25.07.2007 | Tipps
Umfangreiche Texte lassen sich leichter lesen, wenn sie im sogenannten Blocksatz formatiert sind. Die Absätze sind dann bündig am rechten und linken Rand ausgerichtet und erscheinen wie ein kompakter Block. Die meisten Tageszeitungen und Zeitschriften verwenden den Blocksatz, um ein ruhiges Gesamtbild zu erzeugen. Hier kommt meist der horizontale Blocksatz zum Einsatz, bei dem der Abstand zwischen den Zeichen und Wörtern automatisch angepasst wird. Es geht aber auch vertikal. Mit einer speziellen Seitenformatierung lassen sich ganze Seiten mit einem vertikalen Blocksatz formatieren. Word passt dann den Abstand der Zeilen so an, dass die Seite komplett ausgenutzt wird.
Hierzu im Dialogfenster „Datei | Seite einrichten“ (in Word 2007 „Seitenlayout | Seite einrichten“) in das Register „Layout“ wechseln. Anschließend das Listenfeld „Vertikale Ausrichtung“ öffnen und den Eintrag „Blocksatz“ wählen. Word „zieht“ die Zeilen auf der Seite jetzt so weit auseinander, dass die gesamte Seite genutzt wird. Eine optimale Wirkung entfaltet der vertikale Blocksatz allerdings erst, wenn es mehrere Dutzend Zeilen pro Seite gibt. Bei nur einer Handvoll Zeilen entstehen zu große Abstände.
12.07.2007 | Tipps
Die Textverarbeitungen Word und Works kommen zwar aus derselben Softwareschmiede, trotzdem kommt es häufig zu Konflikten zwischen den „Geschwistern“. Sind beide Microsoft-Anwendungen im Einsatz, können Programmabstürze die Folge sein. Beim Öffnen eines Dokuments in Word XP erscheint dann die Fehlermeldung „Runtime error – abnormal program termination“. Weder eine Reparaturinstallation noch eine komplette Office-Neuinstallation verschaffen Abhilfe.
Ursache ist ein fehlerhaftes Add-In für das Office-Paket Works, das auf vielen Komplettsystemen bereits vorinstalliert ist. Wird nachträglich Microsoft Office XP einrichtet, stolpert Word über das alte Add-In. Das Problem lässt sich aber leicht meistern: Einfach in der Systemsteuerung im Bereich „Software“ das Programm „Works Add-In“ deinstallieren. Oder noch besser gleich das komplette Works-Programmpaket entfernen. Mit dem „großen“ Officepaket ist der kleine Bruder Works ohnehin überflüssig.
04.07.2007 | Tipps
Die Statuszeilen von Microsoft Word oder OpenOffice Word enthalten zahlreiche Informationen über das aktuelle Dokument. Das Seitenformat, die Anzahl der Seiten oder die Darstellungsgröße sind hier etwa zu finden. Die nützliche Zeile am unteren Fensterrand dient aber nicht nur der Information. Von hier aus lassen sich auch direkt die wichtigsten Dialogfenster und Menüs erreichen.
Hierzu genügt es, doppelt auf den entsprechenden Eintrag in der Statuszeile zu klicken. Wer beispielsweise einen Doppelklick auf die Prozentanzeige zur Darstellungsgröße ausführt, landet direkt im Dialogfenster „Zoom“. Ein Doppelklick auf die Anzahl der Wörter öffnet das Fenster „Wörter zählen“ mit weiteren statistischen Informationen.
Übrigens: Ab Word 2007 lässt sich die Statusleiste individuell bestücken. Einfach mit der rechten (!) Maustaste auf einen freien Bereich der Statusleiste klicken, und den gewünschten Infoblock aussuchen.
21.06.2007 | Tipps
Schriften mit phantasievollen Namen wie „Arial“, „Calibri“ oder „Desdemona“ sorgen für Abwechslung im Word-Dokument. Jede auf dem Rechner installierte Schriftart lässt sich zur Gestaltung einsetzen. Das Auge liest schließlich mit. Solange das Dokument nur auf dem eigenen Rechner geöffnet wird, erscheint es auch stets im gewünschten Layout. Bei der Weitergabe – etwa per E-Mail – erlebt der Empfänger aber mitunter eine Überraschung: Statt der schicken Fonts sind nur die Standardschriftarten sichtbar. Der Grund: Auf dem Computer des Empfängers fehlen die verwendeten Schriften.
Dafür gibt es eine elegante Lösung: Die Schriftarten lassen sich in das Dokument integrieren. Da die Fonts huckepack mit dem Word-Dokument auf die Reise gehen, sieht die Datei auf jedem Rechner gleich aus. Um den Service zu nutzen, müssen im Dialogfenster „Datei | Speichern“ unter „Extras“ die „Speicheroptionen“ aktiviert werden. Ist hier das Kontrollkästchen „TrueTye-Schriftarten einbetten“ aktiviert, werden die Schriften kurzerhand dazu gepackt. Einziger Nachteil: Das Word-Dokument wird einige Kilobyte größer.
