13.08.2010 | Tipps
Wer Inhalte aus der Zwischenablage in ein Word-Dokument einfügt, wusste bislang nie, wie die Textpassagen nach dem Einfügen aussehen. Mal übernimmt die Textverarbeitung die Originalformatierung, mal orientiert sich Word an die aktuelle Formatvorlage. Mehr Kontrolle gibt’s mit der intelligenten Zwischenablagefunktion von Word 2010.
Und die funktioniert so: Um den Inhalt der Zwischenablage einzufügen, nicht die Tastenkombination [Strg][V] verwenden, sondern mit der rechten Maustaste an die Textstelle klicken. Im Kontextmenü gibt es drei Einfügeoptionen: Das Symbol mit dem Pinsel fügt den Text mit der ursprünglichen Formatierung ein, mit der der Quelltext formatiert war. Das Pfeilsymbol kombiniert die Formatierungen des kopierten Texts mit dem umgebenden Text im Word-Dokument. Wer den „rohen“ Text ohne Formatierungen braucht, klickt auf das „A“-Symbol. Damit ignoriert Word sämtliche Formatierungen. Der Clou: Wird der Mauszeiger auf das Symbol platziert (ohne zu klicken), zeigt Word eine Vorschau der jeweiligen Option.
06.08.2010 | Tipps
Trotz umfangreicher Tabellenfunktion ist das Anlegen großer Tabellen in Word immer noch eine zeitaufwändige Sache. Besonders, wenn immer wieder die gleichen Datenreihen wie „Januar, Februar, März, usw.“ eingegeben werden müssen. Wer häufig Tabellen anlegt, kann sich die Arbeit mit dem Tabellen-Assistenten erleichtern.
Das Gratis-Add-On für Word füllt auf Knopfdruck neue oder vorhandene Tabellen automatisch mit Zahlen-, Datums-, Zeit- oder Begriffsreihen. Ideal für Terminplaner, Stundenpläne, Telefon- oder Checklisten. Im Assistenten müssen nur die Art der Spaltenüberschrift und das Intervall ausgewählt werden, etwa „Datum“ und „Wochentag“ oder „Nummerierter Begriff“ und „Eingang“ mit dem Intervall 1 für die Begriffsreihe „Eingang 1, Eingang 2, Eingang 3,…“ . Auch Berechnungen kann der Tabellen-Assistent durchführen und macht aus Word eine Miniversion der Tabellenkalkulation Excel.
Hier gibt’s den kostenlosen Tabellen-Assistenten für Word:
https://www.add-in-world.com/katalog/word-tabass/
04.08.2010 | Tipps
Wer fremdsprachige Texte als Word-Dokument erhält, hat einiges zu tun, sie ins Deutsche zu übersetzen. Besitzer von Word 2010 haben’s leicht. Denn die 2010er Textverarbeitung kann Dokumente im Handumdrehen in beliebige Sprachen übersetzen.
So geht’s: Das zu übersetzende Word-Dokument öffnen und im Menüband „Überprüfen“ auf die Schaltfläche „Übersetzen“ sowie „Ausgewählten Text übersetzen“ klicken. Dann in der rechten Spalte die Quell- und Zielsprache auswählen, etwa von Englisch nach Deutsch. Per Klick auf „Gesamtes Dokument übersetzen“ sowie „Senden“ schickt Word den kompletten Text übers Internet an Microsofts Online-Übersetzungsdienst „Microsoft Translator“. Hier steht auf einer zweigeteilten Webseite links das Original und rechts die Übersetzung. Mit der Maus lassen sich einzelne Sätze im Original und in der Übersetzung gegenüberstellen.
26.07.2010 | Tipps
Textbereiche lassen sich per Tastatur oder mit gedrückter Maustaste markieren. Allerdings selektiert Word stets zusammenhängende Textblöcke, etwa ganze Absätze oder Aufzählungen. Mit einem Trick lassen sich auch freie Bereiche markieren, etwa nur die Aufzählungspunkte vor Listen.
Ein Beispiel: In einem Word-Dokument steht eine Liste in der Form
Teilnehmer Samstag: Marc, Daniela, Dirk
Teilnehmer Sonntag: Rainer, Frank, Tanja
Teilnehmer Montag: Nicole, Peter, Thorsten
Jetzt sollen nur die Namen, nicht jedoch die vorangestellten Texte „Teilnehmer…“ markiert werden. Das geht so: Die [Alt]-Taste gedrückt halten und mit gedrückter Maustaste nur den Bereich rechts neben den Doppelpunkten markieren. Der so markierte Bereich lässt zum Beispiel mit den Formatierbefehlen neu gestalten und zum Beispiel fett formatieren. Der übrige Textbereich bleibt davon unberührt.
24.07.2010 | Tipps
In umfangreichen Dokumenten müssen häufig komplette Absätze an eine neue Position gebracht werden. Viele Anwender verwenden hierzu die Ausschneiden- und Einfügen-Funktion. Es geht auch ohne Zwischenablage. Mit einer kaum bekannten Tastenkombination lassen sich Absätze per Tastatur verschieben.
Und das geht so: Die Schreibmarke an eine beliebige Position innerhalb des Absatzes platzieren. Dann die Taste [Alt] und [Shift/Umschalten] gedrückt halten und den Absatz mit den Pfeiltasten absatzweise auf- oder abwärts schieben. Pro Tastendruck wandert der komplette Absatz eine Position nach oben oder unten.
