19.02.2007 | Tipps
Word ist sehr flexibel. Die Menüs und Symbolleisten der Textverarbeitung lassen sich fast beliebig anpassen. Häufig benötigte Befehl wie „Inhalte einfügen“ lassen sich in wenigen Schritten in die Symbolleisten oder die Menüzeilen integrieren. Schwieriger wird es, wenn der Lieblingsbefehl im Kontextmenü der rechten Maustaste erscheinen soll. Doch auch hier kennt Word (bis zur Version 2003) einen umständlichen, aber doch praktikablen Weg.
Um das Kontextmenü um weitere Befehle zu erweitern, zunächst das Dialogfenster „Extras | Anpassen“ öffnen und in das Register „Symbolleisten“ wechseln. Beim Mausklick auf „Kontextmenü“ erscheint eine kleine Symbolleiste mit den drei Registern „Text“, „Tabelle“ und „Zeichnen“. Ein erneuter Klick auf eines der Register zeigt eine Liste der zugehörigen Word-Befehle. Sobald der gewünschte Befehl ausgewählt wurde und ausklappt, kann in der Registerkarte „Befehle“ die gewünschte Änderung am Kontextmenü vorgenommen werden. Hierzu einfach mit gedrückter Maustaste den Word-Befehl an die gewünschte Stelle des Kontextmenüs ziehen. Auf diese Weise lässt sich das Kontextmenü Stück für Stück um die am häufigsten benötigten Word-Befehle erweitern.
12.02.2007 | Tipps
Wer in Word mit gedrückter Maustaste einen Absatz markiert, erlebt oft eine kleine Überraschung. Sobald das letzte Zeichen des Absatzes markiert ist, erweitert Word die Markierung am Ende des Absatzes um ein weiteres Zeichen. Hierbei handelt es sich um die verborgene Absatzmarke. Darin speichert Word die Zeichen- und Absatzformatierung. Die Folge: Wer die Markierung in die Zwischenablage kopiert, übernimmt damit auch die Formatierungen des Absatzes mit in die Zwischenablage. Wer das nicht möchte, kann die automatische Markierung der Absatzmarke ausschalten.
Hierzu muss zunächst das Dialogfenster „Extras | Optionen“ aufgerufen und in das Register „Bearbeiten“ gewechselt werden. Mit dem Kontrollkästchen „Anwenden der smarten Absatzmarkierung“ lässt sich die automatische Absatzmarkierung aus bzw. einschalten. In Word 2007 findet sich die Einstellung in den Word-Optionen im Bereich „Erweitert“ und hört auf den Namen „Smarte Absatzmarkierung verwenden“.
06.02.2007 | Tipps
Wer das aktuelle Tagesdatum in sein Word-Dokument einfügen möchte, betätigt einfach die Tastenkombination [Alt][Shift][D]. Word fügt das Datum dann an der aktuellen Cursorposition ein. Bis Version Word 2003 hat die Textverarbeitung das auf diese Weise eingefügte Datum bei jedem Öffnen des Dokuments automatisch aktualisiert. In der neuen Word-Version 2007 ist das anders: Hier muss die automatische Aktualisierung für das eingefügte Datum ausdrücklich aktiviert werden.
Oft ist statt des jeweils aktuellen Datums jedoch das Erstellungsdatum erwünscht, etwa um zu dokumentieren, wann mit der Arbeit am Dokument begonnen wurde. Word hat eine eigene Funktion parat, um das Erstellungsdatum einzufügen. Einfach den Befehl „Einfügen | Feld“ aufrufen (in Word 2007 „Einfügen | Schnellbausteine | Feld“) und im folgenden Fenster aus der Liste „Kategorien“ den Eintrag „Datum und Uhrzeit“ wählen. Jetzt noch den Feldnamen „CreateDate“ markieren und aus der rechten Spalte das gewünschte Format auswählen. Fertig.
25.01.2007 | Tipps
Ganz klar: Wer mit der Textverarbeitung Microsoft Word arbeitet, speichert seine Dokumente stets im .doc-Format, dem Standardformat von Word. Viele Anwender verwenden jedoch lieber ein anderes Format, etwa RTF (Rich Text Format), um Textdokumente leichter mit anderen Anwendern austauschen zu können. Hierzu muss im Speichern-Dialogfenster jedes Mal im Feld „Dateityp“ das gewünschte Format aufs Neue ausgewählt werden. Die zusätzlichen Mausklicks lassen sich auch einsparen.
