09.10.2009 | Tipps
Bei vertraulichen Dokumenten müssen Textpassagen mitunter unkenntlich gemacht werden. Da Farbentricks (schwarzer Text auf schwarzem Hintergrund) nicht sicher genug sind, werden die Passagen oft gelöscht oder nach dem Drucken mit einem schwarzen Filzstift übermalt. Sicher ist das nicht. Mit „Word Redaction“ gibt’s ein Add-In, das Textstellen per Mausklick zuverlässig schwärzt und unkenntlich macht.
Die „Redaction“-Add-Ins für Word 2003 und 2007 funktionieren wie ein elektronischer Filzstift. Die markierten Passagen werden schwarz überstrichen und lassen sich auf dem Bildschirm nicht mehr lesen. Auch beim Drucken bleiben sie unkenntlich. Zusätzlich wird der Inhalt der geschwärzten Textstellen geändert. Die Passagen lassen sich also auch nicht mit einem Editor betrachten – sie sind unwiederbringlich verschwunden.
Textpassagen schwärzen mit dem Office-Add-In „Word Redaction“:
https://www.microsoft.com/downloadS/details.aspx?familyid=028C0FD7-67C2-4B51-8E87-65CC9F30F2ED&displaylang=en
Redaction-Add-In für Word 2007:
https://www.codeplex.com/redaction
04.10.2009 | Tipps
Ein weißes Blatt und darauf die getippten Wörter und Absätze. So sehen Word-Dokumente in der Standardansicht aus. Doch es steckt mehr dahinter. Intern versieht Word jeden Absatz, jede Überschrift und jede Tabelle mit versteckten Formatierungszeichen. Per Klick oder Tastenkombinationen lassen sie sich sichtbar machen.
Um im Word-Dokument alle Formatierungszeichen einzublenden, in der Symbolleiste auf das Formatierungssymbol klicken oder die Tastenkombination [Strg]+[Shift/Umschalten]+[+] drücken. Dabei das Pluszeichen der normalen Tastatur verwenden – mit dem [+] des numerischen Ziffernblock klappt’s nicht.
Im Dokument erscheinen jetzt die versteckten Formatierungssymbole. Leerzeichen sind beispielweise mit einem Punkt gekennzeichnet, Zeilenschaltungen per [Shift]+[Return] mit einem abgeknickten Pfeil und normale Absätze mit dem Absatzzeichen. Nützlich sind die Symbole, um die korrekte Formatierung zu überprüfen. Überflüssige Leerzeichen, leere Absätze oder doppelte Zeilenschaltungen sind sofort erkennbar. Die Sonderzeichen erscheinen übrigens nur auf dem Monitor – beim Drucken werden sie ausgeblendet. Zurück zur normalen Ansicht geht’s wieder mit der Tastenfolge [Strg]+[Shift/Umschalten]+[+] oder per Klick aufs Formatierungssymbol.
20.09.2009 | Tipps
Neu eingefügte Tabellen versieht die Textverarbeitung Word stets mit einem schwarzen Rahmen. Das ist nicht immer erwünscht. Wer Tabellen ohne Rahmen platzieren möchte, musste die Rahmen bislang mühsam von Hand entfernen. Schneller geht’s mit einer kaum bekannten Tastenkombination.
Statt die Rahmen einzeln über das Dialogfenster „Rahmen und Schattierung“ zu löschen, wird man alle Linien mit einer einzigen Tastenfolge los. So geht’s: Einfach die Schreibmarke in ein beliebiges Tabellenfeld platzieren und die Tastenkombination [Strg]+[Alt]+[U] drücken. Die schwarzen Rahmenlinien verschwinden, die (jetzt „unsichtbaren“) Tabellenzellen bleiben erhalten.
08.09.2009 | Tipps
Auch für lange Dokumente wie Diplomarbeiten, Dissertationen und Bücher ist die Textverarbeitung Word gerüstet. Richtig professionell wird’s, wenn in den Kopfzeilen die Überschriften des aktuellen Kapitels stehen. Mit der Feldfunktion „StyleRef“ erledigt Word die Aufgabe automatisch.