Die Tastenkombination funktioniert auch in Tabellen oder Listen; hier wird allerdings nicht die komplette Tabelle, sondern lediglich die aktuelle Zeile (bzw. der Listeneintrag) verschoben – ideal, um Tabellen und Listen rasch umzusortieren.
22.07.2010 | Tipps
Oft arbeiten mehrere Personen an einem Text. Die Entwürfe für Textdokumente werden dann per Mail hin- und hergeschickt und Kommentare direkt ins Original eingefügt. Was viele Word-Anwender nicht wissen: Wer Änderungsvorschläge hat, kann sie so als Kommentar einfügen, das der Originaltext unverändert bleibt.
So funktioniert die Kommentarfunktion in Word 2007 und 2010: Die Textstelle markieren, die kommentiert werden soll und dann im Menüband „Überprüfen“ auf „Neuer Kommentar“ klicken. Am rechten Rand erscheint das Kommentarfeld. Hier die gewünschte Anmerkung einfügen. Der Originaltext bleibt dabei erhalten. Eine gestrichelte Linie weist lediglich auf den Kommentar hin. Per Klick auf die Schaltfläche „Markup anzeigen“ und den Befehl „Kommentare“ lassen sich die Anmerkungen ein- oder ausblenden.
17.07.2010 | Tipps
Kennt Word einen richtig geschriebenen Begriff nicht, lässt er sich während der Rechtschreibprüfung ins Wörterbuch aufnehmen. Wer sich verklickt, nimmt versehentlich auch falsch geschriebene Begriffe mit auf. Mit folgendem Trick lassen sich unerwünschte Einträge wieder aus dem Wörterbuch entfernen.
So geht’s bei Word 2000 bis 2003: Den Befehl „Extras | Optionen“ aufrufen und ins Register „Rechtschreibung und Grammatik“ wechseln. Hier auf „Benutzerwörterbücher“ klicken, das Wörterbuch auswählen und auf „Ändern“ klicken. In der Liste den unerwünschten Eintrag herauspicken und auf „Löschen“ klicken. Die Änderung zweimal mit OK bestätigen. Ab Word 2007 in die Word-Optionen wechseln und im Bereich „Dokumentprüfung“ auf „Benutzerwörterbücher“ sowie „Wordliste bearbeiten“ klicken.
12.07.2010 | Tipps
Zum Formatieren von Texten markieren die meisten Anwender zuerst das Wort und klicken dann auf die entsprechende Formatierschaltfläche. Viel zu aufwändig. Wenn es nur darum geht, einzelne Wörter zu formatieren, geht’s auch ohne Markierung.
Um ganze Wörter zu formatieren, muss ab Word 2000 lediglich die Schreibmarke innerhalb des Wortes platziert werden. Wird dann auf ein Formatierungs-Icon geklickt oder eine entsprechende Tastenkombination gedrückt – etwa [Strg][Shift/Umschalten][F] für Fettschrift –, formatiert Word das komplette Wort.
Sollte der Trick nicht funktionieren, ist die Ein-Wort-Formatierung vermutlich ausgeschaltet. Das lässt sich im Dialogfenster „Extras | Optionen“ überprüfen. Die Funktion „Wörter automatisch markieren“ sollte hier eingeschaltet sein. Ab Word 2007 ist die Funktion im Optionsbereich „Erweitert“ zu finden und nennt sich „Automatisch ganze Wörter markieren“.
02.07.2010 | Tipps
Word ist intelligent: Sobald ein Absatz mit einem Aufzählungszeichen wie dem Minuszeichen beginnt, macht die Textverarbeitung daraus automatisch eine Aufzählung und rückt den Text ein. Mit der [Return]-Taste wird die Aufzählung fortgeführt. Doch was tun, wenn man innerhalb der Aufzählung einen Absatz ohne Aufzählungszeichen einfügen möchte.
Ganz einfach: Damit Word eine neue Zeile bzw. einen neuen Absatz einfügt, ohne daraus gleich einen neuen Aufzählungspunkt zu machen, zum Zeilenwechsel nicht die Taste [Return/Eingabe], sondern die Tastenkombination [Shift/Umschalten]+[Return/Eingabe] drücken. Damit wird innerhalb des bestehenden Aufzählungspunkt eine neue Zeile eingefügt.
01.07.2010 | Tipps
Neue Word-Versionen wie Word 2007 oder 2010 kommen auch mit alten Dateiversionen klar. Aber: Wer eine Word-2003- oder ältere Version öffnet, erlebt mitunter eine Überraschung. Im neuen Word sehen die Dokumente ganz anders aus. Grund ist eine modifizierte Standard-Formatvorlage.
Ab der Version 2007 kommt eine neue Standard-Formatvorlage zum Einsatz, die ältere Dokumente anders aussehen lässt als in früheren Word-Versionen. Auffällig sind die neuen Schriftarten und Zeilenabstände. Damit alte Word-Dokumente unverändert dargestellt werden, lässt sich das Standardformat ändern. Hierzu im Menüband „Start“ auf „Formatvorlagen ändern“ klicken und unter „Formatvorlagensatz“ (Word 2007) bzw. „Stil-Set“ (2010) den Eintrag „Word 2003“ oder „Traditionell“ wählen. Jetzt sieht’s wieder aus wie früher.
