon wechseln, Layout und Eigenschaften.
- Hier den Abschnitt Alternativ-Text aufklappen und den beschreibenden Titel für das Bild eingeben.
21.05.2017 | Office
Wird ein Word-Dokument als Datei an jemand anderen weitergegeben, etwa per eMail oder als OneDrive-Link, treten beim Empfänger eventuell Probleme bei der Darstellung und beim Ausdrucken auf. Dagegen lässt sich etwas unternehmen.
Besonders Designs und Layouts, die man sorgfältig mit viel Aufwand gestaltet hat, sehen am Bildschirm einer anderen Person oft anders aus – das ist ärgerlich. Der Grund: Auf dem anderen System ist ein anderer Drucker-Treiber installiert als auf dem Computer des Erstellers der Datei. Denn leider sind die Einstellungen für Einzüge und minimale Seitenränder nicht standardisiert, sondern unterscheiden sich je nach Drucker-Modell.
Garantierte Abhilfe gegen diesen Layout-Wildwuchs schafft nur die Konvertierung in ein anderes Format. Hier bietet sich das Portable Document Format (PDF) an. Über den Speichern-Dialog von Microsoft Word lässt es sich einstellen. Die Datei erst als PDF exportieren, wenn sie nur noch betrachtet und gedruckt werden soll. Sie lässt sich nämlich nicht originalgetreu in Word öffnen, sondern nur mit Layout-Verschiebungen.
17.05.2017 | Office
Word ist der Standard zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen und vielem mehr. Die Software ist gleich in mehreren Büro-Paketen von Microsoft erhältlich. Welche sich für welchen Einsatz-Zweck am besten eignet, haben wir uns angesehen.
Damit man sich für die RICHTIGE Word-Version entscheiden kann, sollte zuerst überlegt werden, ob Word rein privat oder auch geschäftlich bzw. gewerblich genutzt wird. Denn das Office 2016 Home and Student-Paket bietet zwar Word, Excel und Co., allerdings nur für die private Nutzung.
Anders sieht es bei Office 2016 Home and Business aus – hier ist auch die Nutzung im Büro oder Geschäft erlaubt. Zudem enthält diese Version neben Word, Excel und PowerPoint auch das eMail-Programm Outlook.
Wer immer auf dem neuesten Stand bleiben und die aktuellsten Features nutzen will, greift am besten zum Office 365-Abo. Auch dieses gibt es jeweils für private und geschäftliche Nutzung. Hier fällt eine jährliche Gebühr von unter 100 Euro an.
08.04.2017 | Office
In einer Excel-Tabelle lassen sich Einträge schnell nach der Wertigkeit oder alphabetisch sortieren. Kaum bekannt ist: Eine ähnliche Funktion steht auch in Word zur Verfügung. Sie ist besonders praktisch, wenn mal eben schnell eine Liste korrekt sortiert werden soll.
Um mehrere Zeilen in einem Word-Dokument schnell in die richtige Reihenfolge zu bringen, führt man die folgenden Schritte aus:
- Als Erstes das betreffende Dokument aufrufen.
- Jetzt die Zeilen markieren, die sortiert werden sollen.
- Dann oben im Menü auf Start, Sortieren Das Symbol zeigt die Buchstaben A und Z mit einem Pfeil abwärts.
- Nun die gewünschte Sortierung auswählen: Text oder Zahl.
- Zum Schluss unten auf OK klicken.
04.04.2017 | Office
Für die leichte Lesbarkeit sollte jedes Dokument in Microsoft Word über Zeilen- und Absatzabstände verfügen, die gegenüber dem Standard leicht erhöht sind. So kann das Auge den Zeilen besser folgen und Blöcke schneller erfassen. Der Abstand nach Absätzen lässt sich mit einem Trick auch optisch optimieren.
In der Text-Verarbeitung Microsoft Word lässt sich zum Ausgleich der Abstände nach einzelnen Absätzen das Menü nutzen. Hier die nötigen Schritte:
- Als Erstes mit der Maus die Absätze markieren, deren Abstände angepasst werden sollen.
- Jetzt oben im Menü zum Tab Layout navigieren.
- Dort im Bereich Abstand den Wert für Danach so weit erhöhen bzw. verringern, bis das Word-Dokument wie gewünscht aussieht.
Der Vorteil gegenüber dem klassischen Dialog: Durch die Nutzung der Leiste oben werden die Änderungen sofort sichtbar, was eine bequeme Anpassung erleichtert.
04.04.2017 | Office
Mit Microsoft Word lassen sich automatische Inhalts-Verzeichnisse erstellen. In diesem Verzeichnis führt das Text-Programm die ersten 3 Ebenen von Überschriften auf. Wer andere Überschriften mit aufführen will, kann das leicht anpassen.
