25.08.2016 | Office
Muss man immer wieder ähnliche Dokumente erstellen, etwa Rechnungen oder Anschreiben, braucht man nicht wiederholt die gleichen Texte zu schreiben und zu formatieren. Diese Mühe kann man sich auch sparen, indem Office-Vorlagen genutzt werden.
Die Vorbereitung eines Dokuments als Vorlage ist leicht: Zuerst eine geeignete Datei auswählen, dann alle persönlichen Informationen des Empfängers entfernen und entweder leer lassen oder mit Platzhaltern versehen.
Jetzt wird die Datei in einem besonderen Verzeichnis gespeichert, dem so genannten Vorlagen-Ordner. Dazu in Word auf Datei, Als Vorlage sichern … (Mac) oder auf Datei, Speichern unter … (Windows) klicken und dann den Datei-Typ Word-Vorlage auswählen.
Ab sofort steht die Vorlage beim Erstellen neuer Dokumente zur Auswahl bereit.
31.07.2016 | Office
Manche Fach-Texte enthalten Begriffe, die selbst das umfassende Wörterbuch von Microsoft Word nicht kennen kann. In diesem Fall blendet das Programm einfach nur eine rote Schlängel-Linie unter dem jeweiligen Ausdruck ein. Da kann man Abhilfe schaffen.
In einem solchen Fall besteht nämlich die Möglichkeit, das betreffende Wort manuell in das Wörterbuch von Word aufzunehmen:
- Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf den Begriff, der rot unterstrichen ist.
- Im Menü findet sich unterhalb der Vorschläge für Korrekturen auch der Punkt Zum Wörterbuch hinzufügen.
- Ein Klick darauf trägt diesen Ausdruck in das Benutzer-Wörterbuch ein.
- Gleichzeitig verschwindet die rote Markierung – sowohl bei dem Eintrag, auf den man geklickt hat, als auch bei allen anderen gleichnamigen Begriffen im aktuellen Dokument.
31.07.2016 | Office
Will man ein Word-Dokument per eMail an jemand anders verschicken, ist der Umgang mit großen Dateien keine gute Idee. Erstens lesen immer mehr Menschen ihre eMails von unterwegs aus, und Handy-Flatrates hat nicht jeder. Und zweitens überfüllen große eMails schnell das Postfach des Empfängers. Rücksicht nehmen heißt also Dokumente verkleinern.
Ein guter Ansatz dabei sind Medien-Dateien, die in das jeweilige Dokument eingebettet sind. Enthält die Word-Datei etwa eine ganze Anzahl Bilder, kann man diese verkleinern. Der Vorteil: Die Größe des Dokuments schrumpft dadurch. Da darunter allerdings auch die Qualität der Grafiken leidet, sollte man den Vorgang nur an einer Kopie durchführen.
Alle Bilder in einem Word-Dokument lassen sich auf einen Rutsch verkleinern, indem zunächst auf eine der Grafiken doppelt geklickt wird. Dann oben im Menü von Word auf Bildformat, Anpassen, Bilder komprimieren klicken. In der Liste dann eMail auswählen und mit OK bestätigen.
31.07.2016 | Office
Wenn man einen Text interessant gestalten will, sollte man es vermeiden, immer wieder die gleichen Begriffe zu verwenden. Stattdessen weicht man lieber auf ähnliche oder dem Sinne nach verwandte Wörter aus. Mit Word wird einem die Recherche nach passenden Ausdrücken leichter gemacht.
Ist man auf der Suche nach einem Wort, das zu einem anderen Begriff passt, geht das in Word mit wenigen Schritten. Denn das Text-Programm enthält ein komplettes Lexikon, das für solche Zwecke genutzt werden kann.
Die Suche in diesem Wörterbuch ist schnell ausgeführt: Zunächst wird der betreffende Begriff markiert, etwa mit der Maus. Dann darauf rechtsklicken und auf das Menü Synonyme zeigen. Schon erscheint eine Liste mit zugehörigen Ausdrücken, die sich per Klick in das Dokument einfügen lassen.
25.07.2016 | Tipps
WordPad ist das Schreib-Programm, das mit Windows schon mitgeliefert wird. Kaum bekannt ist, dass WordPad-Dokumente nicht nur Text, sondern auch Bilder enthalten können. Bei Bedarf kann der Nutzer solche Zeichnungen direkt mit Paint erstellen und einbetten – ohne Umweg über eine Datei.
Zeichnungen von Paint in WordPad-Dokumente zu integrieren ist Sache weniger Klicks. Hier die nötigen Schritte:
- Zunächst wird das betreffende WordPad-Dokument geöffnet.
- Jetzt oben im Menü von WordPad zum Tab Start wechseln.
- Hier im Bereich Einfügen auf Paint-Zeichnung klicken.
