14.12.2015 | macOS
Fast alle Tasten-Kombinationen in Microsoft Word lassen sich nach Belieben ändern. Diese Änderungen werden dann in der Dokument-Vorlage gespeichert. Alternativ kann man aber auch festlegen, dass Änderungen nur lokal gelten sollen, also für das aktuelle Dokument.
Um die Kürzel zu ändern und einzustellen, in welchem Bereich die Änderung gelten soll, klickt man in Word zunächst auf Extras, Tastatur anpassen. Ganz unten findet sich hier ein Klappfeld namens Speichern in.
Hier ist standardmäßig Normal.dotm eingestellt, zur Auswahl stehen aber auch die Vorlage des aktuellen Dokuments sowie das Dokument selbst.
12.12.2015 | Office
Text und Bilder lassen sich in einem Word-Dokument natürlich nicht nur per Maus, sondern auch mit der Tastatur kopieren und einfügen. Was viele nicht wissen: Das gleiche gilt auch für den Format-Pinsel, der eine bestimmte Formatierung von A nach B kopiert.
- Dazu wird als Erstes der Text ausgewählt, dessen Format man kopieren will.
- Jetzt die Tasten [Strg]+[Umschalt]+[C] drücken.
- Nun die Passage markieren, die genauso aussehen soll.
- Mit [Strg]+[Umschalt]+[V] wird (nur) die Formatierung eingefügt.
So spart man sich zum Kopieren einer bestimmten Formatierung den Griff zur Maus.
12.12.2015 | Office
Manchmal muss man in einem Dokument Begriffe verwenden, die Microsoft Word nicht kennen kann. Dann ist es am besten, wenn man die Prüfung der Rechtschreibung abschaltet. Oft reicht es aber schon, wenn man sie für einen bestimmten Absatz deaktiviert.
In Word lassen sich auch einzelne Absätze von der Prüfung ausschließen.
- Dazu markiert man den Absatz als Erstes.
- Jetzt oben im Menüband auf Überprüfen, Sprache, Sprache festlegen…
- Dann einen Haken bei Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen setzen.
- Sobald man auf OK klickt, ist die Rechtschreib-Prüfung für diesen Absatz abgeschaltet.
02.12.2015 | Office
Mit Dropbox kann man Dateien nicht nur online speichern, sondern auch mit anderen bearbeiten. Für Office-Dateien ist diese Zusammenarbeit noch einfacher geworden: Für Dokumente in der Dropbox zeigen Word, Excel und Co. ein Dropbox-Symbol direkt im Programm an. Wen das neue Icon stört, der kann es aber auch deaktivieren.
Und so schaltet man das Dropbox-Badge in Microsoft Office an oder aus:
- Zunächst wird auf das Dropbox-Symbol im Infobereich der Taskleiste (Windows) beziehungsweise in der Menüleiste (Mac) geklickt.
- Hier folgt ein Klick auf das Zahnrad, dann die Einstellungen öffnen.
- Im Bereich Allgemein findet sich jetzt ein Klappmenü, in dem man zwischen Dropbox-Badge immer anzeigen, Wenn von anderen geöffnet oder Niemals anzeigen gewählt werden kann.
01.12.2015 | Office
Will man eine Word-Tabelle so formatieren, dass mehr Platz bleibt, klappt das manchmal nicht wie gewünscht. Text passt dann zum Beispiel nicht in eine Zelle, obwohl dort Platz zu sein scheint. Wie man diesen Fehler behebt, zeigt dieser Tipp.
Des Rätsels Lösung: Passt ein Text nicht in eine Zelle, obwohl er eigentlich hineinpassen müsste, ist vielleicht eine unsichtbare, leere Zelle dahinter. Wenn man sie löscht, passt der Inhalt plötzlich in die Zelle. Und so geht’s:
- Zuerst markiert man mit gedrückter Maustaste die Zelle mit dem Inhalt sowie die dahinter liegende Zelle.
- Im Menü oben klicken auf:
Tabellen-Tools: Layout, Zellen verbinden.
Schon verschwindet die unsichtbare Zelle, sodass der Text in die Zelle passt.
20.11.2015 | Office
Beim Bearbeiten eines Word-Dokuments stellt man manchmal fest: Die Schrift, in der man einen bestimmten Text setzen will, ist auf dem Computer gar nicht installiert. Dann taucht sie auch in der Klapp-Liste der Schriften nicht auf. Will man die Schrift später installieren, aber jetzt schon nutzen, ist das kein Problem.
Dazu klickt man in den Text der Klapp-Liste bei der aktuell gewählten Schrift-Art. Dann über die Tastatur einfach den (genauen!) Namen der gewünschten, aber nicht installierten Schrift, eintippen. Zum Schluss auf die [Eingabetaste] drücken.
