01.04.2011 | Tipps
Dank der Suchfunktion lassen sich auch große Dokumente blitzschnell durchsuchen. Über die Pfeilschaltflächen der Navigationsleiste geht’s zur nächsten oder vorherigen Fundstelle. Viel praktischer ist die Suche mithilfe der Miniaturansichten.
Wenn im Menüband „Start“ auf „Suchen“ geklickt wird, erscheint am linken Rand die Navigationsleiste. Dort den Suchbegriff eingeben und mit [Return] zur nächsten Fundstelle klicken. Der Clou bei mehrseitigen Dokumenten: Per Klick auf den mittleren Reiter in der Navigationsleiste zeigt Word die Miniaturansichten der einzelnen Seiten – mitsamt allen Fundstellen. Alle Treffer werden auch auf den Miniseiten gelb markiert. Per Klick auf die Miniaturansicht geht’s direkt zur betreffenden Seite.
28.03.2011 | Tipps
Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, sollten wichtige Bereiche vor Veränderungen geschützt werden. Wer zum Beispiel Manipulationen an Kopf- oder Fußzeilen verhindern möchte, kann sie per Passwort schützen.
So geht’s bei Word 2007 und 2010: Auf das Office-Symbol bzw. auf „Datei“ und dann auf „Informationen“ klicken. In der rechten Fensterhälfte folgt ein Klick auf die Schaltfläche „Dokument schützen“ und den Befehl „Bearbeitung einschränken“.
Jetzt mit [Strg][Pos1] an den Anfang des Dokuments springen. Dann im Menüband „Seitenlayout“ den Befehl „Umbrüche | Fortlaufend“ aufrufen. In der rechten Seitenleiste unter „2. Bearbeitungseinschränkungen“ die Option „Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen“ und darunter „Ausfüllen von Formularen“ wählen. Dann auf „Abschnitte auswählen“ klicken, im neuen Fenster als zu schützenden Abschnitt den „Abschnitt 1“ wählen und das Häkchen vor „Abschnitt 2“ entfernen. Die Einstellung mit OK und „Ja, Schutz jetzt anwenden“ bestätigen. Zum Schluss das Kennwort für den Bearbeitungsschutz eingeben. Änderungen an Kopf- und Fußzeile sind jetzt nur noch nach Eingabe des richtigen Kennworts möglich.
22.03.2011 | Tipps
Zum Freistellen von Grafiken kommt meist ein Grafikprogramm wie Photoshop zum Einsatz. Wer in Word oder PowerPoint unerwünschte Objekte aus Grafiken ausschneiden möchte, kann auf Photoshop & Co. verzichten. Denn ab Office 2007 verfügen die Office-Programme über eine eigene Freistellfunktion.
Zum Freistellen die Grafik markieren und im Menüband „Grafik“ auf die Schaltfläche „Freistellen“ klicken. Über die Anfasser des Markierungsrechtecks lassen sich im ersten Schritt die Bildränder beschneiden. Zum Freistellen auf „Zu behaltende Bereiche markieren“ klicken und auf die Bildbereiche klicken, die erhalten bleiben sollen. Für zu löschende Bildelemente auf „Zu entfernende Bereiche markieren“ klicken und die Flächen markieren, die verschwinden sollen. Zum Schluss auf „Änderungen beibehalten“ klicken – fertig ist die freigestellte Grafik.
18.03.2011 | Tipps
In professionell gestalteten Dokumenten wie Büchern, Diplomarbeiten oder Dissertationen werden in der Kopf- oder Fußzeile häufig Kapitelüberschriften wiederholt. Handarbeit ist dazu nicht notwendig. Mit der Feldfunktion „StyleRef“ geht alles automatisch.
Um in der Kopf- oder Fußzeile automatisch die Überschrift des aktuellen Kapitels einzufügen, in die Kopf- und Fußzeilenansicht wechseln und den Befehl „Einfügen | Feld“ aufrufen bzw. in Word Version 2007 auf „Einfügen | Schnellbausteine | Feld“ oder in Word 2010 auf „Schnellbausteine | Feld“ klicken.
Dann in der linken Liste den Feldnamen „StyleRef“ markieren. In der rechten Liste erscheinen alle verwendeten Formatvorlagen, darunter auch die Überschriften. Wird der Eintrag „Überschrift 1“ markiert und das Dialogfenster mit OK geschlossen, ersetzt Word das Feld automatisch durch die jeweils aktuelle Kapitelüberschrift.
15.03.2011 | Tipps
Wer Word-Dokumente weitergibt, muss immer damit rechnen, dass die Empfänger das Layout verändern. Das lässt sich verhindern. Damit Schriften und Zeichenformate unverändert bleiben, lassen sich Formatierungen gezielt schützen.
Damit Formatierungen nicht verändert werden können, im Menüband „Start“ unten rechts im Bereich „Formatvorlagen“ auf den kleinen Pfeil und dann ganz unten in der Seitenleiste auf die dritte Schaltfläche „Formatvorlagen verwalten“. Dann im Register „Einschränken“ mit gedrückter [Strg]-Taste die Formatvorlagen auswählen, die nicht verändert werden dürfen. Per Klick auf die Schaltfläche „Einschränken“ werden Änderungen an den ausgewählten Vorlagen blockiert. Im letzten Schritt die Optionen „Nur zulässige Formatvorlagen“ sowie „Überschreiben der Formatierung durch AutoFormat zulassen“ ankreuzen und das Fenster mit OK schließen.