- Schon öffnet sich eine leere Zeichen-Fläche in Paint, die auf grafische Inhalte wartet.
- Beim Schließen der Zeichnung wird sie automatisch in WordPad aktualisiert.
06.07.2016 | Office
Viele können sich nicht mit der neuen Leiste oben in Office anfreunden. Wo steckt welcher Befehl? Man muss aber nicht lange suchen.
Langjährige Office-Nutzer kennen sich bei den „alten“ Menüs viel besser aus. Die gibt es aber nun einmal nicht mehr. Das ist aber kein Problem.
Denn man muss Funktionen nicht in den Tabs suchen. Wer eine Funktion braucht, klickt einfach doppelt auf das Objekt, zu dem sie gehört. Dann öffnen Word, Excel oder PowerPoint meist automatisch den richtigen Tab im Menü. Hier finden sich dann sämtliche gesuchten Funktionen.
06.07.2016 | macOS
In macOS Sierra lässt sich der Dokumente-Ordner auf Wunsch auch in der iCloud speichern. So ist er für alle Macs zugreifbar. Das Problem: Word 2016 kommt nicht mit einem Vorlagen-Ordner in der iCloud klar.
In diesem Fall zeigt Word beim Start seltsame Fehler über Normal.dotm, den Zugriff und die Speicherung dieser Datei an. Diese lassen sich eventuell wie folgt beheben:
- Zunächst den Ordner für eigene Office-Vorlagen aus dem Ordner Dokumente an einen anderen lokalen Speicherort verschieben.
- Jetzt Word starten und die Fehler ignorieren.
- Nun oben auf Word, Einstellungen, Datei-Speicherorte klicken.
- Hier den Pfad zum soeben verschobenen Ordner hinterlegen.
- Jetzt wird Word noch beendet und dann neu geöffnet.
28.06.2016 | Office
Wer die Microsoft-Office-Suite auf dem Mac nutzt, bemerkt bestimmt gelegentlich das eine oder andere Problem in einem der Programme. Dies kann man an Microsoft melden, dann kann es behoben werden.
Probleme lassen sich in Word, Excel und PowerPoint mit wenigen Klicks an den Hersteller melden: Einfach das jeweilige Programm am Mac starten, dann die Fehler-Situation in dem Programm-Fenster nachstellen.
Nun oben rechts auf das Smiley-Symbol klicken. Im Menü dann die Funktion Sagen Sie uns, was wir besser machen können aufrufen. Im erscheinenden Dialog die Beschreibung für den Fehler eintippen und, falls gewünscht, die eigene eMail-Adresse hinterlegen – falls Microsoft Rückfragen hat. Per Klick auf Senden wird der Fehler-Bericht samt Screen-Shot dann übermittelt.
28.06.2016 | Office
Die Text-Bearbeitung Word, Teil des Office-Pakets von Microsoft, versteht sich natürlich nicht nur auf Text, sondern kann auch mit Bildern umgehen. Dazu bietet das Programm sogar so viele Extras, dass es dafür einen eigenen Tab im Menü gibt. Bearbeitet man viele Bilder, gibt es einen Trick, wie man diese Bild-Tools schneller erreicht.
Der Tab Bild-Tools: Format hängt vom Kontext ab. Das bedeutet: Er verschwindet, sobald keine Grafik im Dokument ausgewählt ist. Der Tab erscheint dann auch erst wieder, wenn man ein Bild durch Anklicken markiert. Zum Anzeigen der Bild-Tools muss man dann noch oben im Menü auf den entsprechenden Tab klicken.
Das geht auch einfacher. Der Trick besteht darin, nicht nur einmal auf die Grafik zu klicken, sondern einen Doppel-Klick auszuführen. Dann markiert Word nämlich das Bild nicht nur, sondern schaltet zusätzlich auch gleich automatisch auf den Kontext-Tab mit den Bild-Funktionen um. Das spart Zeit.
27.06.2016 | Office
Kopiert man einen Text aus dem Internet in eine Word-Datei, sieht das oft unmöglich aus. Schuld daran ist die Formatierung von der Webseite, die mit in das Dokument übernommen wird. Mit einem Trick lässt sich genau das verhindern. So bleibt die Word-Datei aufgeräumt.
Der Trick besteht darin, die Daten nach dem Kopieren nicht einfach über [Strg]+[V] (Windows) oder [Cmd]+[V] (Mac) oder per Klick auf das große Einfügen-Symbol in der Menü-Leiste einzufügen.
Stattdessen klickt man auf den kleinen Pfeil rechts bzw. unter dem Einfügen-Symbol. Damit wird ein Menü sichtbar. Hier nun die Funktion Formatierung anpassen auswählen. Und schon landet zwar der kopierte Text-Inhalt im Dokument. Die unpassenden Formate, die aus der Webseite stammen, werden aber weggelassen.
