01.11.2016 | Office
Manchmal, wenn man Text in ein Word-Dokument einfügt – etwa aus dem Internet –, enthält dieser keine echten Absätze, die durch eine Absatz-Marke dargestellt werden, sondern Zeilen-Umbrüche. Das Problem: Möchte man eine Zeile zentrieren oder rechtsbündig ausrichten, wird der gesamte Text so justiert.
Das Problem kann aber schnell behoben werden. Dazu sind die folgenden Schritte nötig:
- Zuerst wird das Word-Dokument geöffnet.
- Nun auf Bearbeiten, Suchen, Erweitertes Suchen und Ersetzen klicken.
- Im Feld Suchen nach nun das Kürzel ^l eintragen (kleines L). Es steht für einen Zeilen-Umbruch.
- Bei Ersetzen mit wird ^p eingetippt – das steht für eine Absatz-Marke.
- Jetzt auf Alle ersetzen klicken, fertig!
01.11.2016 | Office
Wenn man eine Tabelle in ein Word-Dokument einfügt und sie später breiter oder schmaler macht, gibt es ein Problem: Die Spalten in der Tabelle sind nicht mehr gleichmäßig verteilt. Sie dann manuell zu justieren ist jede Menge Arbeit. Das geht aber auch einfacher.
Denn auf Wunsch kann Word die Spalten – oder Zeilen – in einer Tabelle wieder so einstellen, dass alle gleich breit oder hoch sind. Dabei helfen die folgenden Schritte:
- Zunächst mit der Maus auf die Tabelle zeigen.
- Jetzt oben links auf das Markierungs-Symbol klicken, sodass die gesamte Tabelle markiert wird.
- Nun oben im Menü auf Tabelle: Layout, Spalten verteilen oder Zeilen verteilen klicken.
- Schon haben alle Reihen in der Tabelle eine gleichmäßige Breite oder Höhe.
25.10.2016 | Office
Werden in einem Word-Dokument Grafiken nicht direkt eingefügt, sondern über ein Feld verknüpft, können sie später nicht immer korrekt geladen werden. Ebenso sind auch andere Felder, etwa für ein automatisches Datum oder eine Seiten-Zahl, nicht immer richtig. Mit einem Trick lassen sich alle Felder einer Datei automatisch auf den neuesten Stand bringen.
Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
- Zunächst wird das entsprechende Word-Dokument geöffnet.
- Jetzt gleichzeitig auf [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken. Dadurch wird der gesamte Inhalt der Datei markiert.
- Nun auf [F9] (Windows) oder [fn]+[F9] (Mac) drücken. Dadurch werden alle markierten Felder aktualisiert.
24.10.2016 | Office
Tabellen lassen sich Daten strukturiert auflisten. Das gilt nicht nur für Excel, sondern auch für Word-Dokumente. Auch hier lassen sich Tabellen direkt in einen Text integrieren. Mit einem Trick können Tabellen in Word viel schneller erstellt werden.
Zum Anlegen einer Tabelle in Word führt der normale Weg über das Menü, indem dort auf Einfügen, Tabelle geklickt wird. Einfacher geht es allerdings, wenn man das Grund-Gerüst für die neue Tabelle einfach mithilfe von normalen Zeichen im Dokument skizziert.
Soll eine Tabelle mit drei Spalten erstellt werden, würde man in eine eigene Zeile vier aufeinanderfolgende + eingeben, jeweils getrennt durch einen Tab-Stopp. Sobald eine solche Zeile dann durch Druck auf die Enter-Taste verlassen wird, fügt Word eine entsprechende Tabelle ein. Dabei kann man sich die +-Zeichen als Ecken der zu erstellenden Spalten vorstellen. Auf diese Weise lassen sich Tabellen mit beliebig vielen oder wenigen Spalten anlegen – ganz nach Bedarf. Das gleiche funktioniert auch mit der Leer-Taste.
12.10.2016 | Office
Die meisten verwenden die Text-Verarbeitung Microsoft Word zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen oder auch Briefen. Allerdings steckt in diesem Programm viel mehr als nur die Funktion zum Erfassen, Speichern und Ausdrucken von Text-Seiten. Publikationen lassen sich in Word unter anderem durch Illustrationen auflockern.
Oft genügt schon ein einziges Sonder-Zeichen, etwa eine Musik-Note oder auch ein Paragrafen-Zeichen. Diese Symbole sind in jedem Word-Dokument nur wenige Maus-Klicks entfernt. Hier die nötigen Schritte, mit denen sich Sonder-Zeichen in ein Dokument einfügen lassen:
- Zunächst die Text-Marke an die Stelle setzen, an der das Symbol erscheinen soll.
- Jetzt folgt ein Klick auf Einfügen, Symbol.
In dem erscheinenden Dialogfeld kann nun das gewünschte Zeichen herausgesucht und durch Klick auf den Einfügen-Button in das Text-Dokument übernommen werden.
In Word und seiner Liste der Symbole sind längst nicht alle Zeichen enthalten, die es im Unicode-Standard gibt. Durch eine Recherche im Internet unter dem Stichwort Unicode-Tabelle lassen sich schnell umfangreiche Listen mit Illustrationen in Zeichen-Form finden und deren zugehöriger Code übernehmen.
