16.04.2008 | Tipps
So eine Unterschrift im Word-Dokument macht etwas her. Die digitale Signatur ist zwar nicht rechtsgültig – es ist ja nur eine Grafik -, sieht aber schick aus. Das eigene Autogramm unters Dokument zu setzen, ist gar nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Mit der Textbaustein-Funktion lässt es sich sogar per Tastenkombination einfügen.
Zunächst muss die eigene Unterschrift digitalisiert werden. Das geht am einfachsten mit einem Scanner. Einfach die Unterschrift inklusive Grußformel scannen und als Grafikdatei speichern. Dann über den Befehl „Einfügen | Grafik | Aus Datei“ das Autogramm ins Dokument einfügen. Jetzt die Grafik markieren und die Tastenkombination [Alt]+[F3] drücken. Im nächsten Fenster in das Feld „Name“ ein passendes Kürzel eingeben – zum Beispiel „mfg“ – und mit OK bestätigen. Das war’s. Um die gescannte Unterschrift einzufügen, muss nur noch das Kürzel eingegeben und die Taste [F3] gedrückt werden, und schon ist das Dokument digital unterschrieben.
08.04.2008 | Tipps
Mit Tastenkombinationen lassen sich die meisten Word-Befehle schneller aufrufen als mit Maus und Menüs. Mit [Strg]+[S] wird zum Beispiel das aktuelle Dokument gespeichert, [Strg]+[F] aktiviert die Suchfunktion. Dutzende solcher Abkürzungen gibt es, doch selbst Profis können sich nicht alle Kombinationen merken. Das müssen sie auch nicht, denn in Word gibt es eine versteckte Funktion, mit der sich die Tastenkombinationen aller Word-Funktionen einblenden lassen.
Hilfe zu allen Tastenkombinationen gibt es im Dialogfenster „Extras | Anpassen“. Hier in das Register „Optionen“ wechseln und die Option „Tastenkombinationen in Quickinfo anzeigen“ ankreuzen. Jetzt genügt es, den Mauszeiger über eine Schaltfläche zu bewegen. Im Quickinfo-Fenster verrät Word die passende Tastenkombination zur jeweiligen Funktion.
01.04.2008 | Tipps
Wer ein Layout plant oder eine Seite gestaltet, füllt Textbereiche gewöhnlich mit so genannten „Blindtexten“. Das sind sinnlose Textfragmente, die nur zeigen sollen, wie der Text im Layout später aussieht. Word kann auf Knopfdruck solche Blindtexte generieren: Word ist mit einer speziellen Funktion ausgestattet, die wahlweise deutsche oder lateinische Blindtexte generiert.
Hört sich verrückt an, funktioniert aber. Um Blindtexte in beliebiger Länge zu erzeugen, an den Anfang einer Zeile die folgende Formel eingeben:
=rand(x,y)
Wobei „x“ die Zahl der Absätze und „y“ die Anzahl der Sätze pro Absatz festlegt. Für zehn Absätze mit je drei Sätzen lautet die Formel:
=rand(10,3)
Nach Drücken der [Return]-Taste erscheint der Fülltext. Die Funktion eignet sich ideal, um das Layout eines Dokuments zu prüfen, ohne manuell Beispieltexte tippen oder kopieren zu müssen. Und wer statt deutschsprachiger Blindtexte lieber lateinische Absätze wünscht, kann auch die folgende Formel verwenden:
=lorem(x,y)
Übrigens: Sollte es nicht klappen und nach Drücken der [Return]-Taste kein Blindtext erscheinen, ist vermutlich die Option „Während der Eingabe ersetzen“ im Dialogfenster „AutoKorrektur-Optionen“ deaktiviert. Dann einfach die Funktion einschalten und die Formel erneut eingeben.
19.03.2008 | Tipps
Bei Tageszeitungen und in Zeitschriften ist es gang und gäbe: Der Text fließt um die platzierten Fotos und Bilder herum. Dieser Effekt lässt sich auch mit der Textverarbeitung Word realisieren. Dokumente wie Einladungen oder Diplomarbeiten erhalten damit ein professionelles Layout.
Am einfachsten geht das in der aktuellen Version Word 2007. Hier das eingefügte Bild markieren, auf die Schaltfläche „Position“ klicken und im Bereich „Mit Textumbruch“ die gewünschte Variante wählen, etwa „Mitte-Rechts-Position mit quadratischem Textfluss“. Besonders pfiffig: Sobald im ausgeklappten Menü auf eine Option gezeigt (nicht geklickt wird), wird das Bild bereits probehalber im Dokument in der gewählten Variante dargestellt. Wem die Beispiele nicht zusagen, findet über den Befehl „Weitere Layoutoptionen“ noch mehr Einstellmöglichkeiten.
