16.11.2006 | Tipps
Briefe und andere Word-Dokumente sind nicht immer nur für die eigenen Augen bestimmt. Oft werden Word-Dokumente an Freunde, Bekannte, Mitarbeiter oder Vorgesetzte weitergeleitet. Neben dem eigentlichen Briefinhalt gehen dabei auch viele persönliche Informationen auf die Reise. Dazu gehören Hinweise über den Verfasser aber auch die mit Kommentaren oder verfolgten Änderungen verbundenen Informationen.
Das Speichern der persönlichen Daten lässt sich ab Word 2002 leicht unterbinden. Einfach den Menübefehl „Extras | Optionen“ aufrufen und anschließend in das Register „Sicherheit“ wechseln. Im folgenden Dialogfenster muss lediglich das Kontrollkästchen „Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen“ angekreuzt sein. Ab sofort verzichtet Word auf die persönlichen Zusatzinformationen in Word-Dokumenten.
24.10.2006 | Tipps
Kleine Firmen oder Ich-AGs brauchen keine kostspielige Buchhaltungs-Software, um Rechnungen an ihre Kunden zu schicken. Denn auch mit Word lassen sich Rechnungen schreiben. Auf Wunsch rechnet Word sogar die Mehrwertssteuer aus.
Benötigt wird lediglich eine Tabelle, zum Beispiel mit den drei Zeilen „Nettosumme“, „Umsatzsteuer“ und „Rechungssumme“. Jetzt nur noch die Schreibmarke in die Zelle setzen, in der die errechnete Umsatzsteuer erscheinen soll und dann den Menübefehl „Tabelle | Formel“ aufrufen. In das Feld „Formel“ kommt die Formel „=B1*19%“.
Wichtig dabei: Das Kürzel „B1“ bezeichnet das Tabellenfeld, in dem sich die zugrunde liegende Nettosumme befindet; im obigen Beispiel in der zweiten Spalte („B“) der ersten Zeilen („1“). Nach einem Mausklick auf „OK“, errechnet Word automatisch aus der Nettosumme in Zelle B1 den korrekten Mehrwertsteuerbetrag. In der dritten Zeile lässt sich auch gleich die Bruttosumme ausrechnen. Hierzu genügt es, mit dem gleichen Befehl die Formel „=SUM(ABOVE)“ einzutragen. Schon erscheint die Gesamtsumme aus Nettobetrag plus Umsatzsteuer.
09.10.2006 | Tipps
Es ist der erste Eindruck, der zählt, besonders bei Briefen. Damit die Bewerbung, der Beschwerdebrief oder die Einladung einen guten Eindruck macht, sollte der Text auf mögliche Schwächen abgeklopft werden. Dabei helfen die praktischen Sprachtools von Word. Die Rechtschreibprüfung sorgt für eine fehlerfreie Orthographie, der Thesaurus beizeiten für das passende Wort.
Der Thesaurus kann mehr als nur Synonyme für einzelne Wörter finden. Er schlägt sogar passende Alternativen für ganze Phrasen vor, beispielsweise für „über alle Berge“, „hin und wieder“, „schwarz auf weiß“, „ans Messer liefern“ oder „ins Unglück stürzen“. Einfach im Word-Dokument mit gedrückter Maustaste die komplette Phrase markieren und anschließen den Befehl „Extras | Sprache | Thesaurus“ aufrufen oder die Tastenkombination [Umschalten][F7] drücken.
In der Vorschlagliste erscheinen daraufhin die passenden Synonyme für die markierte Phrase. Mit einem Mausklick auf „Ersetzen“ tauscht Word dann etwa die Phrase „wieder und wieder“ gegen die passende Alternative „regelmäßig“ aus.
05.10.2006 | Tipps
Einzelne Wörter oder ganze Textpassagen werden zumeist mit der Maus markiert. Mit gedrückter Maustaste über die Textpassage fahren, schon ist der Text markiert. Word kennt aber noch eine weitere, deutlich elegantere Methode, um auch ohne Maus Wörter und Absätze zu markieren.
Hierzu die Schreibmarke innerhalb des Wortes platzieren, das Sie markieren möchten. Drücken Sie jetzt zwei Mal hintereinander die [F8]-Taste. Das ausgewählte Wort ist markiert. Wenn Sie die Taste [F8] ein weiteres Mal drücken, wählt Word den kompletten Satz aus, beim vierten Mal den Absatz und beim fünften Mal den kompletten Text. Sobald die gewünscht Textpassage markiert ist, drücken Sie [Esc]-Taste, um den Markierungsmodus wieder zu verlassen.
