31.07.2008 | Tipps
Gar nicht so einfach, in Word Objekte wie Linien oder Grafiken exakt zu positionieren. In den Versionen 2000, 2002, XP und 2003 richtet Word Grafikobjekte an einem unsichtbaren Raster aus. Die Folge: Verschobene Objekte springen von Rasterpunkt zu Rasterpunkt. Ein freies Verschieben ist nicht möglich. Zwei Lösungen versprechen Abhilfe: Die Rasterweite verringern oder komplett aufs Raster verzichten.
Beide Lösungen funktionieren über die Symbolleiste Zeichnen („Ansicht | Symbolleisten | Zeichnen“) am unteren Fensterrand. Hier auf die Schaltfläche „Zeichnen“ klicken und den Befehl „Gitternetz“ aufrufen. Über die Felder „Abstand horizontal“ bzw. „Abstand vertikal“ lässt sich die Rasterweite individuell einstellen und das Gitternetz feinmaschiger gestalten. Wer komplett aufs Raster verzichten möchte, deaktiviert die Option „Objekte am Raster ausrichten“. Damit lassen sich alle Grafikobjekte und AutoFormen frei auf der Textseite verschieben.
Bei Word 2007 ist das Raster standardmäßig ausgeschaltet. Für eine automatische Ausrichtung, muss das Raster in der Multifunktionsleiste „Zeichentools“ über „Ausrichten | Gitternetzlinien anzeigen“ aktiviert werden. Hier gilt: Nur bei angezeigtem Gitter, werden die Grafikobjekte von den Gitterlinien magnetisch angezogen. Die Rasterweite wird mit dem Befehl „Rastereinstellungen“ der Schaltfläche „Ausrichten“ festgelegt.
25.07.2008 | Tipps
Eine Präsentation ohne Powerpoint? Für viele kaum noch vorstellbar. Wer etwas zu sagen hat, wirft heute eine Powerpoint-Präsentation an die Wand oder lässt seine Zuhörer gleich auf ein Notebook-Display schauen.
Powerpoint-Dateien sind meist sehr umfangreich
Leider werden die in der Regel äußerst voluminösen, nicht selten etliche Megabyte schweren Powerpoint-Dokumente gerne auch per E-Mail verschickt, etwa zur Information. Eine Unart: Anstatt Kunden, Kollegen oder Partnern ein schlankes, übersichtliches PDF-Dokument zur Verfügung zu stellen, verschicken viele lieber eine Powerpoint-Datei, um strategische Konzepte, Firmenziele oder Umsatzerwartungen zu erläutern.
Das Problem dabei: Mehr Platzverschwendung geht kaum, denn Powerpoint-Dateien, egal ob nun mit Powerpoint selbst oder mit OpenOffice Impress erstellt, verschlingen leicht etliche Megabyte Speicherplatz. Auf der Festplatte kein Problem, doch wer sie per E-Mail verschicken will, bekommt schnell Probleme. Denn viele Mail-Postfächer haben Beschränkungen, was die maximale Dateigröße der Anhänge betrifft. Powerpoint-Dokumente überschreiten diese Grenzen oft. Abgesehen davon dauert das Verschicken derart großer Dateien auch sehr lange.
PPTminimizer macht Powerpoint schlanker
Doch es gibt eine Lösung für das Problem: Der PPTminimizer, eine rund 30 Euro teure Software von Balesio, ist darauf spezialisiert, Powerpoint- und auch Word-Dokumente zu schrumpfen. Aus Dokumenten, die sonst etliche Megabyte verschlingen, werden schlanke, kompakte Dateien, die sich mühelos per E-Mail verschicken lassen. Der Empfänger braucht keine Spezial-Software, um die gepackten Dokumente zu öffnen: PPTminimizer erzeugt reguläre Powerpoint- und Word-Dokumente, sorgt aber eben dafür, dass sie weniger Speicherplatz verbrauchen.
PPTminimizer kann nicht viel, erledigt das aber zuverlässig und schnell. Wer eine Powerpoint-Präsentation verschlanken möchte, öffnet sie im PPTminimizer, klickt auf „Optimiere Datei“, und wenige Sekunden später steht die meist deutlich leichtere Version davon zur Verfügung. Ich habe einige Powerpoint-Präsentationen durch den Verschlanker geschickt. Viele davon sind 60 bis 85% leichter geworden.