Um den Titel des aktuellen Kapitels in die Kopfzeile einzufügen, zuerst im Menü „Ansicht“ den Befehl „Kopf- und Fußzeile“ aufrufen oder in der Seitenansicht doppelt in die Kopfzeile klicken. Anschließend den Befehl „Einfügen | Feld“ aufrufen bzw. bei Word 2007 auf „Schnellbausteine“ und „Feld“ klicken.
Im Dialogfenster den Feldnamen „StyleRef“ markieren, um eine Liste aller benutzten Formatvorlagen einzublenden. Hier die Vorlage für die Kapitelüberschriften markieren – etwa „Überschrift 2“ – und das Fenster mit OK schließen. Sofern konsequent die Formatvorlagen zum Formatieren der Überschriften verwendet wurden, erscheint in der Kopfzeile jeder Seite der Titel des jeweiligen Kapitels.
06.09.2009 | Tipps
Wenn sich die Spaltenbreite einer Word-Tabelle wie von Geisterhand verändert und Word eigenhändig das Tabellenformat anpasst, ist die Option „Automatische Größenänderung“ schuld. Zum Glück lässt sich die versteckte Auto-Funktion für jede Tabelle separat ausschalten.
Eigentlich meint es Word mit den Auto-Funktionen nur gut und möchte Anfängern unter die Arme greifen. Profis können auf die Hilfestellung verzichten. Damit Word nicht eigenmächtig das gesamte Seitenlayout durcheinanderwirft, lässt sich das automatische Formatieren von Tabellen folgendermaßen deaktivieren: Mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle der Tabelle klicken und den Befehl „Tabelleneigenschaften“ aufrufen. Ins Register „Tabelle“ wechseln und auf „Optionen“ klicken. Anschließend das Häkchen bei „Automatische Größenänderung zulassen“ entfernen und die Fenster mit OK schließen. Jetzt lässt Word die Finger von Tabellen.
28.08.2009 | Tipps
Wer im Internet präsent ist, um dort Geschäfte zu machen, ob mit einem Onlineshop oder mit einer Webseite, der kommt nicht umhin, bei Google zu werben. Google ist nunmal der größte Anzeigenlieferant im Internet. Google AdWords nennen sich die Anzeigen, die über und neben den Suchergebnissen auftauchen, aber auch auf vielen Webseiten (wie auf schieb.de), jeweils passend zum Thema oder zur jeweiligen Suchanfrage.
Jeder kann solche kleinen Anzeigen schalten, auch für kleines Geld und auf den Cent genau festlegen wie viel er ausgeben will, pro Klick, pro Tag, überhaupt.
Am einfachsten ist es, das einfach mal auszuprobieren. Google schenkt derzeit jedem, der ein AdWords-Konto eröffnet, ein Startguthaben von 30 Euro – ohne Verpflichtungen. Man kann also für 30 Euro Anzeigen schalten, ohne etwas bezahlen zu müssen. Am besten gleich mal ausprobieren.
24.08.2009 | Tipps
Beim Drucken geht Word der Reihe nach vor und beginnt mit der erste Seite. Das führt bei einigen Druckern dazu, dass die Seiten in umgekehrter Reihenfolge im Ausgabefach liegen. Damit die Seiten nicht jedes Mal umsortiert werden müssen, lässt sich die Reihenfolge in Word ändern.
Zwar verfügen die meisten Druckertreiber über eine Einstellung, Druckaufträge in umgekehrter Reihenfolge zu drucken. Der Weg über die Textverarbeitung Word ist aber meist einfacher. So geht’s: In Word den Befehl „Datei | Seite einrichten | Format“ aufrufen und auf „Druckoptionen“ klicken. Ab Word 2007 ist der Befehl in den Word-Optionen im Bereich „Erweitert | Drucken“ zu finden. Im Dialogfenster die Option „Seiten in umgekehrter Reihenfolge drucken“ aktiveren und mit OK schließen. Jetzt müssen mehrseitige Dokumente nach dem Drucken nicht mehr umsortiert werden.
