23.10.2008 | Tipps
Microsoft bietet zwar für Apples Betriebssystem Mac OS X eine eigene Office-Version inklusive Textverarbeitung Word an, wer aber nur gelegentlich Word-Dokumente bearbeiten möchte, kann die Zusatzinvestition sparen. Denn Mac OS X ist bereits von Hause aus mit einem Texteditor ausgestattet, der auch Word-Dokumente lesen, bearbeiten und speichern kann.
Mit dem Standardprogramm „TextEdit“ lassen problemlos sich fast alle Word-Dokumente öffnen; selbst Dateien im neuen .docx-Format von Word 2007 werden unterstützt. Probleme gibt’s nur, wenn sich im Dokument exotische Formatierungen oder Sonderfunktionen wie die automatischen Tabellenformatvorlagen befinden. Im TextEdit-Fenster erscheinen die entsprechenden Passagen dann ohne die Sonderformatierungen. Mit dem Befehl „Ablage | Sichern unter“ lassen sich die bearbeiteten Dokumente wieder im DOC- und DOCX-Format speichern.
30.09.2008 | Tipps
Kommentare sehen in fast allen Word-Dokumenten gleich aus. Die Anmerkungen erscheinen am rechten Fensterrand in einer winzigen 10-Punkt-Schrift. Wer Kommentare in einer auffälligeren Schriftart oder mit anderen Schriftschnitten formatieren möchte, kann das Standardformat jederzeit ändern.
Um Kommentaren ein neues Aussehen zu verpassen, muss die Formatvorlage für Kommentare bearbeitet werden. Das geht am schnellsten über die Seitenleiste „Formatvorlage“, die mit der Tastenkombination [Strg]+[Alt]+[Umschalten]+[S] eingeblendet wird. Hier auf die Schaltfläche „Formatvorlagen verwalten“ klicken und den Eintrag „Kommentartext“ markieren. Sollte die Vorlage in der Liste fehlen, muss zuvor das Kontrollkästchen „Nur empfohlene Formatvorlagen anzeigen“ deaktiviert werden. Per Klick auf „Ändern“ kann die Vorlage anschließend individuell angepasst werden. Sobald das Fenster mit OK bestätig wird, erscheinen alle Kommentare im neuen Design.
23.09.2008 | Tipps
Für die Auswahl der Schriftart, der Absatzvorlage oder Schriftgröße gibt es in den Symbolleisten von Word eigene Dropdownlisten. Oft ist das Listenfeld aber zu klein. Lange Schriftnamen werden einfach abgeschnitten. Das lässt sich ändern: Listenfelder und Pull-Down-Menüs lassen sich mit einem Trick beliebig vergrößern oder verkleinern.
Das geht bei Word 2000 bis 2003 folgendermaßen: Mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Symbolleiste klicken und den Befehl „Anpassen“ aufrufen. Dann mit der Maus auf die Dropdownliste klicken, die vergrößert werden soll. Um das Pulldownmenü erscheint ein schwarzer Rahmen, der sich mit gedrückter Maustaste beliebig anpassen lässt. Mit einem Klick auf OK wird die neue Größe dauerhaft gespeichert.
Schlechte Nachricht für Besitzer von Word 2007: Die Dropdownlisten der 2007er-Version haben eine feste Größe und lassen sich nicht verbreitern.
17.09.2008 | Tipps
In Word-Dokumenten müssen häufig einzelne Wörter oder nur Teile davon gelöscht werden. Vielschreiber verwenden hierzu nicht die Maus, sondern die Tastatur. Die geläufigste Vorgehensweise: Mit der Tastenkombination [Strg]+[Umschalten] und der Pfeiltaste das Wort markieren und mit [Entf] löschen. Die Methode ist eigentlich schon recht flott, es geht aber noch schneller.
