Dokumente, die ansprechend aussehen sollen, bestehen aus mehr als nur Text. Wer Microsoft Word zum Bearbeiten von Dokumenten nutzt, kann auf verschiedene Elemente zur Illustration zurückgreifen. Zum Beispiel lassen sich auch Grafikdateien in eine Word-Datei einfügen.
Um mit Word 2010 ein Bild einzufügen, probieren Sie Folgendes:
Starten Sie Word, und öffnen Sie das Dokument, in das das Bild eingefügt werden soll.
Setzen Sie die Schreibmarke an die passende Stelle im Dokument.
Word 97/2000/XP/2003: Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen, Grafik…“. Word 2007/2010: Schalten Sie im Menüband zum Tab „Einfügen“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Grafik“.
Das Dialogfeld „Grafik einfügen“ erscheint. Suchen Sie auf Ihrer Festplatte die gewünschte Grafikdatei. Sie kann eines der folgenden Formate haben: bmp, cgm, dib, emf, emz, eps, gif, jfif, jpe, jpg, jpeg, pct, pcz, pict, png, rle, tif, tiff, wmf, wmz, wpg.
Sobald Sie auf „Einfügen“ klicken, wird das Bild in den Text Ihres Dokuments eingesetzt.
Ist das Bild zu groß, können Sie die Anfasser an den Ecken verwenden, um es kleiner zu ziehen. Wurde das Bild an der falschen Stelle eingesetzt, ziehen Sie es mit der Maus an die richtige Stelle.
Wenn Sie Text von einer Webseite oder aus einem Dokument kopieren und dann in Word einfügen, haben Sie bei Office 2007 und 2010 die Wahl: Sie können sich aussuchen, ob der Text mit Schriftformatierung eingefügt werden soll, oder ob nur der Text ohne die Formatierung übernommen wird. Wie Word sich standardmäßig verhält, lässt sich bequem in den Word-Optionen festlegen. Nicht so bei Word 2003.
Wer hier die Tastenkombination [Strg]+[V] drückt, bei dem wird immer der Text mitsamt Formatierung eingefügt. Mit einem Makro können Sie Word allerdings davon überzeugen, nur den blanken Text zu verwenden. Dieses Makro erstellen Sie wie folgt:
Starten Sie Word 2003.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras, Makros, Makro…“.
Jetzt oben in das Textfeld einen Namen für das Makro eintragen, beispielsweise NurTextEinfuegen. Verwenden Sie keine Umlaute oder Leerzeichen im Namen.
Danach klicken Sie auf „Erstellen“, um das Makro anzulegen. Der VBA-Editor startet und eine leere Funktion wird geöffnet, in der die Schreibmarke blinkt.
Schreiben Sie nun folgenden Befehl in den Editor: Selection.PasteAndFormat(wdFormatPlainText)
Nun klicken Sie auf „Datei, Schließen und zurück zu Microsoft Word“.
Jetzt muss dem neuen Makro noch eine Tastenkombination zugewiesen werden. Klicken Sie dazu in Word auf „Extras, Anpassen…“. Wählen Sie in der Liste den Eintrag „Makros“. Unten kontrollieren Sie, dass als Speicherort „Normal.dot“ eingestellt ist.
Schließlich markieren Sie das neue Makro in der Liste, klicken auf „Tastatur…“, hinterlegen das Tastenkürzel [Strg]+[V] und speichern die Änderungen.
Ab sofort wird der Text unformatiert eingefügt, wenn Sie [Strg]+[V] nutzen. Möchten Sie Inhalt aus der Zwischenablage doch einmal ausnahmsweise mit Formatierung einfügen, klicken Sie dazu einfach oben auf „Bearbeiten, Einfügen“.
Einen Text in Microsoft Word andersfarbig zu formatieren ist keine große Sache. Text, der als Dekoration dient, sieht allerdings einfarbig nicht besonders einfallsreich aus. Aufpeppen lässt er sich, wenn Sie statt einer Einzelfarbe einen Farbverlauf zum Einfärben des Textes verwenden. Mit Word 2010 klappt das ganz flott.
Um einen Text in Word 2010 mit einem Farbverlauf auszustatten, zunächst Word starten. Nun entweder den gewünschten Text in ein neues Dokument tippen, oder eine bestehende Datei öffnen. Anschließend den einzufärbenden Abschnitt mit der Maus markieren. Im Office-Menüband jetzt zum Tab „Start“ schalten. In der Gruppe „Schriftart“ auf den kleinen Pfeil des „Schriftfarbe“-Knopfs klicken, so dass ein Menü aufklappt. Danach folgen Klicks auf „Farbverlauf“, dann ganz unten auf „Weitere Farbverläufe…“.
Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie die Farbeinstellung oben statt „Einfarbig“ auf „Farbverlauf“ umschalten. Nun haben Sie die Wahl: Entweder Sie suchen sich eine voreingestellte Farbkombination aus. Oder Sie definieren Ihren eigenen Verlauf. Klicken Sie dazu jeweils auf die Marker in der Farbskala und stellen danach die gewünschte Farbe ein. Per Klicks auf die Schaltflächen und passen Sie die Anzahl der verschiedenen Farben an. Zum Schluss klicken Sie auf „Schließen“, und der markierte Text wird mit Ihrem neuen Verlauf formatiert.
Sie schreiben ein Dokument mit mehreren Abschnitten oder Kapiteln und möchten, dass ein Absatz erst oben auf der nächsten Seite beginnt? Sie müssen nicht mehrfach auf die [Eingabetaste] drücken, um den Text manuell bis auf die nächste Seite zu verschieben.
Fügen Sie stattdessen lieber einen Seitenumbruch ein. Microsoft Word speichert diese spezielle Marke im Dokument und schiebt alles, was darunter steht, automatisch auf eine neue Seite. Selbst wenn Sie später den davor stehenden Text ergänzen und sich so der Seitenumbruch nach unten verschiebt – der damit markierte Absatz beginnt immer oben auf einer neuen Seite.
Um einen Seitenumbruch in ein Dokument einzufügen, zunächst Word starten und das entsprechende Dokument öffnen. Suchen Sie jetzt den Absatz, der immer auf einer neuen Seite erscheinen soll. Setzen Sie die Einfügemarke (Cursor) direkt vor das erste Wort im Absatz, indem Sie dort klicken. In Word 97 bis 2003 klicken Sie jetzt oben auf „Einfügen, Manueller Umbruch…“, markieren die Option „Seitenumbruch“ und bestätigen das mit „OK“. In Word 2007 und höher verwenden Sie stattdessen im Menüband auf dem Tab „Seitenlayout“ in der Gruppe „Seite einrichten“ das Ausklappfeld „Umbrüche“, und darin die Schaltfläche „Seite“ (siehe Bild). In allen Word-Versionen funktioniert auch die Tastenkombination [Strg]+[Eingabetaste], die gleichzeitig zu drücken ist.
Die Schriftfarbe von Text in Word lässt sich direkt über die Symbolleiste beziehungsweise das Menüband ändern. Dafür ist das Symbol mit dem „A“ und dem Farbfeld darunter zuständig. Ist der Text unterstrichen, wird die eingestellte Farbe auch für die Unterstreichungs-Linie verwendet. Was aber, wenn Sie den Text in einer anderen Farbe als der Schriftfarbe unterstreichen wollen?
Markieren Sie dazu die unterstrichene Passage. Klicken Sie im Menüband von Word 2007 und höher auf den Tab „Start“. Der zweite Bereich von links trägt den Titel „Schriftart“. Klicken Sie rechts unten in diesem Bereich auf den kleinen Pfeil, der in die Ecke zeigt. Dadurch wird das Dialogfeld „Schriftart“ geöffnet. Für Freunde von Tastenkürzeln: Der Dialog lässt sich auch über [Strg]+[D] erreichen.
Unterhalb der Einstellung für die Schriftgröße finden Sie ein Ausklappfeld, indem Sie die gewünschte Farbe einstellen. Die Farbe gilt nur für die Unterstreichung, nicht für den Text selbst. Ist das Ausklappfeld ausgegraut, stellen Sie links daneben zuerst die Art der Unterstreichung auf eine einfache Linie. Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben, wird die Unterstreichungs-Linie entsprechend eingefärbt.
Ein Internet ohne Google? Für die meisten gar nicht vorstellbar – für uns Deutsche an wenigsens, 90 Prozent aller Suchanfragen gehen über Google (was ich komisch finde, bei Browsern und Betriebssystemen waren und sind wir Deutschen deutlich kritischer und wollen eine Marktmacht mit allem Nachdruck vermeiden…).
Wie dem auch sei: Wir alle kennen also Google, die Suchmaschine. Aber wie hätte die in den 80er Jahren ausgesehen, als wir noch mit Akkustikkoppler und später Modem im Netz unterwegs waren? Der ein oder andere kann sich vielleicht sogar erinnern: Die Zeichen krochen nur so über den Bildschirm, begleitet von lauten Piepgeräuschen… Hätte es damals schon Google gegeben – so hätte es ausgesehen.
Briefe zu tippen ist mit Microsoft Word kein Problem – oft ist aber das Formulieren der passenden Sätze keine leichte Sache. Deshalb gibt es einen nützlichen Helfer, der Ihnen 50 Musterbriefe zum schnellen Ausfüllen anbietet. Ob Sie die Formulierungen 1-zu-1 übernehmen oder sie nur als Ausgangsbasis für eigene Anpassungen verwenden, bleibt dabei Ihnen selbst überlassen.