Bei den Versionen Word XP und 2003 fehlt zwar die Live-Vorschau, der Textfluss lässt sich aber ebenfalls schnell einrichten. Hierzu das Bild markieren und in der Symbolleiste „Grafik“ auf die Textfluss-Schaltfläche klicken. Im Untermenü anschließend die gewünschte Variante wählen, zum Beispiel „Passend“. Wenn das Ergebnis nicht zusagt, erneut auf die Schaltfläche klicken und den Befehl „Rahmenpunkte bearbeiten“ aufrufen. Jetzt lassen sich über die Ankerpunkte die Bildposition und der Abstand zum Text individuell anpassen.
10.03.2008 | Tipps
Keine Frage: Zum Suchen von Textpassagen kommt bei Word die Suchfunktion zum Einsatz. Die Textverarbeitung kennt aber auch noch eine andere Variante zum schnellen Auffinden von Textelementen – die „Gehe zu“-Funktion.
Die bei vielen Anwendern kaum genutzten „Gehe zu“-Funktion ermöglicht eine besonders flexible Navigation durch das Dokument. Über den Befehl „Bearbeiten | Gehe zu“ oder die Tastenkombination [Strg]+[G] ist der Befehl rasch aufgerufen. Im linken Fenster wird zunächst festgelegt, zu welchem Textelement gesprungen werden soll, etwa zu einer Seite, einer Grafik oder einer Tabelle. Im rechten Feld anschließend eingeben, zu welchem Element gewechselt werden soll, etwa „+4“ für die vierte Grafik, Seite oder Tabelle ab der aktuellen Position. Und mit der Eingabe „50%“ springt der Cursor exakt in die Mitte des Dokuments.
04.03.2008 | Tipps
Sonderzeichen wie das Promillezeichen () lassen sich über den Nummernblock der Tastatur eingeben. Hierzu die [Alt]-Taste gedrückt halten und auf dem numerischen Ziffernblock den ASCII-Code des Zeichens eingeben, beim Promillezeichen etwa [0][1][3][7]. Zusätzlich zum ASCII-Code verwendet Windows intern den erweiterten Unicode. Welche ASCII- und Unicodes gelten, verrät die Zeichentabelle von Windows („Start | Alle Programme | Zubehör | Zeichentabelle“). Doch was tun, wenn der Nummernblock fehlt oder beim Notebook nur durch Tastenakrobatik erreichbar ist?
Doch was tun, wenn der Nummernblock fehlt oder beim Notebook nur durch Tastenakrobatik erreichbar ist? Dann hilft die Abkürzung über die Tastenkombination [Alt]+[C]. Bei der Textverarbeitung Word lassen sich damit die Hexadezimalcodes auch ohne Nummernblock in Sonderzeichen umwandeln. Hierzu im Dokument den Zahlenwert eingeben, etwa 2030 für das Promillezeichen und markieren. Anschließend die Tastenfolge [Alt]+[C] drücken und voilà: Word wandelt den Zahlencode in das entsprechende Zeichen um. Umgekehrt geht’s auch: Wer ein Zeichen markiert und die Tastenkombination [Alt]+[C] drückt, erhält den zugehörigen Unicode.
22.02.2008 | Tipps
Der Textverarbeitung Word ist es egal, wie viele Dokumente gleichzeitig geöffnet sind. Das gleichzeitige Bearbeiten von fünf, sechs oder mehr Dateien ist problemlos möglich. Viel Klickarbeit entsteht erst, wenn Word beendet wird. Denn dann fragt die Textverarbeitung bei jedem Dokument, ob es gespeichert werden soll oder nicht. Praktischer ist es, alle Word-Dokumente in einem Rutsch zu speichern. Mit einem Trick ist das möglich.
In einem beliebigen Word-Fenster muss hierzu mit gedrückter [Shift]-Taste das Menü „Datei“ geöffnet werden. Im Menü erscheint jetzt der normalerweise nicht sichtbare Befehl „Alle speichern“, mit dem alle derzeit geöffneten Word-Dateien gesichert werden. Auch das gemeinsame Schließen aller Dokumente ist so möglich. Hierzu wieder die [Shift]-Taste gedrückt halten, das „Datei“-Menü öffnen und den sonst versteckten Befehl „Alles schließen“ aufrufen.
