17.12.2011 | Tipps
Wer oft Briefe schreibt, kennt das Problem: Man verwendet immer wieder die gleichen Formulierungen oder Anreden und muss sie jedes Mal neu eintippen. Praktisch wäre es, wenn man sie auch mit Kürzeln eingeben könnte.
Genau das geht, wenn man sich die AutoKorrektur-Funktion von Word zunutze macht. Dabei lässt sich ein Kürzel mit einem Text, einem Bild (zum Beispiel einem Piktogramm) oder beidem ersetzen. So legen Sie ein AutoKorrektur-Kürzel mit Word 2010 an:
- Word starten und ein leeres Dokument öffnen.
- Die lange Version des Kürzels (also das Bild oder den Text) eintippen und so formatieren, wie es später eingefügt werden soll. Das könnte zum Beispiel ein Smiley-Bildchen sein.
- Das Eingegebene mit der Maus markieren.
- Oben links auf „Datei, Optionen” klicken. Links zum Bereich „Dokumentprüfung” wechseln.
- Nun rechts auf die Schaltfläche „AutoKorrektur-Optionen…” klicken.
- Danach zum Tab „AutoKorrektur” wechseln, und bei „Ersetzen:” das gewünschte Kürzel eingeben, im Beispiel das Kürzel für den Smiley.
- Schließlich auf „Hinzufügen, Schließen, OK” klicken.
Wird jetzt das Kürzel eingegeben und ein Trennzeichen danach (wie Leerzeichen oder neue Zeile), ersetzt Word das Kürzel durch den Ersetzungstext oder das Bildchen.
29.11.2011 | Tipps
Zum Blättern durch lange Dokumente kommt bei Word meist die Scrollleiste am rechten Rand oder das Mausrad zum Einsatz. Kein Problem auf Desktoprechnern. Bei Notebooks entfällt die Mausradmethode, da es bei Touchpads keinen Mausradersatz gibt. Um trotzdem ganz einfach mit der Maus zu blättern, ist Word mit einer versteckten Funktion ausgestattet: der Schwenkhand.
Mit der Schwenk- oder Verschiebehand von Word 2007/2010 lassen sich Dokumente mit gedrückter Maustaste verschieben. Allerdings muss die Funktion zuerst aktiviert werden. Hierzu ganz oben in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den nach unten weisenden Pfeil klicken und den Befehl „Weitere Befehle“ aufrufen. Dann aus der Liste „Befehle auswählen“ den Eintrag „Alle Befehle“ markieren. In der Befehlsliste den Eintrag „Schwenkhand“ (Word 2007) bzw. „Verschiebehand“ (Word 2010) markieren, auf „Hinzufügen“ klicken und mit OK bestätigen. Über das neue Handsymbol der Schnellsymbolleiste lässt sich jetzt die neue Schwenkfunktion aktivieren. Der Mauszeiger wird zur Hand; die Seiten lassen sich mit gedrückter Maustaste verschieben. Mit [Esc] wird der Schwenkhandmodus wieder verlassen.
18.11.2011 | Tipps
Schnell mal einen fremdsprachigen Begriff übersetzen? Das war bislang immer mit viel Klickarbeit verbunden. Zuerst musste der Begriff aus dem Dokument in die Zwischenablage kopiert, ein Übersetzungstool gestartet oder eine Wörterbuch-Webseite geöffnet und der kopierte Begriff eingefügt werden. Seit Word 2010 kann man sich die Klickarbeit sparen. Und Begriffe mit zwei Mausklicks übersetzen lassen.
In Word 2010 ist der Übersetzer bereits integriert. Um einen Begriff zu übersetzen, zuerst im Menüband „Überprüfen“ mit dem Befehl „Übersetzen | Sprache für die Übersetzung auswählen“ die Quell- und Zielsprache festlegen. Jetzt lassen sich Wörter übersetzen, indem mit der rechten Maustaste draufgeklickt und der Befehl „Nachschlagen | English Assistance:German“ die Seitenleiste mit der passenden Übersetzung eingeblendet wird. Das klappt allerdings nur bei einer bestehenden Internetverbindung.