Um Word-Dateien dauerhaft in einem anderen Format zu speichern, wird einfach ein anderes Standardformat definiert. Hierzu muss im Dialogfenster „Extras | Optionen“ im Register „Speichern“ lediglich das gewünschte Standardformat ausgewählt werden – etwa „RTF“. Ab sofort verwendet Word beim Speichern standardmäßig stets das neue Format vor. Über das Listenfeld „Dateityp“ lässt sich aber weiterhin bei jedem Speichervorgang jedes andere Dateiformat auswählen.
18.01.2007 | Tipps
Texte im Word-Format lassen sich nicht nur mit dem Original, mit der Textverarbeitung Microsoft Word erstellen. Auch die alternative Textverarbeitung Writer aus dem kostenlosen OpenOffice-Paket erlaubt es, Briefe und andere Dokumente als Word-Datei zu speichern. Allerdings muss hierzu jedesmal im Dialogfenster „Datei | Speichern“ jedes Mal aufs Neue der Dateityp „Microsoft Word 97/2000/XP“ ausgewählt werden. Ein mühsames Unterfangen, wenn fast ausschließlich im Word-Format gespeichert werden soll.
Mit einer kleinen Änderung in der OpenOffice-Konfiguration lässt sich das Word-Format dauerhaft als Standard-Speicherformat einstellen. Im Dialogfenster „Extras | Optionen | Laden/Speichern | Allgemein“ muss hierzu lediglich im Feld „Immer speichern als“ der Eintrag „Microsoft Word 97/2000/XP“ ausgewählt werden. Nach einem Mausklick auf „OK“ ist das Microsoft-Word-Format das neue Standardformat für alle zukünftigen Writer-Dokumente.
17.01.2007 | Tipps
Die Textverarbeitung Microsoft Word legt mitunter ein eigenartiges Verhalten an den Tag. Normalerweise sollte die Ansicht „Seitenlayout“ die Seite auf dem Bildschirm so darstellen, wie sie später beim Ausdruck erscheint. Oft fehlen in der Seitenansicht jedoch die oberen und unteren Seitenränder. Die Seite erscheinen so, als seien sie ohne Ränder direkt aneinandergeklebt, lediglich getrennt durch eine schwarze Linie. Vom Seitenrand keine Spur.
Das Geheimnis: Seit Word XP verfügt die Textverarbeitung über eine Funktion zum Ausblenden der Leerräume zwischen den einzelnen Seiten. Das soll die Übersichtlichkeit erhöhen und das Bearbeiten des Dokuments vereinfachen. Zumeist sorgen die fehlenden Seitenränder aber eher für Verwirrung. Sollten in der Layoutansicht schwarze Striche statt der erwarteten Seitenränder erscheinen, lässt sich per Mausklick schnell wieder die Standardansicht aktivieren. Hierzu genügt es, doppelt auf die schwarze Linie zu klicken; Word stellt die Seiten dann wieder mit korrektem Abstand dar. Alternativ hierzu kann die Option auch im Dialogfenster „Extras | Optionen | Ansicht“ mit dem Kontrollkästchen „Leerraum zwischen Seiten (nur Seitenlayout)“ deaktiviert werden.
12.01.2007 | Tipps
Die Textverarbeitung Word liefert auf Wunsch detaillierte Statistiken über das aktuelle Dokument. Mit dem Befehl „Extras | Wörter zählen“ verrät Word etwa, wie viele Zeichen und Wörter der Text enthält. Wer wissen möchte, wie oft ein ganz bestimmtes Wort vorkommt, muss hingegen in die Trickkiste greifen. Hier hilft der pfiffige Einsatz der „Ersetzen“-Funktion.
Um die Häufigkeit eines Wortes zu ermitteln, muss zunächst das gewünschte Wort im Text markiert werden. Anschließend den Befehl „Bearbeiten | Ersetzen“ aufrufen, und in das Feld „Ersetzen durch“ exakt das gleiche Wort eintragen. Jetzt nur noch das Dialogfenster erweitern und das Kontrollkästchen „Nur ganzes Wort suchen“ ankreuzen und auf die Schaltfläche „Alle ersetzen“ klicken. Word ersetzt anschließend das markierte Wort durch sich selbst und – ganz wichtig – teilt am Schluss mit, wie oft es ersetzt wurde. Genau so oft kommt das Wort im Dokument vor.