14.08.2009 | Tipps
Über die Zwischenablage und den Befehl „Einfügen | Objekt“ platzierte Excel-Tabellen werden automatisch mit der Originaltabelle verknüpft. Änderungen in Excel erscheinen automatisch in Word. Leider klappt das Kopieren-und-Einfügen nur bei kleinen Tabellen reibungslos. Ist die Tabelle zu groß, wird sie am Seitenende abgeschnitten. Mit einem Trick geht’s auch über mehrere Seiten.
Große Excel-Tabellen sollten nicht über den Befehl „Einfügen | Objekt“ platziert werden, da Objekte nur maximal eine Seite groß sein dürfen. Bei größeren Tabellen ist der Weg über den Befehl „Inhalte einfügen“ ratsam. So geht’s: Zuerst in Excel den gewünschten Zellbereich markieren und mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage kopieren. Dann zu Word wechseln und den Befehl „Bearbeiten | Inhalte einfügen“ aufrufen. Im folgenden Fenster die Option „Verknüpfung einfügen“ aktivieren und im Feld „Als“ den Eintrag „Formatierten Texte (RTF)“ wählen.
Das Ergebnis: Große Tabellen werden über mehrere Seiten verteilt und sind trotzdem mit dem Original verknüpft. Dass es sich um eine Verknüpfung handelt, lässt sich leicht prüfen. Wer den Cursor in die Tabelle setzt und die Tastenkombination [Alt]+[F9] drückt, sieht statt der Tabelle den Verweis auf’s Original.
04.08.2009 | Tipps
Die Druckvorschau von Word ist eigentlich nur zur dazu gedacht, kurz vor dem Drucken das Druckbild zu kontrollieren. Das Bearbeiten des Dokuments ist nicht möglich. Es gibt lediglich das Lupenwerkzeug, mit der sich die Druckvorschau vergrößern oder verkleinern lässt. Mit folgendem Trick kann man trotzdem in der Druckansicht am Dokument arbeiten.
Und zwar so: Um das Lupenwerkzeug durch das Bearbeitungswerkzeug zu ersetzen, in der Symbolleiste auf die eingedrückte Lupenschaltfläche klicken bzw. bei Word 2007 das Kontrollkästchen „Lupe“ deaktivieren. Jetzt wird aus der Lupe das normale Bearbeitungswerkzeug. Damit wie gehabt ins Dokument klicken und an der gewünschten Position die Änderungen vornehmen. Per Klick auf die Lupenschaltfläche bzw. durch Ankreuzen des Optionsfelds „Lupe“ geht’s zurück zum Lupenwerkzeug.
01.08.2009 | Tipps
Dank Formatvorlagen lassen sich Dokumente ansprechend formatieren. Überschriften, Absätze und Tabellen sehen sofort perfekt aus. Meist erfolgt die Auswahl der Vorlagen über die Multifunktionsleiste „Start“ und die Schaltflächen im Bereich „Formatvorlagen“. Viel schneller geht’s, wenn die Vorlagen griffbereit neben dem Dokument liegen.
Je nach Bildschirmbreite sind in der Multifunktionsleiste „Start“ nur drei bis neun Vorlagen direkt per Schaltfläche erreichbar. Die „versteckten“ Vorlagen erscheinen erst per Klick auf den nach unten weisenden Pfeil. Wer es bequemer mag, sollte unten rechts im Bereich „Formatvorlagen“ auf den schrägen Pfeil klicken. Damit erscheint rechts neben dem Dokument die komplette Liste der Formatvorlagen.
Ist ganz unten die Option „Vorschau anzeigen“ angekreuzt, ist sofort erkennbar, wie die einzelnen Formate im Dokument aussehen. Über den Link „Optionen“ lässt sich festlegen, welche Vorlagen in der Sidebar erscheinen, etwa nur die empfohlenen oder zurzeit verwendeten Vorlagen.