01.06.2007 | Tipps
Normalerweise ist die serienmäßig in Word eingebaute Rechtschreibprüfung eine praktische Sache. Microsofts Textverarbeitung überprüft schon beim Schreiben den Text auf etwaige Tipp- und Rechtschreibfehler und weist einen unmissverständlich darauf hin, wenn etwas nicht ganz korrekt zu sein scheint. Nun gibt es Situationen, in denen viele Fremdwörter oder fremdsprachige Begriffe verwendet werden. Da kann sich die Rechtschreibhilfe von Word schnell als störend erweisen.
Darum besteht die Möglichkeit, einzelne Absätze in Word ausdrücklich von der automatischen Überprüfung der Rechtschreibhilfe auszuschließen. Dazu den gewünschten Absatz markieren und im Menp „Extras“ die Funktion „Sprache“ und hier „Sprache festlegen“ wählen. Die Option „Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen“ sorgt dafür, dass der Text nicht mehr vor den strengen Augen der Rechtschreibprüfung bestehen muss.
24.04.2007 | Tipps
Je länger ein Word-Dokument wird, umso wichtiger ist die in der Textverarbeitung eingebaute Suchfunktion. Mit dem Befehl „Bearbeiten | Suchen“ (bzw. „Start | Suchen“ bei Word 2007) lassen sich Texte, Überschriften, Grafiken und Sonderzeichen blitzschnell auffinden. Der jeweilige Suchbegriff wird intern gespeichert. Soll die gleiche Suche erneut durchgeführt werden, geht es auch ohne erneutes Aufrufen des Suchen-Befehls.
Mit der Tastenkombination [Shift]+[F4] wird der Suchvorgang ab der aktuellen Position der Einfügemarke erneut gestartet. Word markiert sofort die nächste Fundstelle. Der Vorteil der Tastenkombination: Die erneute Suche kommt ohne störendes Dialogfenster aus; die Fundstelle erscheint auch ohne Suchen-Fenster. Durch erneutes Drücken der Tastenfolgen [Umschalten]+[F4] wird die Suche bis zum Ende des Dokuments fortgesetzt. Ist das Dokumentende erreicht, kann der Suchvorgang direkt am Anfang des Dokuments fortgesetzt werden.
05.04.2007 | Tipps
Die Suchen-und-Ersetzen-Funktion von Word ist ganz schön mächtig. Damit lassen sich blitzschnell alle Textpassage durch andere Texte oder sogar Grafiken und Tabellen austauschen. Mit einem speziellen Trick ist es sogar möglich, dabei den Inhalt der Zwischenablage zu verwenden. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ein Teil einer Webseite mehrfach in das Dokument eingefügt werden soll.
Hierzu im Internet Explorer (oder jeder beliebigen anderen Windows-Anwendung) die gewünschte Passage mit gedrückter Maustaste markieren und mit [Strg][C] in die Zwischenablage kopieren. Der Inhalt der Zwischenablage lässt sich jetzt über die Ersetzen-Funktion von Word mehrfach in das Dokument einfügen. Im Dialogfenster „Bearbeiten | Ersetzen“ muss im Feld „Ersetzen durch“ lediglich der Code „^c“ eingegeben werden. Die Zeichenfolge ^c steht dabei für den Inhalt der Zwischenablage – was immer dort auch abgelegt ist. Zum Eingeben des ^-Zeichens muss die [°]-Taste (ganz oben links neben der Taste [1]) und anschließend die Leertaste gedrückt werden. Mit einem Mausklick auf „Ersetzen“ tauscht Word dann die im Feld „Suchen nach“ eingetragene Textpassage durch den Inhalt der Zwischenablage aus.
26.03.2007 | Tipps
Microsoft hat mit Office 2007 nicht nur die Benutzeroberflächen der beliebten Programme Word, Excel und Powerpoint dramatisch verändert, sondern auch die Dateiformate. Wenn ein Word-2007-Benutzer ein Textdokument speichert, dann speichert er es mit der Dateiendung .DOCX. Für den Benutzer selbst weiter kein Thema, er bemerkt das im Zweifel nicht mal. Aber wenn das Textdokument weiter gegeben wird, etwa per E-Mail, kann das durchaus zum Problem werden: Die meisten Computerbenutzer arbeiten noch nicht mit Word 2007 und können mit dem Textdokument im DOCX-Format nichts anfangen.
