08.12.2010 | Tipps
Ein Inhaltsverzeichnis lässt sich in Word mit wenigen Mausklicks einbauen. Doch wie sieht’s aus, wenn das Dokument zwei Teilbereiche enthält, die jeweils ein eigenes Inhaltsverzeichnis benötigen. Auch dafür gibt es eine Lösung.
Um zum Bespiel getrennte Inhaltsverzeichnisse mit je zwei Überschriftebenen zu generieren, werden unterschiedliche, aber gleich formatierte Formatvorlagen verwendet. So funktioniert’s:
1. In die Gliederungsansicht wechseln („Ansicht | Gliederung“) und die Überschriften des ersten Teils zum Beispiel mit „Ebene 1“ und „Ebene 2“ und den zweiten Teil mit „Ebene 3“ und „Ebene 4“ versehen.
2. Den Befehl „Format | Formatvorlagen und Formatierung“ aufrufen und im Dokument einen mit „Überschrift 1“ gekennzeichneten Absatz markieren. Dann mit der rechten Maustaste in den Formatvorlagen auf „Überschrift 3“ klicken und den Befehl „Aktualisieren, um der Auswahl anzupassen“ aufrufen. Die Ebene 1 aus dem ersten Teil sieht jetzt genauso aus wie Ebene 3 aus dem zweiten Teil. Diesen Schritt für die zweite Ebene (Ebene 2 und Ebene 4) wiederholen.
3. Anschließend mit dem Befehl „Einfügen | Referenz | Index und Verzeichnisse“ das erste Verzeichnis einfügen. Im Dialogfenster unter „Inhaltsverzeichnis | Optionen“ die Zuordnung hinter „Überschrift 3“ und „Überschrift 4“ entfernen, damit nur die ersten beiden Ebenen für das erste Inhaltsverzeichnis übrig bleiben.
4. Dann mit „Einfügen | Referenz | Index und Verzeichnisse“ das zweite Inhaltsverzeichnis einfügen; hier jedoch unter „Optionen“ die „Gliederungsebenen“ deaktivieren. Dann in der Formatvorlagenliste die Zuordnung für „Überschrift 1“ sowie „Überschrift 2“ entfernen und neben „Überschrift 3“ eine „1“ und neben „Überschrift 4“ eine „2“ eintragen. Falls notwendig, die verwendete Formatvorlage auf „Verzeichnis 1“ bzw. „Verzeichnis 2“ ändern. Die Frage, ob das bestehende Inhaltsverzeichnis ersetzt werden soll mit „Nein“ beantworten.
01.12.2010 | Tipps
Neu eingefügte Tabellen passen sich automatisch der Seitenbreite an. Doch wehe, man ändert das Seitenformat. Trotz neuer Seitenränder behalten eingefügte Tabellen die ursprünglichen Breite. Mit einem Trick passen sie sich auch bei Seitenformatänderungen automatisch an.
Damit Tabellen sich (ab Word 2007) selbständig an geänderte Seitenformate anpassen, in die Tabelle klicken und im Menüregister „Tabellentools“ auf „Layout“ klicken. Dann auf die Schaltfläche „AutoAnpassen“ klicken und den Befehl „Fenster automatisch anpassen“ aufrufen. Jetzt passt Word die Tabelle automatisch an, sobald etwa vom Hoch- und Querformat gewechselt oder die Seitenränder verändert werden.
25.11.2010 | Tipps
Sobald eine Aufzählung oder Nummerierung gestartet wird, möchte Word gar nicht mehr aufhören. Bei jedem neuen Absatz setzt die Textverarbeitung die Aufzählung fort. Was also tun, um die Aufzählung zu beenden oder einen normalen Absatz einzufügen? Die Antwort ist einfach.
Wer innerhalb einer Aufzählung oder Nummerierung einen neuen Absatz oder eine neue Zeile einfügen möchte, drückt statt der [Return]-Taste die Tastenkombination [Shift/Umschalten][Return]. Word fügt innerhalb der Aufzählung eine neue Zeile ein ohne die Aufzählung fortzuführen. Erst beim nächsten Drücken der [Return]-Taste geht es mit der Aufzählung oder Nummerierung weiter. Um die Aufzählung zu beenden, zwei Mal hintereinander die [Return]-Taste drücken.
