03.08.2015 | Office
Fürs Teamwork an Word-Dateien gibt’s unter anderem die Funktion „Änderungen nachverfolgen“. Beim Zusammenführen der Überarbeitungen kann man sich alle Änderungen eines bestimmten Prüfers anzeigen lassen.
Hier die nötigen Schritte, um nur Änderungen einer bestimmten Person anzunehmen:
- Als Erstes wird das betreffende Dokument in Word geöffnet.
- Jetzt zum Tab „Überprüfen“ schalten.
- Dann im Bereich „Überwachung“ auf „Markupoptionen“ klicken, sodass ein Menü aufklappt.
- Nun zeigt man auf „Prüfer“ und markiert hier denjenigen, dessen Kommentare ausschließlich zu sehen sein sollen.
- Im Bereich „Änderungen“ kann jetzt auf den kleinen Pfeil neben „Annehmen“ geklickt und dann „Alle angezeigten Änderungen annehmen“ gewählt werden.
02.08.2015 | Office
Wer viele gleichartige Dokumente verfasst, zum Beispiel Rechnungen, muss immer wieder das Gleiche tippen, nur mit unterschiedlichen Einzelwerten. Word kann einem da den Großteil der Arbeit abnehmen – und beim Eintippen von wenigen Buchstaben komplette Textvorlagen einfügen. Das geht viel schneller als Kopieren und Einfügen.
Mit der AutoKorrektur klappt das, indem zuerst der Text herausgesucht und markiert wird, den man immer wieder eintippen muss. Jetzt auf „Extras, AutoKorrektur…“ (Mac) oder auf „Datei, Optionen, Dokumentprüfung, AutoKorrektur-Optionen…“ (Windows) klicken.
Nun wird ins Textfeld „Ersetzen:“ ein Kurztext eingegeben, den man später eintippen will, um die Langversion abzurufen. Dabei sollte der Kurztext auf keinen Fall einem Wort entsprechen, das man sonst auch verwendet. Nennt man ihn etwa „Bitte“ und tippt einige Zeit ohne Nachdenken einen Satz mit dem Wort „Bitte“, könnte Word automatisch den langen Absatz mit der jammernden dringenden Bitte um Geld einfügen, ohne das man das wirklich will.
Nach dem Klick auf „Hinzufügen, Schließen“ öffnet man ein neues leeres Dokument und gibt dann das hinterlegte Kürzel ein – schon steht ein kompletter Brief, in dem man nur noch den Geldbetrag einsetzen muss.
27.07.2015 | Windows
Wenn man wissen will, wie viele Seiten ein Word-Dokument hat, geht das bei einer einzelnen Datei einfach. Was aber, wenn es viele Dokumente in einem Ordner sind? In Windows klappt das ebenfalls – über die Detailansicht des Explorers.
Als Erstes werden dazu sämtliche betreffenden Word-Dokumente geschlossen. Jetzt im Explorer zu dem Ordner wechseln und im Menüband zum Tab „Ansicht“ schalten. Hier folgt ein Klick auf „Details“. Dann wird auf die Spalten-Überschriften der Dateianzeige rechtsgeklickt, um dort auf „Weitere…“ zu klicken.
In der langen Liste wird der Eintrag „Seiten“ mit einem Haken versehen, dann mit „OK“ bestätigen. Jetzt findet sich ganz rechts (eventuell scrollen) eine neue Spalte namens „Seiten“, die die Anzahl der Seiten jedes Dokuments in diesem Ordner angibt.
15.07.2015 | Office
Lange Dokumente, zum Beispiel Manuskripte mit viel Text, sind echt unübersichtlich. Ständig muss man hin und her scrollen, um andere Abschnitte des Dokuments zu erreichen. Das Navigieren in der Datei wird einfacher, wenn man das geheime Inhaltsverzeichnis nutzt.
Damit ist die Navigationsleiste gemeint, die alle Überschriften des Dokuments als Liste anzeigt. Per Klick springt der Nutzer zu der entsprechenden Seite in der Datei. Diese Navigationsleiste erreicht man in Word 2013 und 2016 per Klick auf „Ansicht, Navigationsbereich“. Dann links zum zweiten Tab „Dokumentstruktur“ schalten.
Jetzt kann jede in dieser Liste geführte Überschrift einfach per Anklicken erreicht werden. Beim Weiterschreiben des Dokuments aktualisiert sich diese Navigationsliste übrigens automatisch.
14.07.2015 | Office
Text kann in der Word-Textverarbeitung nicht nur normal geschrieben werden, sondern auch „falsch herum“: Von rechts nach links, in Spiegelschrift. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn eine Folie bedruckt werden soll, die von innen an eine Glasscheibe geklebt wird, etwa im Auto.
Als Erstes wird dazu ein Textfeld eingefügt, indem oben im Menüband auf „Einfügen, Textfeld“ geklickt wird. Anschließend wird die Randfarbe über die Formtools ausgeschaltet. Jetzt in das Textfeld einen Text eintippen und ihn wie bei jedem anderen Text formatieren.
Oben im Menüband wird dann zum Tab „Form formatieren“ oder „Formformat“ geschaltet. Hier findet sich im Bereich „Textoptionen, Texteffekte“ oder „Formeffekte“ ein Eintrag namens „3D-Drehung“. Anschließend bei „3D-Rotationsoptionen…“ die X-Drehung auf 180 Grad stellen – schon wird der Text gespiegelt. Der Effekt wird auf sämtlichen Text im Textfeld angewendet.