Zunächst wird das Word-Dokument wie gewohnt mit den verschiedenen benötigten Ebenen für Überschriften erstellt und strukturiert. Soll dann das Inhalts-Verzeichnis eingefügt werden, klickt man oben im Menü auf Referenzen, Inhalts-Verzeichnis. In dem Menü, das sich dadurch öffnet, den Eintrag Benutzerdefiniertes Inhalts-Verzeichnis auswählen.
So erscheint ein Dialog, in dem sich die Anzahl der Ebenen bequem erhöhen oder verringern lässt – je nachdem, welche Überschriften im Verzeichnis aufgeführt werden sollen.
02.02.2017 | Office
In Word hat der Nutzer wie bei anderen Text-Programmen auch die Freiheit, so viele unterschiedliche Schriften, Farben und Stile zu nutzen, wie er möchte. Oft ist weniger aber mehr – und sieht auch ordentlicher aus. Wer schnell alle Passagen markieren will, denen ein bestimmtes Format zugewiesen ist, muss sie nicht alle manuell suchen.
Stattdessen kann der Word-Nutzer auf die automatische Such-Funktion für Format-Vorlagen zurückgreifen. Besonders einfach lässt sie sich mit den oben im Menü angezeigten Formaten nutzen:
- Zuerst wird das betreffende Word-Dokumente geöffnet.
- Jetzt oben mit der rechten Maustaste auf das Format klicken, dessen Vorkommen im gesamten Dokument aufgespürt werden sollen.
- Nun den Eintrag Alle X Instanzen markieren aufrufen – fertig.
29.01.2017 | Office
Soll am Mac mit Word eine Datei gedruckt oder als PDF gespeichert werden, ist auf dem Papier ein weißer Rand zu sehen. Bei Grafiken oder anderen Inhalten, die bis zum Rand der Seite reichen, wäre ein randloser Druck besser.
Die Einstellungen der Seite können am Mac zwar angepasst werden. Gespeichert werden sie aber nur bis zum nächsten Öffnen der Datei. Die Ränder werden angepasst, indem das betreffende Word-Dokument zuerst geöffnet wird. Dann auf Datei, Seite einrichten… klicken. Bei Papier-Format dann den Eintrag Eigene auswählen und auf + klicken.
Jetzt 210 mal 297 mm für DIN A4 einstellen – dabei die Ränder an allen Seiten auf 0 setzen. Das bedeutet nicht, dass der Inhalt bis zum Rand reichen muss. Denn die tatsächlichen Ränder lassen sich weiterhin über das Word-Menü Layout festlegen. Diese Einstellung verhindert aber, dass die Inhalte am Rand abgeschnitten werden. Zum Schluss wird das Format z. B. als A4-randlos gespeichert.
20.01.2017 | Office
Wo in einem Word-Dokument der Text auf der linken Seite beginnen soll, lässt sich einstellen. Dadurch lassen sich zum Beispiel Kapitel und untergeordnete Inhalte leicht umsetzen.
Um den Einzug eines Absatzes in Word zu erhöhen, setzt man die Markierung zunächst in den Absatz. Dann [Strg]+[M] drücken – der Text wird weiter nach rechts verschoben.
Das funktioniert übrigens auch mit der [Tab]-Taste: Dazu links vor das erste Zeichen des Absatzes klicken. Dann auf [Tab] drücken, sodass der Text eingerückt wird.
Umgekehrt geht es auch: Wieder links vor den Text klicken. Dann [Umschalt]+[Tab] drücken – die Einrückung wird wieder rückgängig gemacht.
15.01.2017 | Office
Wer viel in Microsoft Word arbeitet, muss immer wieder verschiedene Dateien öffnen, neue erstellen und diese beizeiten auch ausdrucken. Für diese Funktionen ist nicht unbedingt der Griff zur Maus erforderlich. Es geht auch einfacher.
Denn zum Erstellen neuer Dokumente, zum Öffnen vorhandener Word-Dateien sowie zum Ausdrucken hat Word praktische Tastenkürzel parat:
- Mit [Strg]+[N] kann jederzeit ein neues, leeres Word-Dokument erstellt werden. Mac-Nutzer drücken stattdessen [command]+[N].
- Soll ein vorhandenes Dokument geöffnet werden, genügt ein Druck auf [Strg]+[O]. Danach erscheint eine Liste mit kürzlich verwendeten Dokumenten. Wahlweise kann mit Durchsuchen auch ein ganz anderes Dokument geladen werden.
- [Strg]+[P] blendet den Dialog zum Drucken ein. Hier kann der Nutzer festlegen, wie viele Seiten und Kopien gedruckt werden, und ob der Ausdruck in Farbe oder schwarz-weiß erfolgen soll.