19.11.2010 | Tipps
Mit der Suchfunktion von Word sind selbst riesige Word-Dateien in Sekundenschnelle durchsucht. Allerdings findet Word immer nur das, was auch ins Suchfeld eingegeben wurde. Wer flexibler suchen und zum Beispiel sowohl den Begriff „Mayer“ als auch „Meyer“, „Maier“ und „Meier“ finden möchte, sollte Platzhalter verwenden.
Mit Platzhaltern spielt es bei der Suche keine Rolle, welcher Buchstabe oder welche Buchstabenfolge anstelle des Platzhalters im Dokument steht; ideal für die Suche nach unterschiedlichen Schreibweisen.
Um mit Platzhaltern zu suchen, zuerst wie gewohnt mit [Strg][F] das Suchfenster öffnen. Im Suchfenster auf „Erweitern“ klicken und das Kontrollkästchen „Platzhalter verwenden“ ankreuzen. Eine Übersicht der Platzhalter zeigt die Schaltfläche „Sonderformat“. Für das obige Beispiel findet folgende Suche alle „Mayer“-Schreibweisen:
M??er
Alternativ kann auch das Sternchen (steht für beliebig viele Zeichen) verwendet werden:
M*er
Dann findet Word aber auch Begriffe wie „Müller“, „Münster“ oder „Mülleimer“.
10.11.2010 | Tipps
Über den Befehl „Seitenlayout | Wasserzeichen“ lassen sich bei Word 2007 oder 2010 fertige Wasserzeichen ergänzen. Leider gibt es nur wenige Standardvorlagen wie „Eilt“ oder „Entwurf“. Wer andere Wasserzeichen benötigt, kann mit folgenden Schritten die Standardwasserzeichen individuell anpassen.
So funktioniert’s: Zuerst über den Befehl „Seitenlayout | Wasserzeichen“ eines der Standardwasserzeichen einfügen. Dann erneut auf „Wasserzeichen“ klicken und den Befehl „Benutzerdefiniertes Wasserzeichen“ aufrufen. Im folgenden Dialogfenster in der Zeile „Text“ den Wasserzeichentext anpassen, etwa in „Top Secret“. Mit OK die Änderung bestätigen.
02.11.2010 | Tipps
Mitunter erscheint beim Öffnen eines Dokuments die Fehlermeldung „Dieses Dokument konnte nicht registriert werden. Es können keine Verknüpfungen von anderen Dokumenten zu diesen hergestellt werden“. Meist lässt sich die Fehlermeldung zwar wegklicken, das Dokument aber nicht mehr öffnen. Schuld ist ein fehlerhaft konfigurierter Windows-Dienst.
Damit Word XP und 2003 Dokumente wieder fehlerfrei öffnen, sind folgende Schritte notwendig: Die Systemsteuerung von Windows öffnen und bei Windows XP in den Bereich „Verwaltung | Dienste“ wechseln; bei Windows 7 in den Bereich „System und Sicherheit | Verwaltung | Dienste“.
Die Fehlermeldung erscheint, wenn der Dienst „DCOM-Server-Prozessstart“ nicht gestartet ist. Sollte dies der Fall sein (der Eintrag in der Spalte „Status“ ist dann leer), doppelt auf „DCOM-Server-Prozessstart“ klicken und den „Starttyp“ auf „Automatisch“ setzen. Die Dialogfenster schließend und Windows neu starten. Die Fehlermeldung gehört damit der Vergangenheit an.
26.10.2010 | Tipps
Der Wechsel des Dateiformats für Word-Dokumente bringt viele Word-Anwender zur Verzweiflung. Da Word 2007 und 2010 neue Dokumente standardmäßig im Format „.docx“ speichern, lassen sie sich mit älteren Word-Versionen nicht mehr öffnen. Damit Word-Dokumente dauerhaft kompatibel bleiben, sollte das .doc-Dateiformat als Standardformat eingestellt werden.