05.01.2007 | Tipps
Word führt Buch darüber, welche Dokumente zuletzt bearbeitet wurden: Über das „Datei“-Menü lassen sich die letzten vier verwendeten Dokumente aufrufen. Eine Funktion, die zwar praktisch ist – aber auch indiskret: Die Liste verrät auch anderen PC-Benutzern, welche Dokumente zuletzt benutzt wurden.
Wer keine Spuren hinterlassen möchte, kann im Dialogfenster „Extras | Optionen“ im Register „Allgemein“ die komplette Liste deaktivieren. Effektiv, aber nicht unbedingt elegant, da alle Einträge verschwinden. Wesentlich praktischer ist die Möglichkeit, gezielt einzelne Einträge aus der Liste zu entfernen. Dazu mit der Tastenkombination [Strg][Alt][-] (nicht das Minuszeichen am Ziffernblock verwenden, sondern das Minuszeichen neben der rechten [Shift]-Taste) die Löschfunktion aktivieren. Der Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in eine horizontale Linie. Jetzt nur noch das Menü „Datei“ öffnen und auf den gewünschten Eintrag in der Liste der zuletzt bearbeiteten Dokumente klicken – schon ist der Eintrag verschwunden. Durch Betätigen der Taste [Esc] erscheint wieder der normale Mauszeiger.
05.12.2006 | Tipps
Microsoft hat in der Textverarbeitung Word ein Funktion versteckt, die gerade beim Drucken von langen Dokumenten ungemein praktisch ist. Mit dem geheimen Befehl „Um eine Seite verkleinern“ lassen sich Dokumente exakt auf eine bestimmte Seitenanzahl verkleinern. Rutschen beim Ausdruck beispielsweise die letzten Zeilen auf eine neue Seite, lässt das Dokument auf Knopfdruck so verkleinern, dass beim Drucken exakt eine Seite weniger gebraucht wird. Dabei wird der gesamte Text automatisch so umformatiert, dass der Text optimal auf den vorhergehenden Seiten Platz findet.
Der praktische Befehl ist allerdings gut versteckt. Um ihn aus der Reserve zu locken, muss zunächst das Dialogfenster „Extras | Anpassen“ aufgerufen und in das Register „Befehle“ gewechselt werden. Im folgenden Fenster einfach in die Kategorie „Extras“ wechseln und in der rechten Liste bis zum Befehl „Um eine Seite verkleinern“ blättern. Danach muss der Befehl nur noch mit gedrückter Maustaste an einer beliebigen Stelle der Symbolleiste abgelegt werden. Ab sofort lässt sich per Mausklick auf die neue Schaltfläche das gesamte Dokument um eine Seite verkleinern. Dabei werden alle Schriftgrößen proportional verkleinert, bis es passt. Der Befehl lässt sich auch mehrfach hintereinander aufrufen, um die Seitenzahl weiter zu verringern.
22.11.2006 | Tipps
Arbeiten mehrere Anwender an einem Word-Dokument, sind Kommentare ein willkommenes Hilfsmittel, um Anmerkungen einzufügen. Die Kommentare erscheinen weder im Text noch im Ausdruck. Besonders pfiffig ist die Möglichkeit, neben Textkommentaren auch Audio-Anmerkungen einzufügen. Ein Kommentar ist schließlich meist rascher gesprochen als über die Tastatur eingetippt. Ein an den PC angeschlossenes Mikrofon genügt.
Um Kommentare einzufügen, muss der Mauszeiger zunächst an die gewünschte Textstelle platziert und anschließend der Menübefehl „Einfügen | Kommentar“ aufgerufen werden. Im unteren oder rechten Bereich des Bildschirms erscheint das Eingabefenster für Kommentare. Zudem blendet Word die Symbolleiste „Überarbeiten“ ein. Zum Einfügen eines Audiokommentar jetzt nur noch in der „Überarbeiten“-Symbolleiste auf den nach unten weisenden Pfeil rechts neben der Schaltfläche „Neuer Kommentar“ klicken und im Untermenü den Befehl „Gesprochener Kommentar“ aufrufen. Schon kann die Audioaufnahme beginnen.