Wer bereits mit Word 2007 arbeitet und ein Textdokument weitergeben möchte, aber nicht sicher kann, dass der Empfänger auch bereits Word 2007 einsetzt, der sollte den Text besser im DOC-Format speichern. Wer ein DOCX-Dokument erhält, muss nicht verzweifeln. Denn Microsoft bietet einen kostenlosen Konverter an, der aus DOCX-Dateien DOC-Dateien macht. Einfach das kostenlos erhältliche Microsoft Office Compatibility Pack aus dem Netz laden und installieren. Anschließend steht in der Dateiauswahl von Word 2003 auch das DOCX-Format zur Verfügung. DOCS-Dateien werden mühelos geladen. Auf Wunsch lassen sich Texte auch im DOCX-Format speichern.
Microsoft Office Compatibility Pack
https://springhin.de/compatibility-pack
26.03.2007 | Tipps
Textdokumente speichert Microsoft im DOC-Format. Lange Zeit galt dieses DOC-Format als Standard. Auch OpenOffice kann DOC-Dateien lesen und speichern. Doch das DOC-Format befindet sich langsam aber sicher auf dem Rückzug. Viele PC-Benutzer speichern ihre Textdokumente in Universalformaten wie RTF (Rich Text Format) oder PDF (Portable Document Format). Populär ist auch das „OpenDocument“-Format, das Schluss macht mit dem herstellereigenen Format-Wirrwarr.
Das offene OpenDocument-Dateiformat ODF eignet sich ideal zum universellen Austausch von Textdokumenten. Die Europäische Union setzt es bereits ein, um die revisionssichere Langzeitablage von Dokumenten zu ermöglichen. Das universelle Format lässt sich praktisch mit jedem Texteditor öffnen und verlangt nicht nach einem speziellen Textverarbeitungsprogramm.
Um auch mit Word Dokumente im modernen OpenDocument-Format erstellen, bearbeiten und speichern zu können, gibt es jetzt ein kostenloses OpenDocument-Add-In für Microsoft Word. Der ODF-Converter bindet sich nahtlos in die Microsoft-Textverarbeitung ein stellt neue Befehle zum Öffnen und Speichern von ODF-Dokumenten zur Verfügung.
Zur Installation unter Word XP und Word 2003 sind zusätzlich das kostenlos erhältlich „Office Compatibility Pack“ sowie das „.NET-Framework 2.0“ erforderlich. Word 2007 braucht lediglich das „.NET-Framework“. Beides gibt es als kostenlosen Download auf den Microsoft-Webseiten.
Office-Compatibility-Pack für Word XP und Word 2003:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=de
.NET-Framework 2.0 für Windows:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=0856EACB-4362-4B0D-8EDD-AAB15C5E04F5&displaylang=de
ODC-Converter Add-In für Word:
https://odf-converter.sourceforge.net/download.html
19.03.2007 | Tipps
Zwei Office-Systeme buhlen zurzeit um die Gunst der Büroanwender. Neben dem Platzhirschen Microsoft Word erfreut sich die kostenlose Textverarbeitung OpenOffice wachsender Beliebtheit. Leider sind sich die Dateiformate der beiden Textprogramme nicht immer grün. Mit OpenOffice gespeicherte ODT-Dokumente lassen sich nicht ohne Weiteres in Microsoft Word öffnen. Wer etwa per E-Mail OpenOffice-Dokumente erhält, zum Betrachten aber nicht gleich das komplette OpenOffice-Paket installieren möchte, kann die ODT-Dokumente trotzdem betrachten.
Möglich macht es das kostenlose Tool AODC (An Open Document Converter). Das kleine Hilfsprogramm konvertiert mit Open Office erstellte Text- und Tabellendokumente im ODT- bzw. ODS-Format in eine HTML-Webseite. Die umgewandelten Dokumente lassen sich dann im Browser betrachten oder direkt in Word bzw. Excel öffnen.
Zur Installation ist das Microsoft .NET-Framework 2.0 erforderlich. Das Framework ist bei Windows Vista bereits integriert, Anwender von Windows XP müssen es zunächst herunterladen. Nach dem Download des AODC-Tools reicht ein Mausklick auf die Datei AODC.EXE, um den Konverter zu starten. Jetzt nur noch die Quelldatei angeben und festlegen, mit welchem Programm die konvertierte Datei geöffnet werden soll. Nach einem Mausklick auf „Convert“ startet das Tool den Konvertiervorgang. Besonders praktisch: Mit dem Befehl „Options | Switch Mode Single/Multi“ lassen sich auch mehrere OpenOffice-Dokumente in einem Rutsch konvertieren.
.NET-Framework 2.0 für Windows XP:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=0856eacb-4362-4b0d-8edd-aab15c5e04f5&DisplayLang=de
OpenOffice-Konverter AODC:
https://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=149912
