19.04.2009 | Tipps
Das papierlose Büro bleibt Utopie. Und so werden auch weiterhin tausende Word-Dokumente ausgedruckt und abgeheftet. Leider gibt es im digitalen Zeitalter immer seltener die praktischen Falz- und Lochmarken, mit denen sich DIN-A4-Blätter ohne Knicken oder grobes Schätzen genau in der Mitte lochen oder als Brief zweifach falten lassen. Wer den Empfängern von Word-Dateien etwas Gutes tun möchte, kann die Markierungen selbst ins Dokument integrieren.
Zwar lassen sich Falzmarken auch von Hand über Positionsrahmen ins Dokument einfügen und in mühsamer Kleinarbeit platzieren, einfacher geht es aber mit dem Gratistool „Falz- und Lochmarken-Assistent“ von SmartTools. Nach der Installation gibt es in allen Versionen ab Word 2000 den neuen Befehl „Einfügen | Falz-/Lochmarken“. Abstand, Länge und Aussehen der Markierungen können im Assistenten selbst festgelegt werden. Damit die Falz- und Lochmarken der DIN-Norm entsprechen, am besten die Standardwerte unverändert lassen und mit Ok bestätigen.
Ohne Fummelei Falz- und Lochmarken einfügen:
https://www.add-in-world.com/katalog/falzassi
Ein wichtiger Hinweis: Das Add-On funktioniert nur mit Administrator-Benutzerkonten. Wer Windows mit einem eigens angelegten Benutzerkonto ohne Administratorrechte nutzt („Standardbenutzer“), kann das Add-On nicht verwenden.
15.04.2009 | Tipps
Jetzt können alle Word-Benutzer aufatmen: Meine derzeit 50 besten Tipps und Tricks rund um die beliebte Textverarbeitung Microsoft Word. Versteckte Funktionen, undokumentierte Abkürzungen und bewährte Insidertipps. So holen Sie mehr aus Word heraus und erreichen schneller bessere Ergebnisse.
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Die meisten Word-Benutzer nutzen nur einen Bruchteil der Möglickeiten – weil sie die verborgenen Funktionen in Word gar nicht kennen oder nicht wissen, wie sie benutzt werden. Ist aber auch kein Wunder, denn die Menüs und Optionen von Word sind alles andere als übersichtlich. Und auf ein Handbuch müssen Word-Benutzer heute auch verzichten.
Deshalb gibt es dieses eBook (im PDF-Format): Meine besten Tipps und Tricks zu Word, die jeder Word-Benutzer kennen sollte. Bewährte Kniffe, versteckte Funktionen, geheime Optionen und Insidertipps. Diese Hammertipps helfen Ihnen, Zeit zu sparen, häufig wiederholte Aktionen schneller durchzuführen und insgesamt bessere Ergebnisse zu erzielen. Holen Sie alles aus Word heraus!
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12.04.2009 | Tipps
Viele Anwender verschicken Fotos nicht direkt per Mail, sondern binden sie in ein Word-Dokument ein. Dagegen ist im Grunde nichts einzuwenden. Sollen die Fotos allerdings weiterverwendet werden, zum Beispiel als Windows-Hintergrund, wird’s schwierig. Die Fotos lassen sich zwar in die Zwischenablage kopieren und in ein Grafikprogramm einfügen; dabei kommt es aber zu sichtbaren Qualitätsverlusten. Wer die Bilder in höchstmöglicher Qualität nutzen möchte, sollte die Exportfunktion von Word nutzen.
So geht’s: In Word den „Speichern unter“-Befehl aufrufen und im Feld „Dateityp“ den Eintrag „Webseite (*.htm, *.html)“ einstellen. Beim Klick auf „Speichern“ macht Word aus dem Dokument eine Webseite. Die eigentlichen HTML-Seiten sind uninteressant. Viel wichtiger sind die JPG-Bilddateien. Alle eingebetteten Fotos liegen einmal in geringer Auflösung und einmal im Großformat vor. Wie groß die Bilddateien sind zeigt das kleine Infofenster, dass erscheint, wenn mit der Maus auf ein Bild gezeigt (nicht geklickt) wird.
02.04.2009 | Tipps
Über die Zwischenablage von Windows lässt sich fast alles kopieren; auch Excel-Tabellen. Schön sieht das allerdings nicht aus. Wer eine Tabelle in ein Word-Dokument einfügt, erhält eine simple mit Tabulatoren formatierte Textliste. Farben, Rahmen und andere Formatierungen gehen verloren. Um eine Excel-Tabelle in Originalform zu kopieren, gibt es ab Excel 2000 einen versteckten Trick.