Erreicht wird das vor allem, indem speicherplatzfressende Bilder und Multimedia-Elemente im Dokument komprimiert werden. Vor allem den Bildern geht es an den Kragen: Sie werden auf die tatsächlich nötige Größe verkleinert und nicht in voller Qualität gespeichert, wie das in Powerpoint sonst üblich ist. Außerdem wird auch noch die Kompression erhöht. Das reduziert zwar die Brillanz der Fotos und Bilder, allerdings schadet das nur selten. Oft will man ohnehin mal eben eine Präsentation verschicken, die vom Empfänger lediglich „überflogen“ wird. Auf technisch perfekte Fotos in den Folien ist niemand angewiesen. Den Grad der Komprimierung, ob stark, mittel oder leicht, kann der Benutzer im Programm festlegen – und hat so Einfluss darauf, ob Bildqualität oder Speicherplatz Priorität hat.
Auch Word-Dokumente werden kleiner
PPTminimizer kann auf dieselbe Weise auch Word-Dokumente optimieren. Hier sind die Ergebnisse allerdings nicht ganz so beeindruckend: Viele Word-Dokumente im Test wurden kaum oder gar nicht optimiert, sie enthielten keine Bilder oder andere Medienelemente. Doch sobald Fotos oder Bilder enthalten sind, lassen sich mit dem PPTminimizer auch hier durchaus Spareffekte erzielen.
Das Programm ist clever aufgebaut: Es überschreibt die Originale nicht, sondern legt automatisch Kopien an. So hat man Zugriff auf beide Varianten. Da sich der PPTminimizer auch in Outlook integriert, lassen sich Powerpoint- und Word-Dokumente auch ganz bequem aus dem Mail-Programm heraus verkleinern, genau dann, wenn man sie braucht.
Office erweitert
Auch Word und Powerpoint selbst werden um eine entsprechende Funktion erweitert, so dass man direkt aus den Office-Programmen heraus komprimierte Dokumente erstellen kann. Der PPTminimizer zeigt: Es sind oft die kleinen, unscheinbaren Programme, die den Büroalltag vereinfachen helfen.
23.07.2008 | Tipps
Das DOC-Format von Word ist auch nicht mehr das, was es einmal war. Auch wenn die Dateikennung .DOC geblieben ist, hat sich das Dateiformat mit der Zeit gehörig verändert. Das erleben Word-Anwender spätestens dann, wenn sie versuchen, eine alte Word-1.0/2.0-Dokumente in aktuellen Word-Versionen zu öffnen.
Statt des Dokuments erscheint die Fehlermeldung „Sie versuchen, einen Dateityp zu öffnen, der durch die Registrierungsrichtlinieneinstellung blockiert wird“. Word verweigert den Zugriff aus Sicherheitsgründen, da im alten 1.0/2.0-Format Sicherheitslücken steckten. Um das Dokument trotzdem in Word 2003 (ab Service Pack 3) und Word 2007 zu öffnen und an den Inhalt zu kommen, ist ein wenig Handarbeit notwendig.
So geht’s: Zuerst alle laufenden Programme schließen und dann mit der Tastenkombination [Windows]+[R] und dem Befehl „regedit“ den Registrierungseditor starten. Hier in den folgenden Ordner wechseln:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Word\Security
Die Zahl nach „Office“ gibt dabei die Word-Version an, für Word 2003 lautet der Ordner „11.0“, für Word 2007 ist es „12.0.“ Mit dem Befehl „Bearbeiten | Neu | Schlüssel“ einen neuen Ordner namens „FileOpenBlock“ einfügen.
Den neuen Ordner „FileOpenBlock“ markieren, den Befehl „Bearbeiten | Neu | DWORD-Wert“ aufrufen und dem neuen Eintrag den Namen „FilesBeforeVersion“ geben. Jetzt doppelt auf „FilesBeforeVersion“ klicken und den Wert „0“ eintragen. Das war’s. Beim nächsten Programmstart lassen sich auch uralte Word-Dokumente in Word 2003 und 2007 öffnen.
09.07.2008 | Tipps
Kleine Umfragen unter Freunden und Bekannten lassen sich auch mit der Textverarbeitung Word erledigen. Mit wenigen Handgriffen können in Word ankreuzbare Formulare erstellt und zum Beispiel per E-Mail verschickt werden. Die Empfänger kreuzen in Word die entsprechende Antwort an und schicken das ausgefüllte Formular wieder zurück – zum Abstimmen von Terminen oder Urlaubszielen ideal.
Ankreuzbare Formulare sind in Word schnell erstellt. Bei Word 2002 und 2003 mit der rechten (!) Maustaste auf die Menüleiste klicken und die Symbolleiste „Formular“ einblenden. Über die Kontrollkästchen-Schaltfläche der neuen Symbolleiste lassen sich jetzt die Ankreuzkästchen ins Dokument einbinden; für die Frage nach einem Termin für einen Spieleabend reicht für jeden Terminvorschlag ein Kästchen und dahinter der jeweilige Termin. Anschließend auf das Schlosssymbol klicken, um das Dokument zu schützen und das Ankreuzen zu ermöglichen. Die Datei speichern und per Mail an die Empfänger verschicken. Diese müssen die Antworten nur noch ankreuzen, die Datei speichern und zurückschicken.