Um einzelne Wörter oder Wortteile zu löschen, reichen die Tastenkombinationen [Strg]+[Entf] und [Strg]+[Löschen/Backspace]. Maßgeblich ist die Position der Einfügemarke. Mit [Strg]+[Entf] wird das nächste Wort links der Einfügemarke gelöscht, mit [Strg]+[Löschen/Backspace] das Wort rechts davon. Befindet sich die Schreibmarke mitten im Wort, wird nur der Wortteil rechts bzw. links des Cursors entfernt.
11.09.2008 | Tipps
Bei Word gibt es zwar keinen Taschenrechner, Summen lassen sich mit der Textverarbeitung aber trotzdem berechnen. Das ist vor allem bei Rechnungen interessant, um rasch die Summe der Einzelposten zu ermitteln.
Um mit Word zu rechnen, muss zuerst eine versteckte Funktion als Schaltfläche eingefügt werden. Bei den Versionen Word 2000 bis 2003 geht das über Befehl „Extras | Anpassen“. Bei Word 2007 ist das Dialogfenster „Anpassen“ über die Office-Schaltfläche und den Befehl „Word-Optionen“ erreichbar. Im folgenden Fenster aus dem Listenfeld den Eintrag „Alle Befehle“ auswählen und in der Befehlsliste den Eintrag „ExtrasBerechnen“ (Word 2000 bis 2003) bzw. „Berechnen“ (Word 2007) markieren. Bei Word 2007 erscheint nach einem Klick auf „Hinzufügen“ eine neue Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Um die Schaltfläche bei früheren Word-Versionen in die Symbolleiste zu integrieren, den Eintrag „ExtrasBerechnen“ mit gedrückter Maustaste auf die Symbolleiste ziehen.
Sobald die neue Schaltfläche integriert wurde, ist das Rechnen mit Word einfach. Zuerst müssen mit gedrückter Maustaste die Zahlenwerte markiert werden, die summiert werden sollen. Bei Tabellen geht das am einfachsten mit gedrückter [Alt]-Taste; dann lassen sich auch einzelne Spalten markieren. Mit einem Klick auf die neue Berechnen-Schaltfläche ermittelt Word die Summe der markierten Zahlen und gibt das Ergebnis unten links in der Statuszeile im Bereich „Ergebnis der Berechnung“ aus.
04.09.2008 | Tipps
Trotz neuem Dateiformat lassen sich in Word 2007 auch alte Word-Dokumente öffnen. Doch ein direkter Vergleich zeigt: Viele alte Dateien sehen im neuen Word 2007 völlig anders aus. Der Zeilenabstand ist deutlich größer als im Original.
Die Ursache ist schnell gefunden. Bei Word 2007 hat Microsoft Änderungen an der Standardformatvorlage vorgenommen.
Die neue Standardschriftart „Calibri“ sowie die erweiterten Zeilenabstände sollen die Lesbarkeit erhöhen. Die Folge: Ältere Word-Dokumente, die auf der Standardvorlage basieren, erhalten in Word 2007 ein neues Layout. Wer das nicht möchte, kann zwischen dem alten und neuen Standardlayout umschalten. Hierzu in der Multifunktionsleiste „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ auf die Schaltfläche „Formatvorlagen ändern“ klicken. Im Menü „Formatvorlagensatz“ anschließend den Eintrag „Word 2003“ oder „Traditionell“ wählen. Jetzt verwendet Word 2007 wieder die Layouteinstellungen früherer Versionen.
26.08.2008 | Tipps
Erst passende Formatierungen wie wechselnde Schriftarten, Farben, Zeilenabstände oder Textausrichtungen machen aus einer Textwüste ein ansprechendes Dokument. In den Dialogfenstern „Schriftart“, „Absatz“ und „Formatvorlagen“ stehen Dutzende Formatierungen zur Auswahl. Profis sehen sofort, welche Einstellungen im Text verwendet wurden. Für Laien ist das schwieriger. Ob ein Absatz mit einem einfachen oder 1,5-fachen Zeilenabstand formatiert wurde, lässt sich nur mit geübtem Auge erkennen. Einfacher geht’s mit der Zusatzleiste „Formatierung anzeigen“.