Der Trick eignet sich auch hervorragend, um punktgenaue Markierungen zu setzen. Platzieren Sie die Schreibmarke an die Position, bei der die Markierung beginnen soll. Drücken Sie anschließend die [F8]-Taste, und setzen Sie die Schreibmarke anschließend an die Stelle, an der die Markierung endet. Wenn Sie abschließend die [Esc]-Taste drücken, markiert Word alle Zeichen zwischen Start- und Endpunkt. Das Markieren geht damit meist viel genauer als mit der Maus.
03.10.2006 | Tipps
Alle wirklich wichtigen Befehle und Funktionen in Word lassen sich bequem über passende Tastenkombinationen (Shortcuts) erreichen. Einen Text kopieren mit [Strg][C], den Text woanders einfügen mit [Strg][V] oder Wörter fett markieren mit [Strg][Umschalten][F] – alles weiter kein Problem. Wer jedoch häufig Tabellen einfügt, zur Gliederungsansicht wechselt oder andere eher „exotische“ Funktionen nutzt, schaut in Sachen Tastenkombination in die Röhre. Es sind eben nur die wichtigsten Word-Funktionen mit zeitsparenden Shortcuts ausgestattet worden.
Doch das lässt sich ganz leicht ändern: Dazu die Tastenkombination [Strg][Alt][+] drücken, wobei Sie das Pluszeichen des numerischen Tastenblocks ganz rechts auf der Tastatur verwenden. Der Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in das Office-Logo, eine Art Kleeblatt. Klicken Sie mit der Maus auf die gewünschte Schaltfläche bzw. rufen Sie den Befehl auf, dem Sie einen neuen Shortcut zuweisen möchten, etwa „Einfügen | Grafik | Aus Datei“. Danach auf das Feld „Neue Tastenkombination“ klicken und auf der Tastatur die gewünschte Tastenkombination betätigen. Die neue Kombination erscheint daraufhin im Feld „Aktuelle Tasten“. Voilà: Der neue Shortcut steht ab sofort zur Verfügung.
Übrigens: Die Funktion ist auch praktisch, um „mal eben“ nachzuschauen, mit welcher Tastenkombination sich eine Schaltfläche oder ein Befehl erreichen lässt. Wie lautet noch einmal der Shortcut zum Zentrieren des Textes? Das Feld „Aktuelle Tasten“ verrät es.
26.09.2006 | Tipps
Erfahrene Word-Benutzer wissen: Über das Menü „Ansicht | Symbolleisten“ lassen sich gezielt einzelne Symbolleisten ein- und ausblenden. Jede Symbolleiste bietet bestimmte Funktionen an, etwa zur Bildbearbeitung, zur Abwicklung des Seriendrucks oder zur Gliederung des Textes. Viele der in den Symbolleisten angebotenen Funktionen lassen sich auch über die Menüs erreichen, doch das Anklicken der passenden Symbole führt viel schneller zum Ziel. Wer jedoch zum Beispiel keinen Seriendruck plant, kann auch mit der „Seriendruck“-Symbolleiste nichts anfangen – und sollte sie deshalb ausblenden.
Die Funktion „Ansicht | Symbolleisten“ ist ein Weg. Schneller geht es, indem mit der rechten Maustaste eine Symbolleiste angeklickt wird – schon präsentiert Word eine Liste mit allen bekannten Symbolleisten. Vor derzeit aktiven Symbolleisten erscheint ein Haken. Um eine Symbolleiste zu deaktivieren, muss sie im Kontextmenü lediglich angeklickt werden.
Wer mehrere Symbolleisten auf einmal ein- oder ausschalten möchte, muss diesen Schritt entsprechend oft wiederholen. Viel schneller geht es in diesem Fall über die Funktion „Anpassen“ im Menü „Extras“. Danach auf „Symbolleisten“ klicken. Hier lassen sich nun die gewünschten Symbolleisten auswählen.
Aber wie heißen die eingeblendeten Symbolleisten überhaupt? Bei einer fest im Arbeitsbereich von Word verankerten Symbolleiste lässt sich das gar nicht sagen. Doch sobald die Symbolleiste aus der Verankerung entfernt wird, verrät Word auch den Namen der Symbolleiste. Dazu mit der Maus auf die gewünschte Symbolleiste klicken und bei gedrückter Maustaste aus der Verankerung entfernen. Word präsentiert dann ein eigenes kleines Fenster mit Symbolen, das sich frei auf dem Bildschirm platzieren lässt. Der Name der Symbolleiste erscheint im linken oberen Bereich des Fensters.