Mit dem kaum bekannten Befehl „Bild kopieren“ lassen sich Excel-Tabellen als Grafik in die Zwischenablage legen. Und das geht so: Zuerst mit gedrückter Maustaste den gewünschten Tabellenbereich markieren. Dann die [Umschalten/Shift]-Taste gedrückt halten und das „Bearbeiten“-Menü öffnen (Excel 2000, XP und 2003) bzw. bei Excel 2007 im „Start“-Registers auf den Pfeil unterhalb der „Einfügen“-Schaltfläche klicken. Im Menü den Befehl „Bild kopieren“ bzw. „Als Bild | Als Grafik kopieren“ aufrufen. Im nächsten Fenster stehen die Qualitätsstufen „Wie angezeigt“ für den Bildschirm oder „Wie ausgedruckt“ für Druckqualität zur Auswahl. Nach einem Klick auf OK liegt die markierte Tabelle als Grafik in der Zwischenablage vor. Von dort lässt sie sich mit der Tastenkombination [Strg]+[V] in andere Anwendungen einfügen, etwa in ein Word-Dokument.
01.04.2009 | Tipps
Wer mit Word schon einmal umfangreiche Dokumente mit vielen Bildern verfasst hat, kennt das Problem: Bereits nach den ersten Seiten wird das Programm quälend langsam, die Dokumente blähen sich auf etliche Megabyte auf. Das Erstellen von bebilderten Hausaufgaben, Dissertationen oder Diplomarbeiten wird damit zur Qual. Das muss nicht sein. Damit Word auch bei umfangreichen Dokumenten schnell bleibt, gibt es einen einfachen Trick.
Die wichtigste Maßnahme für schlanke Dokumente: Bilder sollten nicht direkt ins Dokument, sondern als Verknüpfung eingefügt werden. Die Verknüpfung ist lediglich ein Verweis auf die Original-Bilddatei, die sich in einem separaten Ordner auf der Festplatte befindet. Das Dokument bleibt damit rank und schlank; angezeigt werden die Grafiken und Fotos trotzdem wie gewünscht. Um Bilder als Verknüpfung einzufügen, im Dialogfenster „Grafik einfügen“ auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche „Einfügen“ klicken und den Befehl „Mit Datei verknüpfen“ aufrufen.
Übrigens: Auch wenn Bilder direkt ins Dokument eingefügt werden, lässt sich die Dateigröße spürbar verringern. Per Mausklick können alle eingebundenen Bilder geschrumpft werden, was allerdings auch die Bildqualität verringert. Um eingebettete Bilder zu verkleinern, bei Word 2007 doppelt auf ein beliebiges Bild und dann auf „Bilder komprimieren“ klicken. Bei Word XP oder 2003 ein Bild markieren und in der Symbolleiste „Grafik“ auf das Symbol „Bilder komprimieren“ (das Icon mit den vier kleinen Pfeilen) klicken. Anschließend „Alle Bilder im Dokument“ aktivieren und die gewünschte Auflösung wählen. Soll das Dokument später gedruckt werden, ist die Einstellung „Drucken 200 dpi“ ideal. Mit OK werden alle Bilder entsprechend verkleinert.
25.03.2009 | Tipps
Texte lassen sich nicht nur über die Formatierschaltflächen oder das Dialogfenster „Schriftart“ gestalten. Profis verwenden die Schaltfläche mit dem Pinsel. Damit lassen sich Formate folgendermaßen auf andere Textstellen „aufmalen“: einen bereits formatierten Text markieren und auf die Pinsel-Schaltfläche („Format übertragen“) klicken. Dann mit gedrückter Maustaste den Bereich markieren, der die gemerkte Formatierung erhalten soll. Sobald die Maustaste losgelassen wird, erhält die markierte Textpassage die Formatierung aus dem Pinsel. Leider klappt das nur einmal. Mit einem Trick lassen sich gemerkte Formatierungen auch mehrfach übertragen – das Format bleibt dann im Pinsel dauerhaft gespeichert.
Und so funktioniert’s: Zuerst wie gewohnt die gewünschte Formatierung markieren. Jetzt doppelt(!) auf die Pinsel-Schaltfläche klicken. Durch den Doppelklick wird die Funktion eingerastet. Jetzt lassen sich mehrere Textstellen hintereinander markieren und mit dem gemerkten Format versehen. Ausgeschaltet wird die Pinselfunktion mit der [Esc]-Taste.
24.03.2009 | Tipps
Neben PDF-Dateien gibt es im Internet immer häufiger Word-Dokumente zum Download. Betrachten lassen sich die Dokumente aber nur, wenn auf dem Rechner die Textverarbeitung Word installiert ist. Bislang war das zumindest so. Denn dank eines kostenlosen Plug-In für den Gratisbrowser Firefox lassen sich Word-2007-Dateien direkt im Browser anzeigen.
Beim DOCX-Format von Word 2007 handelt es sich um ein gekapseltes XML-Format. Das bedeutet in der Praxis: das Dokument lässt sich ohne großen Aufwand ins HTML-Format und damit in eine Webseite umwandeln. Genau das macht das kostenlose Firefox-Add-On „OpenXML Document Viewer“ (https://www.codeplex.com/OpenXMLViewer). Über den Firefox-Befehl „Datei | Datei öffnen“ lassen sich alle DOCX-Dateien direkt im Browser betrachten. Zudem gibt es beim Rechtsklick auf eine Word-2007-Datei den neuen Explorer-Befehl „Öffnen mit | Firefox“. Nach dem Öffnen wandelt Firefox das Word-Dokument ins HTML-Format um und zeigt es mit allen Formatierungen im Browserfenster.