Das Add-in Musterbrief-Assistent wurde für Word XP (Version 2002) bis bislang 2010 programmiert und ist dort kostenlos herunterladbar. Während der Installation geben Sie den Registrierungs-Code ein, den Sie mit Klick auf „Anfordern“ erhalten. Nach Abschluss des Setups starten Sie Word 2010 und wechseln am oberen Bildschirmrand zum neuen „SmartTools“-Tab. Hier lässt sich der Musterbrief-Assistent starten.
Beinahe jeder nutzt die Textverarbeitung Microsoft Word. Dank der hohen Verbreitung sind Word-Dokumente, neben PDF, das Standardformat zum Austauschen von Texten, zum Beispiel im Büro. Wer die Zusammenfassung einer Besprechung, oder irgendeinen anderen Text, als Word-Dokument abspeichert, kann diese Datei anschließend an die Kollegen senden. Öffnen diese die Datei ebenfalls mit Microsoft Word, können sie ihre Anmerkungen und Kommentare direkt ins Dokument einfügen.
Haben Sie das Dokument wieder zurück erhalten, sehen Sie genau, wer welchen Kommentar verfasst hat – und welcher Textabschnitt kommentiert wurde. Word nutzt für jeden Bearbeiter eine eigene Farbe, somit wird eine Verwechslung ausgeschlossen.
Die Kommentarfunktion klappt mit allen Word-Versionen. Sie müssen auch keine besonderen Einstellungen an dem Word-Dokument vornehmen, damit Kommentare aktiviert sind. Haben Sie selbst eine *.doc- oder *.docx-Datei bekommen, die Sie kommentieren möchten, gehen Sie in Word 2007 und 2010 wie folgt vor:
Mit der Maus das Wort, den Satz oder die Textpassage markieren, auf die sich Ihr Kommentar beziehen soll.
Jetzt oben zur Registerkarte „Überprüfen“ wechseln und anschließend auf die Schaltfläche „Neuer Kommentar“ klicken.
Sofort wird die markierte Textstelle farbig hinterlegt. Eine Verbindungslinie führt zum Rand des Dokuments, wo ein Eingabefeld angelegt wurde. Geben Sie Ihren Kommentar hier ein.
Wenn Sie ein Word-Dokument verfassen und sich dabei vertippen, zeigt Word sofort eine rote Schlängellinie unter dem Fehler an. Allerdings beherrscht Word längst nicht alle Fachausdrücke. Auch bei Texten in mehreren Sprachen hat die Microsoft-Textverarbeitung Probleme, das jeweils richtige Wörterbuch zu laden. Wer selbst Korrektur liest, kann auf die Schlängelhilfe gut verzichten.
Die Rechtschreibprüfung lässt sich entweder für einzelne Dokumente oder für alle neu angelegten Word-Dateien abschalten. In Word 2010 geht das so:
Klicken Sie oben links auf den blauen „Datei“-Knopf.
Wählen Sie in der linken Spalte den Eintrag „Optionen“.
Jetzt links zur Rubrik „Dokumentprüfung“ schalten.
Ganz unten auf der rechten Seite, wählen Sie aus, ob Sie die Rechtschreibprüfung für alle neuen Dokumente oder nur für die aktuelle Datei abschalten wollen. Stellen Sie dies bei „Ausnahmen für:“ ein.
Darunter jetzt die Haken zum Abschalten der Rechtschreib- und/oder Grammatikprüfung setzen.
Die Änderungen schließlich per Klick auf „OK“ abspeichern. Sie gelten sofort – die roten und grünen Linien sind verschwunden.
Sie schreiben ein Buch oder eine wissenschaftliche Arbeit in Microsoft Word? Wenn Sie auch das Layout übernehmen, müssen Sie beachten: Ein Buch hat innen mehr Abstand als außen. Für diesen abwechselnd links und rechts eingefügten Abstand, Bundsteg genannt, gibt es in Word eine eigene Funktion.
Legen Sie dazu ein neues Word-Dokument an, oder öffnen Sie das Dokument, dem Sie einen Bundsteg zuweisen wollen.
In Word 2007 und 2010 wechseln Sie dann zum Tab „Seitenlayout“. Der zweite Menüband-Bereich von links heißt „Seite einrichten“. Unten rechts in diesem Feld klicken Sie auf den kleinen Pfeil, der das entsprechende Dialogfeld öffnet.
Bei älteren Word-Versionen klicken Sie auf „Datei, Seite einrichten…“, um dasselbe Dialogfeld zu erreichen.
Tragen Sie jetzt im Feld „Bundsteg“ einen Wert in Zentimetern ein, beispielsweise 2 cm. Zusammen mit dem Wert unter „Links“ beziehungsweise „Rechts“ ergibt sich der jeweilige Seitenrand der Seite – je nachdem, ob es sich um eine gerade oder ungerade Seite handelt.
und 
passen Sie die Anzahl der verschiedenen Farben an. Zum Schluss klicken Sie auf „Schließen“, und der markierte Text wird mit Ihrem neuen Verlauf formatiert.