12.03.2011 | Tipps
Wer auf die Unterstreichen-Schaltfläche klickt oder die Tastenkombination [Strg][Shift][U] drückt, unterstreicht den aktuell markierten Text – und zwar immer in der Textfarbe. Mit folgendem Trick lassen sich Texte in einer Kontrastfarbe unterstreichen.
Soll zum Beispiel ein schwarzer Text rot unterstrichen werden, sind folgende Schritte notwendig: Zuerst die gewünschte Textpassage markieren und das Dialogfenster „Format | Zeichen“ aufrufen bzw. bei Word 2007/2010 im Menüband „Start“ im Bereich „Schriftart“ auf den kleinen, nach unten gerichteten Pfeil klicken. Dann im Register „Schrift“ im Feld „Unterstreichung“ das Unterstreichungsformat und rechts daneben um Feld „Farbe“ die gewünschte Farbe auswählen.
02.03.2011 | Tipps
In der Symbolleiste von Word gibt es zwar eine Schaltfläche zum Speichern, nicht aber für den Speichern-unter-Befehl. Wer häufig Dokumente unter anderem Namen speichert, kann den fehlenden Button ganz einfach nachrüsten.
Um in der Symbolleiste von Word 2003 eine Schaltfläche für den Befehl „Speichern unter“ zu ergänzen, ins Dialogfenster „Extras | Anpassen“ wechseln und im linken Bereich die Kategorie „Datei“ markieren. Dann unter „Befehle“ den Eintrag „Speicher unter“ auswählen und den Befehl mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position in der Symbolleiste ziehen.
Damit erscheint zunächst der schwarz eingerahmte Textbefehl „Speichern unter“ in der Symbolleiste. Damit daraus ein Symbol wird, mit der rechten Maustaste darauf klicken und im Kontextmenü den Befehl „Standard“ aufrufen. Nach einem erneuten Rechtsklick den Befehl „Schaltflächensymbol ändern“ aufrufen und das gewünschte Speichern-unter-Symbol auswählen.
22.02.2011 | Tipps
Mit dem Notebook draußen in der Sonne zu arbeiten, ist kein Vergnügen. Bei hellem Sonnenschein ist auf dem Notebook-Display kaum etwas zu erkennen. Für Word-Anwender gibt es Abhilfe. Statt Schwarz auf Weiß schreibt Word auch Weiß auf Schwarz.
Um bei Word 2010 für mehr Kontrast zu sorgen, lässt sich das virtuelle Word-Papier folgendermaßen invertieren: Im Menüband „Seitenlayout“ auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche „Seitenfarbe“ klicken und die Farbe Schwarz auswählen. Der geschrieben Text erscheint jetzt Weiß auf schwarzem Hintergrund.
Ein positiver Nebeneffekt des Farbwechsels: da das Display (der Stromfresser Nummer Eins) nicht mehr so viele helle Punkte darstellen muss, hält der Notebook-Akku spürbar länger.
19.02.2011 | Tipps
Beim Start der Textverarbeitung Word werden die Dokumente seit der Version 2007 nicht mehr automatisch in der Ansicht geöffnet, in der sie gespeichert wurden. Wurde ein Text in der Entwurfsansicht gespeichert, erscheint er beim nächsten Öffnen im Seitenlayout. Das lässt sich ändern.
Damit sich Word beim Speichern den Entwurfsmodus merkt, sind folgende Schritte notwendig: Den Befehl „Datei | Optionen“ aufrufen bzw. bei Word 2007 auf die Office-Schaltfläche und dann auf „Optionen“ klicken. Anschließend in den Bereich „Erweitert“ wechseln und im rechten Fensterbereich ganz nach unten scrollen. Dort das Kontrollkästchen „Öffnen eines Dokuments in der Entwurfsansicht zulassen“ ankreuzen und mit OK bestätigen.
08.02.2011 | Tipps
Gibt es von einem Word-Dokument zwei Versionen, weiß man oft nicht mehr, in welchem Dokument welche Änderungen vorgenommen wurden. Also heißt es, die Dokumente vergleichen und nach Unterschieden suchen. Mit Word 2007 oder 2010 eine Sache von wenigen Minuten.
Mit Word ist es ganz einfach, zwei Texte miteinander zu vergleichen und die Änderungen zusammenzuführen. So geht’s: Im Menüband auf „Überprüfen“ sowie den Befehl „Vergleichen | Vergleichen“ klicken. Im folgenden Fenster auf die Pfeilschaltfläche klicken und die jeweiligen Dokumente auswählen. Nach einem Klick auf OK hebt Word die Unterschiede farbig hervor. Per Rechtsklick auf die markierte Stelle wird entschieden, ob die Änderungen übernommen oder verworfen werden. Diesen Schritt für alle Markierungen wiederholen. Ist der Vergleich abgeschlossen, das Fenster schließen und die Meldung mit „Ja“ bestätigen. Anschließend einen Speicherort für das zusammengeführte Dokument mit allen Änderungen auswählen und auf „Speichern“ klicken.