10.11.2011 | Tipps
Aus Word-Dateien ein PDF-Dokument zu machen, ist keine Kunst. Doch was tun, wenn man’s umgekehrt braucht und aus einer PDF-Datei wieder eine Word-Datei machen möchte? Auch dafür gibt’s eine Lösung.
Wer PDF-Dateien bearbeiten und in Word korrigieren, ergänzen oder Teile daraus löschen möchte, braucht den Onlinedienst „PDF to Word“. Das Gute daran: man muss keine Zusatzsoftware installieren, sondern wandelt die PDF-Dateien übers Internet in Word-Dokumente um.
Dazu die Webseite www.pdftoword.com/de/ aufrufen, die Datei hochladen, das Umwandlungsformat auswählen (neben PDF steht auch RTF zur Verfügung) und die E-Mail-Adresse eingeben, an die das fertige Word-Dokument geschickt werden soll. Nach einem Klick auf „Konvertieren“ dauert es nur wenige Augenblicke, bis die fertige Word-Datei im Posteingang landet.
Vorsicht: Da die Daten übers Internet verschickt und im Web umgewandelt werden, sollte man keine sensiblen Dateien damit umwandeln – schließlich weiß man nie, wer die Dokumente zu Gesicht bekommt.
01.10.2011 | Tipps
Wer eine schnelle Übersetzung braucht, kann mit Online-Übersetzern komplette Dokumente übersetzen lassen. Meist wird dazu der Text aus dem Word-Dokument kopiert und ins Formular des Onlineübersetzers eingefügt. Eigentlich überflüssig, da sich seit der Version 2003 Dokumente auch direkt aus Word heraus übersetzen lassen.
Und zwar so: Bei Word 2007 und 2010 auf „Überprüfen“ sowie „Recherchieren“ klicken oder bei Word 2003 den Befehl „Extras | Recherchieren“ aufrufen. Dann unten rechts auf „Rechercheoptionen“ klicken und über „Dienste hinzufügen“ die Adresse des Online-Übersetzers ergänzen. Für den Microsoft Translator lautet die Adresse zum Beispiel
https://www.microsofttranslator.com/OfficeTrans/Register.asmx
Im Assistenten auf „Weiter“ und „Installieren“ klicken. Zum Übersetzen die gewünschte Textpassage markieren und mit gedrückter [Alt]-Taste auf die Markierung klicken. Per Klick auf den grünen Pfeil rechts neben „Gesamtes Dokument übersetzen“ wird der komplette Text von der gewählten Ursprungs- in die Zielsprache übersetzt.
28.09.2011 | Tipps
Die Suchfunktion von Word kann nicht nur Texte und Textpassagen aufspüren. Auch spezielle Elemente wie Tabellen, Grafiken, Fußnoten und sogar Formatierungen lassen sich schnell finden. Möglich macht’s die Spezialsuche von Word.
Leider hat Microsoft die Spezialsuche gut versteckt. Für die Suche nach bestimmten Textelementen unten rechts unterhalb der Bildlaufleiste auf das Kreissymbol zwischen den zwei Doppelpfeilen klicken. Jetzt erscheinen die verstecken Spezialsuchbefehle. Hier lässt sich das Dokument gezielt nach Kommentareren, Fußnoten, Feldern, Tabellen, Grafiken, Überschriften und Bearbeitungen durchforsten. Nach Auswahl des Suchelements, kann mithilfe der Doppelpfeile zu den jeweiligen Fundstellen geblättert werden. Bleibt der Mauszeiger ohne Klick auf einem Doppelpfeil, verrät ein Popup, nach welchen Elementen derzeit gesucht wird.
19.09.2011 | Tipps
Word-Dokumente sind nicht nur zum Ausdrucken da. Oft werden Word-Dateien lediglich am Bildschirm betrachtet. Der Vorteil: Ins Dokument eingebaute Videos lassen sich per Doppelklick im Media Player abspielen. Der Einbau von Videos in Word-Dokumente funktioniert ganz einfach.
