11.04.2006 | Tipps
Abschnitte sind eine häufig unterschätzte Gestaltungshilfe unter Word. Wer Abschnitte benutzt, kann nicht nur bequem die Paginierung ändern (Seitennummern), sondern zum Beispiel auch gezielt bestimmte Bereiche eines Dokuments bearbeiten und vor allem drucken. Über die Funktion „Manueller Umbruch“ im Menü „Einfügen“ lässt sich jederzeit ein Bereichswechsel ins Dokument einfügen.
Wer nun einen bestimmten Bereich ausdrucken möchte, gibt unter „Seitenbereich“ im Druckdialog nicht die Seitenzahlen an, sondern den oder die gewünschten Bereiche. Durch „S2“ zum Beispiel wird der zweite Bereich gedruckt. Soll der zweite und vierte Bereich gedruckt werden, kann „S2;S4“ angegeben werden, mit „S3-S4“ werden die Bereiche 3 bis 4 ausgedruckt.
Erfahrene Anwender können sogar Bereichs- und Seitenangaben kombinieren. Seitenangaben wird ein „P“ vorangestellt. Wer etwa Seite 3 im Bereich 2 bis Seite 11 im Bereich 4 drucken möchte, gibt an: „P3S2-P11S4“.
11.04.2006 | Tipps
Wer mit Word einen Brief schreiben will, der lediglich eine Seite umfassen darf, kann eine praktische, weitgehend unbekannte Funktion in Word nutzen, die eine Menge Zeit und Ärger spart: Sollte der Brief ein, zwei oder drei Zeilen zu lang sein, ist es normalerweise nötig, manuell die Schriftgrößen zu variieren, bis der gesamte Text auf die Seite passt. Word macht das aber gerne auch automatisch – auf Knopfdruck.
Dazu im Menü „Datei“ die Funktion „Druckansicht“ aufrufen. Word präsentiert eine Vorschau der Druckseiten. Nun mit der Maus auf das Icon „Größe anpassen“ klicken, das ist das dritte Logo von rechts in der Icon-Leiste. Beim Überfahren des Mauscursors erscheint auch der Hinweistext „Größe anpassen“. Nach einem Klick auf dieses Logo verändert Word die Schriftgröße automatisch so, dass alles auf die Seite passt.
22.03.2006 | Tipps
Wie sich einzelne Zeichen, Wörter oder Absätze markieren lassen, wissen die meisten Word-Benutzer nach einer Weile. Mit der Maus ist das auch recht bequem. Was viele nicht wissen: Word erlaubt darüber hinaus, Textblöcke zu markieren, etwa beliebige Zeilen und Spalten. Dazu die Tastenkombination [Shift][Alt] betätigen und gleichzeitig mit der Maus den gewünschten Bereich im Text markieren. Am besten, man beginnt in der linken oberen Ecke des zu markierenden Bereichs und fährt dann mit dem Mauscursor in die rechte untere Ecke. Anders als sonst erlaubt Word bei dieser Methode, einen Bereich unabhängig von Satzanfängen oder Absätzen zu markieren. Anschließend lässt sich der markierte Bereich in die Zwischenablage kopieren oder auch ausschneiden.
18.03.2006 | Tipps
Die Schreibmaschine hat ausgedient. Heute wird am Computer getextet, geschrieben – aber auch geflucht. Denn nicht immer will der Computer so, wie man selbst
Die meisten benutzen die Textverarbeitung Microsoft Word. Tipps, die das Leben leichter machen.
Texte korrigieren
Die Tippex-Industrie dürfte Microsoft wohl verfluchen. Denn wer benutzt schon noch einen Minipinsel mit weißer Farbe, wenn sich Fehler doch viel bequemer am Computer korrigieren lassen? So eine Textverarbeitung ist aber mehr als nur ein Ersatz für die Schreibmaschine. Sie hilft beim Texten, korrigiert Schreibfehler – und gibt sogar Empfehlungen.
Rechtschreibung – alt oder neu?
Die eingebaute Rechtschreibhilfe von Word ist in Zeiten einer Rechtschreibreform natürlich besonders nützlich, denn wer kann schon von sich behaupten, alle neuen Regeln drauf zu haben? Word kann das. Das Programm korrigiert zuverlässig Tipp- und Rechtschreibfehler, normalerweise nach der neuen deutschen Rechtschreibung. Wer aber lieber nach den alten Regeln textet, einfach die entsprechende Option abschalten. So einfach kann das sein. Viele Funktionen von Word sind sehr praktisch, aber viel auch ziemlich gut versteckt.