16.09.2006 | Tipps
Wer mit Word Textdokumente erstellt oder mit Excel Tabellen bearbeitet, möchte seine Daten vielleicht vor fremden Blicken schützen. Kein Problem, denn beide Programme bieten die Möglichkeit, Dokumente durch ein Passwort zu schützen. Ob schon beim Öffnen der Dokumente das Passwort abgefragt wird oder erst, wenn das jeweilige Dokument bearbeitet, also verändert werden soll, lässt sich einstellen.
Unter Word XP dazu nach „Datei | Speichern unter“ in der Auswahlbox auf „Extras“ klicken und dort „Sicherheitsoptionen“ auswählen. Hier lässt sich nun ein Passwort bestimmen, wahlweise für das Öffnen und/oder Bearbeiten des Textes. Wer auf „Erweitert“ klickt, kann sogar festlegen, welche Verschlüsselungsmethode zum Einsatz kommen soll. Der Standardschlüssel von Word ist relativ sicher, lässt sich aber knacken. Während zum Beispiel der 128-Bit-RSA-Schlüssel kaum zu knacken ist.
Excel-Benutzer wählen ebenfalls die Funktion „Speichern unter“ im Menü „Datei“ und klicken anschließend auf „Extras“, hier „Allgemeine Optionen“ auswählen, um das Passwort zum Öffnen oder Ändern des Dokuments festzulegen. Auch hier kann die Verschlüsselungsmethode bestimmt werden.
16.09.2006 | Tipps
Microsoft Word spricht Englisch, auch in der deutschen Version. Das kann man sich zunutze machen: Auf Wunsch übersetzt Word gerne schon mal einzelne Wörter. Dazu in Word das Wort markieren, das übersetzt werden soll (ganze Sätze funktionieren leider nicht). Danach im Menüs „Extras“ die Funktion „Sprache | Übersetzen“ wählen.
Word öffnet nun im rechten Fensterbereich eine neue Leiste und präsentiert dort gleich das zuvor markierte Wort. Bei älteren Word-Versionen muss der Benutzer noch auf „Ausführen“ klicken. Danach erscheint die Übersetzung des markierten Wortes. In der Regel gibt es gleich auch noch ein paar Beispiele, wie das Wort in der englischen Sprache verwendet wird. Ist die Übersetzungshilfe erst mal geöffnet, lassen sich auch Übersetzungen in die andere Richtung erledigen, von Deutsch ins Englische.
11.09.2006 | Tipps
Word bietet die Möglichkeit, Änderungen und Korrekturen an einem Dokument zu verfolgen. Dann kann jeder sehen, wer welche Korrekturen durchgeführt hat. Dazu gibt es im Menü „Extras“ die Funktion „Änderungen nachverfolgen“. Die Funktion ist immer dann praktisch, wenn mehrere Personen ein Dokument bearbeiten, weil sich auf diese Weise auch später noch alle Korrekturen nachvollziehen lassen.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, zwei Fassungen eines Dokuments miteinander zu vergleichen, etwa das Original und eine bearbeitete Version – und auf diese Weise Änderungen und Korrekturen auf die Spur zu kommen. Dazu das erste Dokument laden und im Menü „Extras“ die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktivieren.
Danach im Menü „Extras“ die Funktion „Dokumente vergleichen und zusammenführen“ aufrufen. Word bietet nun die Möglichkeit, den zweiten Text auszuwählen. Danach erscheinen die Korrekturen in einer anderen Farbe: Man kann eindeutig erkennen, was hinzugekommen ist und was gelöscht wurde. Anders als bei der Nachverfolgungsfunktion lässt sich hier allerdings nicht erkennen, wer die Korrekturen durchgeführt hat.
05.09.2006 | Tipps
Eigentliche alle Funktionen lassen sich in Word über Menüs oder Symbole erreichen. Viele Computerbenutzer arbeiten aber lieber mit der Tastatur, gerade beim Schreiben von Texten. Darum bietet Word viele Funktionen auch über – oft unbekannte – Tastenkombinationen an. Das gilt auch für das Ausrichten von Textabsätzen. Wer einen Textabsatz links, rechts oder zentriert ausrichten möchte, betätigt die Tastenkombination [Strg][E] zum Zentrieren des aktuellen Textabschnitts. Besser merken lassen sich die Tastenkombinationen [Strg][L] für die linksbündige und [Strg][R] für die rechtsbündige Darstellung des aktuellen Absatzes. Wer nicht nur den aktuellen Textabsatz, sondern mehrere entsprechend formatieren möchte, muss lediglich vorher für die nötige Markierung sorgen.