07.07.2015 | Android
Nach einer kurzen Vorschauzeit hat Microsoft die beliebten Office-Apps Word, Excel und PowerPoint jetzt auch für Android-Handys und –Tablets freigegeben. Alle drei Programme lassen sich gratis aus dem Google Play-Store laden.
Zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten ist ein kostenloses Microsoft-Konto nötig. Wer ein Office-365-Abo hat, kann mit den Apps auf weitere Funktionen zurückgreifen. Die Office-Apps für Android haben Vorteile: So lassen sich manche Geräte per angedockter Tastatur und sogar Maus zu kleinen Mini-PCs machen.
Besonders praktisch: Muss man unterwegs ein Dokument auf die Schnelle bearbeiten, beispielsweise um eine kleine Änderung umzusetzen, ist das mit den Office-Apps problemlos möglich.
02.07.2015 | Office
Vielnutzer schätzen es, wenn sich ein Programm nicht nur per Maus und Menüs bedienen lässt, sondern auch über Tastenkombinationen, mit denen sie die Funktionen ansteuern können. Das gilt besonders für wichtige Anwendungen wie Word 2013. Jetzt gibt’s ein Spickzettel-Handbuch, das alle Tastenkombinationen übersichtlich auflistet.
Zusammengestellt wurde das kostenlose Tastenkürzel-Handbuch vom Hochschulzentrum der Universität Gießen. Im praktischen PDF-Format finden sich hier auf 26 Seiten alle möglichen Tastatur-Abkürzungen, mit denen sich sämtliche Word-Funktionen erreichen lassen.
Zur besseren Übersicht ist der Spickzettel in Bereiche gegliedert. So hat man zum Beispiel alle Zeichenformatierungs-Kürzel auf einen Blick. Wirklich praktisch – diese Gratis-Referenz sollte sich jeder ausdrucken und griffbereit auf seinem Schreibtisch haben.
Kostenloser Download:
https://www.staff.uni-giessen.de/~g021/PDF/
wd2013_tastenkombinationen.pdf
17.06.2015 | Office
In nummerierten Listen eines Word-Dokuments lässt sich nicht nur der Inhalt der Listenelemente anpassen, sondern die davorstehenden Ziffern sind ebenfalls anpassbar – zum Beispiel fett, kursiv oder unterstrichen. Wie geht man dazu vor?
Der Trick besteht darin, die richtige Auswahl per Maus zu treffen. Hier die nötigen Schritte:
- Als Erstes wird eine nummerierte Liste erstellt, dann die Ziffern markieren. Das klappt, wenn man links auf die Ziffer klickt. Dass die Nummerierung korrekt markiert ist, sieht man daran, dass alle Ziffern jetzt hinterlegt sind.
- Nun oben im Menüband-Bereich „Schriftart“ auf den kleinen Pfeil klicken, alternativ kann auch auf „Format, Schriftart“ geklickt werden.
- Alle in diesem Dialogfeld ausgeführten Änderungen werden auf alle Ziffern der Liste angewendet, nicht aber auf den Text der Liste.
Auf diese Weise lassen sich die Ziffern nicht nur fett, größer oder kleiner schreiben, sondern auch die Schriftart kann wie gewünschte verändert werden. Auch die Farbe ist nach eigenem Wunsch anpassbar.
13.06.2015 | Office
Jedes Mal, wenn man eine Word-Anlage einer Outlook-E-Mail öffnet, erscheint sie im Lesemodus. Wer lieber die normale Ansicht verwendet, kann diesen Lesemodus auch abschalten. Dazu ändert man die Standardansicht in den Word-Einstellungen.
Der Grund für den Lesemodus ist, dass die Anlage schreibgeschützt geladen wurde. Outlook speichert nämlich eine Kopie im temporären Ordner und veranlasst dann Word, sie schreibgeschützt zu öffnen.
Die Standardansicht lässt sich in Word 2013 und 2016 per Klick auf „Datei, Optionen“ ändern. Hier wird der Haken bei „E-Mail-Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesemodus öffnen“ entfernt.
21.05.2015 | Office
Über das Menüband von Word 2016 für Mac lassen sich auch markierte Bilder auf die Schnelle größer oder kleiner machen. Dabei achtet das Programm darauf, dass das Seitenverhältnis erhalten bleibt. Was aber, wenn eine Grafik gezielt verzerrt werden soll?
Im Word 2016 für Mac ist das Verändern der Bildgröße eines markierten Fotos oder einer Illustration kein Problem. So geht man vor:
- Als Erstes Word starten und das betreffende Dokument öffnen.
- Jetzt auf die Grafik doppelklicken, die verzerrt werden soll.
- Oben im Menüband schaltet man dann zum Tab „Bildformat“.
- Auf der rechten Seite finden sich zwei Eingabefelder, mit denen sich die Höhe beziehungsweise Breite des Bildes steuern lässt.
- Soll die Grafik verzerrt werden, also ohne Beachtung des Seitenverhältnisses, dann muss dahinter der Haken entfernt werden – so einfach ist das. Anschließend den zu ändernden Wert eintippen und durch Druck auf die [Eingabetaste] übernehmen.