Und zwar folgendermaßen: Die Schreibmarke an die gewünschte Position setzen und den Befehl „Einfügen | Objekt“ aufrufen. Ins Register „Aus Datei erstellen“ wechseln, auf „Durchsuchen“ klicken und per Doppelklick die gewünschte Videodatei auswählen. Bei großen Filmen dauert es ein bisschen, bis das Video im Dokument erscheint.
Leider lässt sich das eingebettete Video nicht direkt in Word abspielen; es erscheint lediglich ein Platzhalter. Sobald doppelt auf den Platzhalter geklickt wird, startet Windows den Media Player und startet die Wiedergabe.
Übrigens: Der eingebettete Film wird zusammen mit dem Dokument gespeichert – die Word-Datei kann daher recht groß werden.
16.09.2011 | Tipps
Mit Word lassen auch Fragebögen erzeugen – inklusive Kästchen zum Ankreuzen. Der Trick: Als Ankreuzkästchen werden geschickt gewählte Aufzählungszeichen „missbraucht“.
Um den Word-Fragebogen zu erzeugen, zuerst die Fragen untereinander schreiben, dann alle Fragen markieren und die Absätze mit Aufzählungszeichen versehen. Danach den Befehl „Format | Nummerierung und Aufzählungszeichen | Anpassen“ aufrufen (bis Version 2003) bzw. ab Word 2007 im Menüband „Start“ bei „Absatz“ auf den Pfeil der Aufzählungsschaltfläche und dann auf „Neues Aufzählungszeichen definieren“ klicken. Anschließend auf „Schriftart“ klicken, die Schriftart „Wingdings“ auswählen und mit OK bestätigen. Über „Symbol“ bzw. „Schriftart“ das leere Quadrat auswählen und alle Fenster mit OK schließen. Fertig ist das Ankreuzformular.
05.09.2011 | Tipps
Sobald bei Word XP oder 2003 eine Jahreszahl eingegeben wird, macht Word daraus automatisch das aktuelle Datum. Warum, weiß nur Microsoft. Zum Glück lässt sich die überflüssige Auto-Funktion dauerhaft abschalten.
Die Ausfüllvorschläge für Jahreszahlen gab es nur in den ersten Versionen von Word XP und 2003. Mit den Updates und Service Packs hat Microsoft die Funktion wieder deaktiviert. Wer noch eine ältere, ungepatchte Word-Version installiert hat, kann die Vorschläge manuell abschalten. Dazu den Befehl “Extras | AutoKorrektur-Optionen” aufrufen und ins Register “AutoText” wechseln. Hier die Option “AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen” deaktivieren und das Fenster mit OK schließen.
30.08.2011 | Tipps
Word hat zahlreiche fertige Dokumentvorlagen im Gepäck. Weitere lassen sich von der Microsoft-Homepage nachladen. Ist nichts Passendes dabei, kann man mit wenigen Handgriffen aus jedem beliebigen Word-Dokument eine eigene Vorlage basteln. Wir zeigen, wie’s geht.
Um alle eigenen Vorlagen an einem zentralen Platz zu speichern, am besten zuerst einen eigenen Ordner wie “Dokumentvorlagen” anlegen, etwa in der Bibliothek “Dokumente”. Dann in Word den Befehl “Datei | Optionen” aufrufen, in den Bereich “Erweitert” wechseln und auf die Schaltfläche “Dateispeicherorte” klicken. In der Liste den Eintrag “Benutzervorlagen” markieren, auf “Ändern” klicken und den eigenen Dokumentvorlagen-Ordner auswählen.
Jetzt das Dokument öffnen, das als Vorlage für weitere Dokumente dienen soll und den Befehl “Datei | Speichern unter” aufrufen. Im Speichern-Dialogfenster den eigenen Dokumentvorlagenordner auswählen, den Dateityp “Word-Vorlage” auswählen, einen passenden Vorlagennamen eingeben und auf “Speichern” klicken. Jetzt stehen im Dialogfenster “Datei | Neu | Meine Vorlagen” auch die eigenen Vorlagen als vorgefertigtes Dokument auswählen.