Zur Sicherheit fragt Microsoft Word jetzt noch einmal nach, um den Nutzer darauf hinzuweisen, dass eine Ersatz-Schrift verwendet wird, solange die eingegebene Schrift-Art nicht genutzt werden kann.
Tipp: Dieser Trick klappt nur bei Word in Windows, nicht aber am Mac.
10.11.2015 | Office
Bei der Arbeit hat man oft nicht nur ein Dokument, sondern gleich mehrere in Word geöffnet. Da kann es eine Weile dauern, bis man manuell das richtige Fenster gefunden hat, wenn man zwischen ihnen umschaltet. Hier zwei Wege, mit denen das Umschalten zwischen Dokument-Fenstern schneller klappt.
- Lösung 1: Per Menüleiste
Für die erste Variante wird zunächst irgendein Word-Fenster fokussiert, sodass oben am Mac die Menüleiste von Word angezeigt wird. Jetzt auf das „Fenster“-Menü klicken, hier werden unten alle offenen Dokumente aufgelistet. Klickt man eine Datei an, zeigt Word das zugehörige Fenster im Vordergrund an.
- Lösung 2: Per Dock
Arbeitet man gerade in einem anderen Programm, steht die Menüleiste natürlich nicht zur Verfügung. Hier hilft ein Rechtsklick auf das Dock-Symbol von Word. Ähnlich wie im „Fenster“-Menü werden auch hier alle geöffneten Dokumente als Liste angezeigt.
15.10.2015 | Office
Wie eine Serie von Word-Dokumenten aussehen soll, wird durch Vorlagen bestimmt. Für Überschriften, Bild-Beschreibungen und vieles mehr definiert man darin Formatvorlagen. Wer aus einer anderen Vorlage solche Formatvorlagen übernehmen will, kann sie einfach kopieren.
Dazu öffnet man zunächst ein neues Word-Fenster. Oben wird dann im Bereich „Formatvorlagen“ auf den kleinen Pfeil nach unten rechts geklickt. Ganz unten folgt dann ein Klick auf den Button „Formatvorlagen verwalten“ (dritter Button von links). Anschließend auf „Importieren/Exportieren“ klicken.
Links und rechts dann jeweils auf „Datei schließen“ klicken, dann die gewünschten Vorlagen öffnen, um die enthaltenen Formatvorlagen zu kopieren. Anschließend lassen sie sich markieren und per Klick auf „Kopieren“ auf die andere Seite übertragen.
05.10.2015 | Office
Nach dem Einfügen einer Tabelle in ein Word-Dokument ist es oft schwierig, daraus normalen Fließtext zu machen. Anstelle diese Arbeit manuell zu erledigen, klappt das mit einer Word-Funktion viel schneller.
Dazu wird als Erstes die betreffende Tabelle eingefügt – oder man öffnet ein existierendes Word-Dokument mit Tabellen. Jetzt die gesamte Tabelle auswählen (markieren). Dann oben im Menüband auf „Tabellentools: Layout“ klicken.
Im Abschnitt „Daten“ findet sich hier die gesuchte Funktion „In Text konvertieren“. Im erscheinenden Fenster wird eingestellt, wie die Tabelle in Text umgewandelt werden soll – etwa anhand von Absatzmarken, Tabstopps oder Kommata.
Jetzt noch unten auf „OK“ klicken, und Word kümmert sich vollautomatisch um die Konvertierung der ganzen Tabelle in Textform. Das sieht hinterher natürlich nicht mehr aus wie eine Tabelle, aber das ist meist auch nicht das Ziel.
24.09.2015 | Office
An jeder wichtigen Stelle eines Word-Dokuments lassen sich Textmarken einfügen, sodass man diese Stellen schnell erreichen kann. Allerdings ist die Funktion immer schon eher einfach gestrickt: Textmarken lassen sich zwar hinzufügen und entfernen, aber umbenennen lassen sie sich nicht. Es sei denn, man verwendet das „Bookmark Tool“.
Wurden noch nie Add-Ins in Word genutzt, müssen sie eventuell erst eingeschaltet werden, indem in den Word-Optionen unter „Menüband anpassen“ das Add-Ins-Menü aktiviert (mit Haken versehen) wird. Als Nächstes das „Bookmark Tool“ Add-In herunterladen und entpacken. Jetzt auf dem Word-Tab „Add-Ins“ auf „Verwalten, Word-Add-Ins, Hinzufügen“ klicken und dann die entpackte Datei heraussuchen.
Nach dem Aktivieren des Inhalts steht das Bookmark Tool oben unter „Add-Ins“ im Menüband von Word zum Einsatz bereit. Per Klick auf „Open Bookmarker“ werden die Textmarken angezeigt. Einfach das gewünschte Lesezeichen markieren und per Klick auf „Rename selected bookmark“ umbenennen.