Am schnellsten lassen sich Informationen über die verwendeten Formatierungen mit der Tastenkombination [Umschalten]+[F1] anzeigen. Am rechten Fensterrand erscheint eine kleine Leiste, die sämtliche Formatierungsangaben des aktuell markierten Textes enthält. Alle Schrift-, Absatz- und Abschnittsformate sind hier bis ins kleinste Detail aufgelistet. Maßgeblich ist die Position der Einfügemarke. Wer Infos über eine andere Textpassage benötigt, klickt einfach an eine beliebige Stelle innerhalb des Absatzes.
20.08.2008 | Tipps
Beim Öffnen eines neuen Word-Dokuments ist automatisch die Standardschriftart „Times New Roman“ in der Schriftgröße 12 Punkt aktiv. Bei Word 2007 kommt die Schrift „Calibri“ in der 11-Punkt-Größe zum Einsatz. Wer neue Dokumente in einer anderen Schrift verfassen möchte, ohne jedesmal aufs Neue die Schriftart anpassen zu müssen, definiert einfach eine neue Standardschriftart.
Das geht ganz einfach: Zuerst mit „Datei | Neu“ ein neues Dokument öffnen und anschließend die Tastenkombination [Strg]+[D] drücken. Im Dialogfenster „Schriftart“ die gewünschten Werte eintragen und auf die Schaltfläche „Standard“ klicken. Die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit „Ja“ beantworten. Word verwendet ab sofort bei allen Dokumenten die neue Standardschriftart.
Übrigens: Die Schaltfläche „Standard“ bzw. „Als Standard festlegen“ gibt es auch in den Dialogfenstern „Seite einrichten“ und „Design“. Hier lassen sich auf gleiche Weise die Standardseiteneinstellungen bzw. -designs festlegen.
12.08.2008 | Tipps
Word 2007 geht auf Nummer sicher und speichert Dokumente automatisch alle zehn Minuten. Vielen Anwendern ist das nicht sicher genug. Wer zum Beispiel häufig von Stromausfällen geplagt ist, wünscht sich ein kürzeres Intervall. Das geht mit Word 2007 ganz einfach.
Um Dokumente zum Beispiel im 5-Minuten-Rhythmus zu speichern, zunächst auf die Office-Schaltfläche sowie die Schaltfläche „Word-Optionen“ klicken. Anschließend in den Bereich „Speichern“ wechseln und in das Feld „AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle x Minuten“ den gewünschten Wert fürs automatische Speichern eingeben. Nach einem Klick auf OK ist die neue Einstellung aktiv.
So funktioniert der Rettungsanker: Kommt es zu einem Stromausfall oder Absturz, rekonstruiert Word beim nächsten Start anhand der AutoWiederherstellen-Informationen den letzten Stand des Dokuments. Das klappt in der Praxis sehr gut und hat bei vielen Anwendern schon so manchen Datenverlust verhindert.
07.08.2008 | Tipps
Nummerierte Aufzählungen sind in Word eine Sache von wenigen Mausklicks. Einfach untereinander die Aufzählungen eintippen und über die Nummerierung-Schaltfläche mit den richtigen Nummern versehen. Kommen neue Einträge hinzu, setzt Word die Nummerierung automatisch fort. Doch was tun, wenn sich zwischendurch die Reihenfolge ändert? Viele Anwender verschieben die Einträge mühsam über die Kopieren- und Einfügen-Funktion der Zwischenablage. Eigentlich unnötig, denn es gibt einen versteckten Trick zum blitzschnellen Umsortieren.
Um die Rangfolge innerhalb der Aufzählung zu verändern, zunächst die Einfügemarke im zu verschiebenden Absatz platzieren. Dann die Tasten [Umschalten] und [Alt] gedrückt halten. Jetzt lässt sich der Absatz mit den Pfeiltasten (und weiterhin gedrückt gehaltenen [Umschalten]- und [Alt]-Tasten) nach oben oder unten verschieben. Mit jedem Schritt wird die Nummerierung entsprechend angepasst.