Bei Word 2007 geht’s folgendermaßen: Auf die Office-Schaltfläche klicken, den Befehl „Word-Optionen“ aufrufen und das Kontrollkästchen „Entwicklerregisterkarte in Multifunktionsleiste anzeigen“ ankreuzen. Jetzt auf „Entwicklertools“ klicken und über die Schaltfläche „Legacytools“ die Kontrollkästchen einfügen. Mit einem Klick auf „Dokument schützen“ und der Einstellung „Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen | Ausfüllen von Formularen | Ja, Schutz jetzt anwenden“ werden die Auswahlkästchen ankreuzbar gemacht.
02.07.2008 | Tipps
Die Rechtschreibkorrektur von Word korrigiert zuverlässig alle Rechtschreib- und Grammatikfehler. Das gilt allerdings nur für deutschsprachige Texte. Tauchen im Dokument mehrere Sprachen auf, etwa englische oder französische Zitate, kommt Word durcheinander.
Fremdsprachige Texte werden mit roten Wellenlinien unterstrichen, da sie nach deutschen Rechtschreibregeln überprüft werden. Die rote Markierung verschwindet, wenn die Rechtschreibprüfung für fremdsprachige Absätze deaktiviert oder das passende Wörterbuch zugewiesen wird.
Um eine Textpassage von der Rechtschreibprüfung auszunehmen, die entsprechende Textstelle markieren und bei Word XP/2003 den Menübefehl „Extras | Sprache | Sprache festlegen“ aufrufen bzw. bei Word 2007 in der Multifunktionsleiste „Überprüfen“ auf die Schaltfläche „Sprache festlegen“ klicken. Im Dialogfenstre das Kontrollkästchen „Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen“ aktivieren und mit OK bestätigen. Handelt es sich um einen englischen Text, kann alternativ auch die Sprache „Englisch“ ausgewählt werden. Dann prüft Word die Textpassage anhand der englischen Orthographie.
30.06.2008 | Tipps
Über die Zwischenablage von Windows lassen sich Texte beliebiger Anwendungen in Word-Dokumente einfügen, etwa aus Webseiten oder E-Mails. Auch innerhalb des Word-Dokuments geht das Kopieren und Verschieben über die Zwischenablage leicht von der Hand. Beim Einfügen setzt Word allerdings oft ein Leerzeichen vor den ersten neuen Buchstaben, etwa wenn der Text innerhalb eines bestehenden Satzes eingefügt wird. Das lässt sich mit einer Änderung der Word-Optionen verhindern.
Damit Word in Zukunft nicht mehr eigenmächtig Leerzeichen ergänzt, in Word 2003 den Befehl „Extras | Optionen | Bearbeiten“ aufrufen bzw. bei Word 2007 auf die Office-Schaltfläche sowie „Word-Optionen“ klicken und in den Bereich „Erweitert“ wechseln. Hier das Kontrollkästchen „Ausschneiden und Einfügen mit Leerzeichenausgleich“ deaktivieren und mit OK bestätigen. Jetzt werden Texte aus der Zwischenablage ohne ergänzende Leerzeichen übernommen.
25.06.2008 | Tipps
Nach den neuen Rechtschreibregeln (Regel K 164/2) können auch einzelne Vokale am Wortanfang getrennt werden, etwa „A-bend“, „A-kustik“, „E-ber“ oder „Ü-bel“. Die automatische Silbentrennung von Word hält sich an die Regel und trennt einzelne Vokale am Wortanfang, sofern sie noch in die Zeile passen. Das ist orthografisch zwar korrekt, sieht bei den meisten Dokumenten aber gewöhnungsbedürftig aus. Wer einzelne Buchstaben am Zeilenende vermeiden möchte, kann die ungewöhnliche Trennmethode unterbinden.
Hierzu in Word den Menübefehl „Extras | Sprache | Silbentrennung“ aufrufen und im nächsten Dialogfenster die „Silbentrennzone“ erhöhen. Die Trennzone gibt den Mindestabstand zwischen dem Ende des letzten Worts in einer Zeile und dem rechten Seitenrand an. Um die Trennung einzelner Vokale zu unterbinden, muss die Silbentrennzone erhöht werden. Bei Schriftgrößen von 10 oder 12 Punkt sollte die Silbentrennzone bei 1,2 cm liegen.
05.06.2008 | Tipps
Selbst geschossene Fotos gehören zu den Dateien, die sich bei Datenverlust nicht wiederherstellen lassen. Eine Chance besteht, wenn einmalige Familienfotos oder Urlaubserinnerungen in ein Word-Dokument eingefügt wurden und die Word-Datei noch vorhanden ist. Die eingebetteten Fotos lassen sich zwar nicht mehr in Originalgröße aber immerhin in einer Auflösung von 1920 x 1200 Pixel wiederherstellen.