12.09.2016 | Office
Word ist in quasi jedem Büro ein Programm von entscheidender Wichtigkeit. Liegt mit Word ein Fehler vor, kann das schlimme Folgen haben – etwa, wenn Rechnungen nicht versendet werden können. Mit einem Trick lässt sich Word meist doch noch starten.
Startet Word nicht, kann das entweder am Programm selbst liegen. Viel wahrscheinlicher ist allerdings, dass ein Problem mit einem installierten Add-On, also einer Erweiterung vorliegt.
In diesem Fall startet man Word am besten im Abgesicherten Modus (nicht zu verwechseln mit dem Abgesicherten Modus von Windows selbst). Dazu im Explorer zum Ordner C:\Programme (x86) wechseln, hier den Ordner Microsoft Office öffnen. Anschließend eventuell zum Unter-Ordner root\Office16 wechseln.
Nun gleichzeitig [Win]+[R] drücken, den Inhalt des kleinen Text-Felds löschen und aus dem Explorer die Datei winword.exe in das Text-Feld ziehen. Danach ans Ende des Pfads gehen, ein Leerzeichen und den Parameter /safe anfügen. Zum Schluss auf OK klicken.
12.09.2016 | Office
Manchmal bekommt man ein Word-Dokument, in dem sich neben jeder Menge Text auch viele Grafiken befinden. Klar, man könnte jetzt jede manuell anklicken und sie als Datei speichern. Mit einem Trick geht das aber viel schneller.
Dazu exportiert man das jeweilige Word-Dokument zunächst als Webseite. Ja, richtig gehört: Speichert man den Text und die Bilder als Webseite, werden die Daten voneinander getrennt – der Text landet in einer HTML-Datei, während die Bilder separat als Bild-Dateien abgespeichert werden.
Also zuerst das Word-Dokument öffnen, dann auf Datei, Speichern unter klicken und als Typ Webseite (vollständig) auswählen. Anschließend findet sich neben der gespeicherten Datei auch ein gleichnamiger Ordner, in dem sich die gesuchten Bilder alle einzeln finden. So hat man jede Menge Zeit gespart.
30.08.2016 | Office
Kommen in einer Word-Datei viele fremdsprachige Wörter oder Ausdrücke vor, ist das für die automatische Erkennung der Sprache des Dokuments etwas verwirrend. Plötzlich erscheinen überall rote Linien bei offenkundig richtig geschriebenen Wörtern. Wir zeigen, wie sich das schnell korrigieren lässt.
Ein Blick in die Status-Leiste am unteren Rand des Word-Fensters verrät oft mehr: Steht hier nicht mehr Deutsch, sondern etwa Englisch, kamen zu viele englische Begriffe im Text vor. Daher hat Word die Sprache des Dokuments einfach umgestellt.
Zur Korrektur dieses Problems einfach [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken und so den gesamten Inhalt markieren. Jetzt unten auf die Sprache klicken, in der Liste Deutsch auswählen und mit Klick auf OK bestätigen.
30.08.2016 | Tipps
Wer konzentriert an einem Word-Dokument arbeitet, will sich nicht durch nebensächliche Elemente auf dem Bildschirm ablenken lassen. Für diesen Fall gibt es in Word 2016 für den Mac die Fokus-Ansicht.
In der Fokus-Ansicht schaltet Word das Programm in einen ähnlichen Modus wie beim Vollbild. Zusätzlich werden aber sämtliche Bedien-Elemente (Menüs) sowie der Hintergrund des Word-Fensters abgedunkelt. So kann man sich voll auf den Inhalt des Dokuments konzentrieren.
Die Fokus-Ansicht ist in Word 2016 Version 15.26 (160824) oder neuer per Klick auf die Schaltfläche Fokus unten rechts im Word-Fenster erreichbar. Verlassen lässt sich die Fokus-Ansicht wieder, indem zuerst mit der Maus an den oberen Rand getippt und dann oben links auf die Schaltfläche Beenden geklickt wird.
25.08.2016 | Office
Wer massig Dokumente erstellen möchte, aber alle mit anderen Empfänger-Namen, nutzt am besten die Serienbrief-Funktion von Word. Damit lassen sich zum Beispiel Einladungen erstellen. Dazu braucht es ein Haupt-Dokument und die Quelle der Daten.
Zuerst ein leeres Dokument erstellen und auf Sendungen, Seriendruck starten, Seriendruck-Assistent klicken. Dann die Option Briefe markieren und mit Weiter bestätigen. Jetzt das aktuelle Dokument als Start-Dokument auswählen, dann wieder auf Weiter klicken.
Nun die gewünschte Quelle der Daten einstellen, etwa Access oder Excel. Man kann auch eine neue Liste eingeben, auf Erstellen klicken und die Daten eingeben. Passen die Spalten nicht, können sie dann mit Spalten anpassen bearbeitet werden. Stehen die Quellen-Daten, zeigt der Word-Assistent eine Vorschau der einzelnen Dokumente an. Variable Felder lassen sich über Sendungen, Seriendruck-Feld einfügen ins Dokument einbauen.
Nach dem Abschluss des Assistenten wird das Master-Dokument zunächst gespeichert, bevor über Sendungen, Fertig stellen und zusammenführen die einzelnen Dokumente erstellt werden und sich dann auf Wunsch auch individuell verändern lassen.