Mit dem „OpenXML Viewer“ Word-2007-Dateien direkt im Firefox-Browser anzeigen:
https://www.codeplex.com/OpenXMLViewer
21.03.2009 | Tipps
Bei Word-Dokumenten ist man nie sicher, ob in der DOC-Datei nicht doch persönliche Informationen oder Reste gelöschter Textpassagen stecken. In fast allen Word-Dateien wird der Name des Autors, das Speicherdatum, das Druckdatum, die Anzahl der Überarbeitungen und vieles mehr hinterlegt. Wer Word-Dokumente ohne mulmiges Gefühl weitergeben möchte, sollte vor dem Verschicken alle persönlichen Informationen tilgen. Mit dem Gratistool „Doc Scrubber“ geht das ganz einfach.
Der kostenlose Helfer zeigt auf Knopfdruck, welche Geheiminformationen in Word-Dokumenten stecken. Dazu gehören zum Beispiel Reste älterer Dateiversionen, eine eindeutige Identifikationsnummer oder im Dokument eingebettete Internet-Links. Mit der Funktion „Srub“ lassen sich die unerwünschten Infos restlos tilgen – wahlweise aus einzelnen Dokumenten oder allen Word-Dateien eines Ordners. Dokumente im neuen DOCX-Format von Word 2007 werden leider nicht unterstützt.
Persönliche Informationen aus Word-Dokumenten löschen mit „Doc Scrubber“:
https://www.javacoolsoftware.com/docscrubber.html#Overview
10.03.2009 | Tipps
Die häufigsten Brüche wie 1/4, 1/2 oder 3/4 ersetzt Word automatisch durch die passenden Ligaturen ¼, ½ und ¾. Das war’s aber auch schon. Für andere Brüche wie 5/6 oder 3/8 gibt es keine vordefinierten Sonderzeichen. Damit’s trotzdem harmonisch aussieht, lässt sich die Darstellung von Bruchzahlen mit wenig Aufwand verbessern.
Und das geht so: Zuerst wird der Bruch wie gewohnt eingegeben, zum Beispiel als 3/8. Anschließend den Zähler (die Zahl über dem Bruchstrich) markieren und im Dialogfenster „Schriftart“ die Option „Hochgestellt“ ankreuzen. Die Schriftgröße auf etwa 85% der Originalgröße verringern; bei einer 12-Punkt-Schrift zum Beispiel auf 10 Punkt. Im nächsten Schritt den Schrägstrich markieren und kursiv formatieren. Dann den Nenner markieren und die Schriftgröße halbieren; bei einer normalen Schriftgröße von 12 Punkt zum Beispiel auf 6 Punkt – fertig ist die eigene Ligatur für Brüche.
Noch ein Tipp: Damit die ganze Prozedur nicht jedes Mal aufs Neue durchgeführt werden muss, lässt sich der Bruch über die AutoKorrektur automatisch umwandeln. Hierzu den fertig formatieren Bruch ohne angrenzende Leerzeichen markieren und den Befehl „Extras | AutoKorrektur-Optionen“ aufrufen (bei Word 2007 „Office-Schaltfläche | Word-Optionen | Dokumentprüfung | Autokorrrektur-Optionen“). Im Feld „Ersetzen“ das Kürzel für den Bruch eingeben, etwa „b3/8“. Anschließend die Option „Formatierten Text“ aktivieren, auf „Hinzufügen“ klicken und die Fenster mit OK schließen. Jetzt formatiert Word auch die selbst erzeugten Ligaturen für Brüche automatisch.
20.02.2009 | Tipps
Mit der Funktion „Einfügen | Formel“ lassen sich in Word-Dokumente auch mathematische Formeln einbauen. Über simple Brüche, Wurzeln, Integrale und Matrizen geht der Standard-Formeleditor aber nicht hinaus. Für echte Mathematiker zu wenig. Ganz anders sieht’s aus, wenn das kostenlose Math-Add-In für Word 2007 installiert ist. Dann wird die Textverarbeitung zum perfekten Werkzeug für Mathematiker.
Nach der Installation gibt es in der Multifunktionsleiste den neuen Befehl „Add-Ins“ mit der Schaltfläche „Math“. Und die hat es in sich. Mit dem Add-On lassen sich auch zwei- und dreidimensionale Graphen erstellen, Berechnungen durchführen und sogar Gleichungen lösen. Ganz wichtig: Bevor Formeln eingefügt werden, sollte mit dem Befehl „Math Preferences“ geprüft werden, ob die richtigen Maßeinheiten eingestellt ist.
Hier Microsoft’s Math-Add-In für Word downloaden:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=030fae9c-704f-48ca-971d-56241aefc764&displaylang=en
xxx-word-math