Fett und kursiv
Wenn Sie ein Wort fett oder kursiv schreiben wollen, muss das Wort normalerweise markiert und dann das passende Logo angeklickt werden. Das ist OK, es geht aber auch einfacher. So nämlich: Ein Wort in Sternchen einschließen, und es wird automatisch fett. Tippt man vor und hinter dem Wort einen Unterstrich ein, erscheint es schräg gestellt. Kursiv.
Hoch- und tiefgestellt
H2O. a2+b2=c2. Hoch- und tiefgestellte Zeichen einzugeben ist richtig mühselig. Da muss immer erst die passende Option in der Formatierung bemüht werden. Aber es geht auch schneller. Viel schneller. Mit [Strg][#] kann man einzelne Zeichen tiefer stellen, wie in H2O. Mit [Strg][+] lassen sich hochgestellte Zeichen eingeben.
Schriftgröße
Und noch ein Tipp für die Texteingaben: Ein Text soll kleiner oder größer erscheinen? Normalerweise regelt man das über die passenden Menüs. Viel schneller geht das über eine geheime Tastenkombination. Mit [Strg][8] wird der markierte Text kleiner, mit [Strg][9] größer. Jeweils um einen Punkt. Viel praktischer als über Menüs.
Linie zeichnen
Für alle, die gerne schon mal einen Strich unter etwas ziehen: Man kann sich das Leben schwer machen, etwa indem man das mit den Standardfunktionen versucht. Oder man kennt diesen Tipp: Einfach drei Mal einen Trennstrich eintippen – und dann Return drücken. Schon erscheint eine Linie auf dem Bildschirm.
Text in Form bringen
Sie sehen: Wenn man die richtigen Tricks kennt, kann man mehr aus seiner Textverarbeitung herausholen und hat es obendrein noch etwas bequemer. Das gilt auch für die Gestaltung insgesamt. Word bietet eine Menge Möglichkeiten, einen Text in Form zu bringen, zu gestalten.
ClipArts
Was viele nicht wissen: Word hat eine eigene, kleine Bilderbibliothek an Bord. Cliparts heißen die meist kleinen Zeichnungen, die sich bequem in jeden Text übernehmen lassen. Über „Einfügen“, „Grafik“, „Cliparts“. Besonders praktisch: Microsoft stellt auf seiner Homepage jede Menge Bilder kostenlos zur Verfügung. Einfach mal das Angebot durchstöbern – und sich nach Herzenslust bedienen. Es ist ganz einfach.
Vorlagen
Was man auch immer gut gebrauchen kann: Fertige Vorlagen. Komplett vorbereitete Briefe zum Beispiel. Oder Formulare. Oder Einladungskarten. Warum das Rad immer wieder neu erfinden?
Deshalb lieber erst mal nachschauen, ob es nicht schon eine praktische Vorlage gibt, die man benutzen kann. Auf der Microsoft-Homepage gibt es eine riesige Auswahl an solchen Vorlagen. Kostenlos. Kalender. Briefe. Berichte. Und vieles andere mehr. Einfach mal ausprobieren.
Mehr Tipps und Tricks zum Thema Word
24.02.2006 | Tipps
Word hat eine Menge Funktionen eingebaut, die dem Eingabekomfort dienen sollen. Eine ist, dass automatisch jedes erste Zeichen in einem Absatz oder nach einem Satzendezeichen groß geschrieben wird. Wer mit Hilfe von Word auch E-Mails schreibt, empfindet das oft als störend, denn viele schreiben E-Mails komplett in Kleinschrift.
Darum besteht die Möglichkeit, die automatische Großschreibung abzuschalten. Dazu im Menü „Extras“ die Funktion „Autokorrektur-Optionen“ auswählen. Hier die Option „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ deaktivieren. Diese Option ist dafür verantwortlich, dass das erste Zeichen automatisch in Großschrift umgewandelt wird.
13.02.2006 | Tipps
Word kennt ab der Version 2003 einen neuen Anzeigemodus, der sich „Leseansicht“ nennt. Die Leseansicht soll eigentlich das Lesen gescannter Dokumente erleichtern. Unwesentliche Elemente wie zum Beispiel die Windows-Taskleiste werden in diesem Anzeigemodus ausgeblendet. Allerdings machen auch Outlook und Windows Explorer mitunter von diesem Anzeigemodus Gebrauch: Wird zum Beispiel ein Word-Anhang in Outlook geöffnet oder im Windows Explorer ein Word-Dokument ausgewählt, startet Word in der Leseansicht.