Die Bildrettung funktioniert über den Befehl „Als Webseite speichern“. Zunächst das Word-Dokument mit den eingebetteten Fotos öffnen und den Befehl „Datei | Speichern unter“ aufrufen. Im nächsten Dialogfenster den Dateityp „Webseite (*.htm, *.html)“ wählen auf die Schaltfläche „Weboptionen“ klicken. Im Register „Bilder“ nun unter „Bildschirmgröße“ den Maximalwert „1920 x 1200“ wählen und die Pixelanzahl auf „120“ einstellen. Das Optionsfenster mit OK bestätigen und auf „Speichern“ klicken. Die eingebetteten werden daraufhin in der größtmöglichen Qualität als JPG-Datei gespeichert. Die Bildqualität reicht meist zwar nicht an das Original heran, für die meisten Zwecke ist sie aber immer noch ausreichend – und allemal besser, als die Erinnerungsfotos endgültig zu verlieren.
28.04.2008 | Tipps
Beim Kopieren und Einfügen über die Zwischenablage ist es bisweilen zum Verzweifeln. Wird der kopierte Text aus einer anderen Anwendung – etwa aus einer Webseite – in ein Word-Dokument eingefügt, übernimmt Word nicht nur den reinen Text, sondern auch gleich die Formatierung.
Word versucht, den kopierten Text so zu formatieren und gestalten, wie er in der Ursprungsquelle ausgesehen hat. Ein von einer Webseite kopierter Text in blauer Schriftfarbe erscheint dann auch in Word blau. Wer den Text stattdessen im „nackten“ Rohformat übernehmen möchte, muss erst das Dialogfenster „Einfügen | Inhalten einfügen“ öffnen und dort das Format „Unformatierter Text“ wählen. Es geht aber auch einfacher. Word 2007 lässt sich so einstellen, dass Texte aus der Zwischenablage immer im „Rohformat“ eingefügt wird.
So geht’s: Auf die Office-Schaltfläche in der linken oberen Ecke klicken, den Befehl „Word-Optionen“ aufrufen und in den Bereich „Erweitert“ wechseln. Unter „Ausschneiden, Kopieren und Einfügen“ lässt sich jetzt festlegen, wie Word Texte aus der Zwischenablage behandeln soll. Damit kopierte Texte aus anderen Programmen im „Rohformat“ übernommen werden, im Feld „Einfügen aus anderen Programmen“ den Eintrag „Nur den Text übernehmen“ wählen. Word unterlässt es ab sofort, den Text so zu formatieren, wie er ursprünglich ausgesehen hat. Er wird so eingefügt, als würde er ganz normal über die Tastatur eingetippt. Auf die gleiche Weise lässt sich auch das Verhalten beim Einfügen innerhalb von Word-Dokumenten oder innerhalb desselben Dokuments festlegen.
23.04.2008 | Tipps
Bei Microsoft Office- sind die Rollen eigentlich klar verteilt: Word ist für den Schreibkram zuständig, Excel ist der Rechenkünstler. Doch so wie Excel auch Texte verarbeiten kann, ist auch Word in der Lage, kleinere Rechenaufgaben zu bewältigen.
Möglich macht es die versteckte „Berechnen“-Funktion. Um sie zu aktivieren, bei Word bis zur Version 2003 den Befehl „Extras | Anpassen“ aufrufen, die Registerkarte „Befehle“ aktivieren und die Kategorie „Alle Befehle“ auswählen. Dann im rechten Fenster den Befehl „ExtrasBerechnen“ anklicken und mit gedrückter Maustaste in die Symbolleiste ziehen.
Bei Word 2007 geht es folgendermaßen: Zuerst auf die Office-Schaltfläche und dann auf „Word-Optionen“ klicken. Anschließend in den Bereich „Anpassen“ wechseln und aus der Liste „Befehle auswählen“ den Eintrag „Alle Befehle“ aktivieren. In der linken Spalte den Befehl „Berechnen“ markieren, auf „Hinzufügen“ klicken und das Dialogfenster mit OK schließen. In der Symbolleiste (bei Word 2007 in der Symbolleiste für den Schnellzugriff) erscheint jetzt die neue Schaltfläche „Berechnen“.
Dank der neuen Schaltfläche kann Word jetzt auch rechnen. Hierzu im Text die Formel eingeben – zum Beispiel „22/3+(14^2)“ -, die gesamte Formel markieren und auf die neue Schaltfläche „Berechnen“ klicken. Das Ergebnis verrät Word in der linken unteren Ecke der Statusleiste.