Leider funktioniert das nur bis zur Word-Version 2003. Ab Word 2007 ist das mehrfache Speichern und Schließen mit gedrückter [Shift]-Taste nicht mehr möglich.
10.01.2008 | Tipps
Der Start der Textverarbeitung Word verläuft stets gleich: Nach dem Doppelklick auf das Word-Symbol erscheint zunächst der sogenannte Splashscreen mit dem Office-Logo und anschließend das Word-Fenster inklusive leerem Dokument. Bei Bedarf lässt sich Word aber auch anders starten: Spezielle Schalter erlauben, den Word-Start zu konfigurieren.
Für einen individuellen Word.Programmstart sollte zunächst eine eigenständige Verknüpfung zu Microsoft Word angelegt werden. Hierzu mit der rechten Maustaste auf freien Bereich des Desktops klicken und den Befehl „Neu | Verknüpfung“ aufrufen. Jetzt über „Durchsuchen“ die Word-Programmdatei auswählen, zum Beispiel
C:\Programme\Microsoft Office\Office10\WINWORD.EXE
Anschließend einen passenden Namen für die Verknüpfung eingeben und mit OK bestätigen. Im nächsten Schritt können die individuellen Startoptionen ergänzt werden. Hierzu mit der rechten Maustaste auf die neue Verknüpfung klicken und den Befehl „Eigenschaften“ aufrufen. In der Zeile „Ziel“ lassen sich jetzt am Ende – hinter dem schließenden Anführungszeichen – die Startbefehle ergänzen. Folgende Schalter stehen zur Verfügung:
/q
Startet Word ohne Splashscreen
/n
Startet Word ohne leeres Dokument
/a
Startet Word ohne Vorlagen und Add-Ins
/tVorlage
Startet Word mit einer bestimmten Druckformatvorlage. „Vorlage“ bezeichnet dabei den Namen der Vorlage, etwa /tRechnung für die Vorlage „Rechnung“.
03.01.2008 | Tipps
Wer kurzfristig neue Visitenkarten braucht, muss hierzu nicht extra einen Druckservice in Anspruch nehmen. Private Visitenkarten lassen sich auch ganz einfach am eigenen Rechner gestalten und ausdrucken. Das Textverarbeitungsprogramme Word 2007, dickes Visitenkartenpapier und eine Portion Kreativität genügen.
Am einfachsten lassen sich Visitenkarten mit der Tabellenfunktion von Word 2007 gestalten. Zunächst auf „Sendungen“ sowie die Schaltfläche „Umschläge“ klicken. Jetzt in das Register „Etiketten“ wechseln und über die Schaltfläche „Optionen“ die gewünschte Visitenkartengröße auswählen. Im Feld „Hersteller“ sind zahlreiche Etikettenhersteller aufgeführt. Hier ein passendes Format wählen, zum Beispiel „Visitenkarte 5,5 cm x 8,5 cm“. Die entsprechenden Etiketten müssen nicht unbedingt im Drucker liegen, es geht auch mit Standardpapier für Visitenkarten. Wichtig ist lediglich die Auswahl der Visitenkartengröße.
Im nächsten Schritt kann im Dialogfenster „Etiketten“ die Visitenkarte gestaltet werden. Einfach die gewünschten Adressdaten eingeben, die auf der Visitenkarte stehen sollen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Neues Dokument“ legt Word eine Tabelle mit den einzelnen Visitenkarten an. Im letzten Schritt nur noch die letzten Details anpassen und beispielsweise die Zeilenabstände verändern und die fertigen Karten mit dem Druckbefehl auf dem Drucker ausgeben.
04.12.2007 | Tipps
Über die Zwischenablage von Windows lassen sich rasch Fotos oder Bildschirmabbildungen in das Word-Dokument einfügen. Einfach das Foto mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage kopieren oder mit [Druck] den Bildschirm abfotografieren und dann mit [Strg]+[V] in das Dokument einfügen. Mitunter erscheint jedoch statt des Fotos nur ein leerer, weißer Rahmen. Wo ist das Bild?
Ursache ist meist eine falsche Einstellung in den Optionen, in der Regel ist die Anzeige von Bildern deaktiviert. Das lässt sich leicht überprüfen: Den Menübefehl „Extras | Optionen“ aufrufen und in das Register „Ansicht“ wechseln. Word zeigt Grafiken nur an, wenn hier das Kontrollkästchen „Platzhalter für Grafiken“ ausgeschaltet ist. Bei Word 2007 ist das Kontrollfeld im Register „Erweitert“ im Bereich „Dokumentinhalt anzeigen“ versteckt.