Normale Word-Dokumente sehen in der Leseansicht allerdings etwas merkwürdig aus, die Texte erscheinen viel zu groß und der Seitenumbruch ist nicht korrekt. Deshalb möchten viele diese Automatik gerne abschalten – und auf die Leseansicht verzichten. Dazu im Menü „Extras“ die Funktion „Optionen“ und dort das Register „Allgemein“ auswählen. Hier die Option „Start in Leseansicht zulassen“ abschalten.
27.01.2006 | Tipps
Wer in einem Word-Dokument etwas sucht, wählt im Menü „Bearbeiten“ die Funktion „Suchen“ oder betätigt die Tastenkombination [Strg][F]. Anschließend kann der Suchbegriff eingetippt werden – und Word begibt sich auf die Suche. Solange die Suchen-Dialogbox geöffnet ist, kann bequem weitergesucht werden. Einfach auf die Schaltfläche „Weitersuchen“ klicken, Word präsentiert dann nach und nach die passenden Fundstellen.
Ist die Dialogbox aber erst mal geschlossen, müsste die Suchfunktion erneut mit [Strg][F] aufgerufen werden. Doch das ist gar nicht nötig, denn es gibt die Tastenkombination [Shift][F4]: Word sucht dann automatisch nach dem letzten verwendeten Suchbegriff und präsentiert die Fundstelle.
17.01.2006 | Tipps
Es gibt kaum etwas, was der Benutzer bei Word nicht einstellen könnte. Selbst die Breite der Auswahlmenüs lässt sich verändern, etwa die Menüs, in denen sich Angaben über Absatz- oder Zeichenformatierung auswählen lassen. Das kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn Word auf einem Rechner mit kleinem Bildschirm zum Einsatz kommt und nicht zu viel Platz für Menüs in Anspruch genommen werden soll.
Umgekehrt ist es aber auch manchmal wünschenswert, mehr Platz zu haben, etwa dann, wenn Formatierungsvorlagen mit langen Namen zum Einsatz kommen. Um die Breite der Auswahlmenüs zu verändern, im Menü „Extras“ die Funktion „Anpassen
“ aufrufen. Die Dialogbox stehen lassen. Nun kann mit der Maus nahezu jedes Bedienelement von Word angeklickt werden, auch die Auswahlmenüs. Diese erscheinen dann durch einen schwarzen Rahmen etwas hervorgehoben. Wird der Mauscursor an den linken oder rechten Rand bewegt, lässt sich bequem die Breite des betreffenden Auswahlmenüs verändern.
16.01.2006 | Tipps
Wer häufig längere Texte bearbeitet, kennt die Herausforderung: Man möchte mit Word etwas schreiben und sich dabei auf Textstellen oder Daten beziehen, die an einer ganz anderen Stelle im Dokument stehen. Doch anstatt ständig hin und her zu blättern oder den Text kurzerhand auszudrucken, ist es auch möglich, den Word-Bildschirm zu teilen. Dann lässt sich im oberen Bereich der eigentliche Text bearbeiten und im unteren Bereich etwas nachschlagen. Zwei Bereiche des Dokuments werden gleichzeitig bearbeitet.
Dazu muss lediglich die kleine Teilungsmarkierung, die sich unmittelbar oberhalb des rechten Rollbalkens befindet, angeklickt und bei gedrückter Maustaste nach unten gezogen werden. Augenblicklich teilt sich das Fenster. Per Mausklick kann man bequem zwischen den beiden Ansichten wechseln. Um die Teilung wieder aufzuheben, reicht ein kurzer Doppelklick auf die Teilungsmarke.
15.01.2006 | Tipps
Das kostenlose Mini-Textprogramm Wordpad, das im Programmordner „Zubehör“ zu finden ist, ist im Alltag ganz schön praktisch: Damit lassen sich zum Beispiel kleinere Systemdateien überprüfen, aber auch Texte können mit Wordpad angeschaut und bearbeitet werden, etwa Word-Dokumente.
Bei Systemdateien leidet allerdings mitunter die Übersichtlichkeit: Wordpad präsentiert oft sehr lange Zeilen, da die präsentierten Zeilen nicht umbrechen. Auf Wunsch fügt Wordpad die Zeilenumbrüche automatisch ein, so dass alles zu sehen ist. Dazu die Funktion „Optionen“ im Menü „Ansicht“ wählen. Hinter dem Reiter „Text“ verbergen sich die verschiedenen Optionen für den Zeilenumbruch. Wordpad kann den Zeilenumbruch unterdrücken (Standardeinstellung) oder die Zeilen wahlweise „am Fenster“ oder „am Lineal“ umbrechen.