Das geht bei Word 2007 und 2010 folgendermaßen: Auf die runde Office-Schaltfläche (Word 2007) bzw. „Datei“ (Word 2010) und dann auf „Word-Optionen“ bzw. „Optionen“ klicken. In den Bereich „Speichern“ wechseln und im Feld „Dateien in diesem Format speichern“ den Eintrag „Word 97-2003-Dokument (*.doc)“ auswählen. Die Änderungen mit OK speichern. Ab sofort ist beim Speichern nicht mehr das Format .docx, sondern.doc voreingestellt.
24.10.2010 | Tipps
Je mehr Word-Dokumente sich auf der Festplatte tummeln, umso schwieriger gestaltet sich die Suche nach einer bestimmten Datei. Einfacher geht’s mit einer Dokumentenvorschau. Im Explorer erscheint dann für jedes Word-Dokument eine kleine Vorschau.
Um mit Word 2003 eine Dokumentenvorschau anzulegen, das Dokument öffnen und den Befehl „Datei | Eigenschaften“ aufrufen. Ins Register „Zusammenfassung“ wechseln und die Option „Vorschaugrafik speichern“ aktivieren. Sobald das Dokument gespeichert wird, legt Word automatische eine Vorschaugrafik für den Explorer an.
Bei Word 2007 und 2010 geht’s folgendermaßen: Auf die Office-Schaltfläche oben links bzw. den Befehl „Datei“ klicken und den Befehl „Speichern unter“ aufrufen. Im Speichern-Dialogfenster die Option „Miniatur speichern“ aktivieren und das Dokument speichern.
Im Explorer erscheinen die Vorschaugrafiken, sobald in die Ansicht „Große Symbole“ gewechselt wird.
18.10.2010 | Tipps
Die Textverarbeitung Word denkt mit. Bereits während des Tippens wird die Textsprache erkannt, damit bei der Rechtschreibprüfung automatisch das richtige Wörterbuch zum Einsatz kommt. Allerdings funktioniert die Sprachumstellung nicht immer zuverlässig. Wer nur deutschsprachige Texte verfasst, kann den Automatismus abschalten.
Mitunter passiert es, dass Word die falsche Sprache erkennt und ein deutscher Text plötzlich mit dem englischen Wörterbuch geprüft und alles rot unterstrichen wird. Damit das nicht passiert, lässt für den gesamten Text eine Sprache fest einstellen: Mit [Strg][A] das gesamte Dokument markieren. Dann den Befehl „Extras | Sprache | Sprache festlegen“ aufrufen oder bei Word 2007/2010 im Menüband „Überprüfen“ auf „Sprache | Sprache für die Korrekturhilfen festlegen“ klicken. Im folgenden Fenster die gewünschte Standardsprache wählen und mit OK bestätigen.
14.10.2010 | Tipps
Die Tabellenkalkulation Excel eignet sich ideal als Adressliste für Serienbriefe. Probleme gibt’s bei Postleitzahlen, die mit der Ziffer Null beginnen. Aus der Eingabe „02740“ macht Excel kurzerhand die falsche Postleitzahl „2740“. Mit einem Trick bleiben die führenden Nullen erhalten.
Soll die Adressliste später in Word als Adressquelle für Serienbriefe dienen, reicht die Umstellung des Zahlenformats nicht, da Word die reinen Zahlenwerte (ohne führende Null) ausliest. Damit das Zusammenspiel mit Word klappt, müssen die Zahlenwerte ins Textformat umgewandelt werden.
Das geht am besten über eine Hilfsspalte: Stehen die Postleitzahlen zum Beispiel in Spalte A, lassen sie sich in Spalte B mit folgender Formel ins Textformat umwandeln:
=TEXT(A1;“00000″)
Die Postleitzahl in Zelle A1 wird damit in einen Text mit genau fünf Zeichen umgewandelt.
