24.02.2005 | Tipps
Wird ein Dokument umfangreicher, lohnt es sich, Kopf- und Fußbereiche festzulegen. Die dort hinterlegten Texte, Formatierung und Grafiken erscheinen dann automatisch auf jeder ausgedruckten Seite. Wer mag, kann auch dynamische Inhalte verwenden. So besteht zum Beispiel die Möglichkeit, zur besseren Übersicht automatisch den Titel des aktuellen Kapitels in der Kopfzeile unterzubringen.
Damit das gelingt, müssen Kapitelüberschriften einheitlich mit der Formatierung „Überschrift 1“ gekennzeichnet werden. Danach mit „Ansicht/Kopf- und Fußzeile“ in den Kopfbereich der Formatvorlage wechseln. Hier die Funktion „Feld“ im Menü „Einfügen“ verwenden und in der Liste „Feldnamen“ den Eintrag „StyleRef“ auswählen. Word bietet nun eine lange Liste mit Feldnamen an. Hier den Eintrag „Überschrift 1“ auswählen und mit OK bestätigen. Anschließend erscheint automatisch auf jeder Dokumentseite die aktuelle Kapitelüberschrift. Der Text lässt sich beliebig formatieren.
19.02.2005 | Tipps
Computerbenutzer müssen sich heute unzählige Kennungen und Passwörter merken. Das Password Depot von Acebit ist da eine große Hilfe: Die Software speichert alle relevanten Kennungen und Passwörter und überträgt sie auf Wunsch automatisch in die entsprechenden Formulare. Eine ungeheure Arbeitsleichterung.
Passwort? Alle paar Klicks fragt der Rechner nach einem Passwort. Mal für das E-Mail-Postfach, mal für den Zugang zu einer Webseite, mal um Zugriff auf das Kundenkonto zu bekommen. Jedes Mal ein anderer Benutzername, ein anderes Kennwort. All diese Kombinationen im Kopf zu behalten, ist nahezu unmöglich.
Die Software Password Depot von Acebit ist in diesem Punkt eine große Hilfe. Die Software merkt sich Kennungen und Kennwörter und trägt die passenden Zugangsdaten auf Wunsch automatisch in die immer wieder aufpoppenden Eingabemasken ein. Natürlich sind die Passwörter selbst verschlüsselt gespeichert und passwortgeschützt. Aber so muss man sich nur noch ein Passwort merken.
Besonders praktisch: Die Zugangsdaten/Passwörter lassen sich auch auf einem USB Stick speichern. So hat man die Zugangsdaten immer mit dabei. Und niemand kann sie von der Festplatte klauen. Auf Wunch erzeugt das Programm auch automatisch neue Passwörter, die schwer zu knacken sind, da sie ausschließlich aus Zeichensalat bestehen.
Password Depot von Acebit
15.02.2005 | Tipps
Das von der Firma Adobe erdachte Dateiformat PDF erfreut sich wachsender Popularität, nicht zuletzt, weil jeder unter https://www.adobe.de den kostenlosen Adobe Acrobat Viewer aus dem Netz laden und damit PDF-Dokumente auf dem PC ansehen und im Rahmen der im Dokument vorgesehenen Möglichkeiten auch ausdrucken kann. Nicht so einfach ist es, ein PDF-Dokument zu erzeugen. Es gibt zahlreiche Kaufprogramme am Markt. Am kostspieligsten ist das Programm von Adobe selbst.
Doch es gibt auch eine kostenlose Variante, die allerdings mit etwas Mühe verbunden ist. Gs4Word von J. W. Schmitz-Hübsch erzeugt auf jedem Rechner kostenlos PDF-Dokumente. So lassen sich zum Beispiel aus Word-Texten PDF-Dokumente herstellen, die dann bequem per E-Mail verschickt werden können.
Gs4Word greift auf die ebenfalls kostenlose Software Ghostscript zurück, die Word-Dateien ins PDF-Format wandelt. Word-Benutzer müssen die Programme Ghoscript und Gs4Word aus dem Netz laden und einrichten. Darüber hinaus ist ein so genannt4er „Postscript“-Druckertreiber erforderlich. Gemeint ist damit ein Druckertreiber, der einen Postscript-Drucker anspricht. Ein prominentes Beispiel ist der Druckertreiber für den „Apple Laserwriter“. Dieser Treiber muss in der Systemsteuerung mit Hilfe von „Drucker hinzufügen“ eingerichtet werden. Es spielt dabei keine Rolle, dass der Drucker selbst gar nicht vorhanden ist.
Gs4Word verbindet nun den Postscript-Druckertreiber mit Ghostscript, sorgt also dafür, dass Ausgaben in einer Datei landen. Dazu muss innerhalb von Word lediglich die automatisch erzeugte Schaltfläche „PDF“ angeklickt werden. Und hier gibt’s die nötigen Zusatzprogramme:
GS4Word:
https://www.schmitz-huebsch.net
Ghostscript:
https://www.aks-surftipps.de/ghostscript
08.01.2005 | Tipps
Word verfügt über eine leistungsfähige Tabellenfunktion. Mit wenigen Mausklicks lassen sich ansprechende Tabellen auf den Bildschirm zaubern. Allerdings erscheinen beim Ausdruck dann dünne Rahmenlinien, die nicht immer erwünscht sind. Um das Tabellenraster nicht mitzudrucken, klicken Sie auf eine beliebige Stelle innerhalb der Tabelle und betätigen anschließend die Tastenkombination [AltGr][U].
Die Linien erscheinen auf dem Bildschirm nun etwas blasser, sind aber immer noch zu erkennen – als Orientierungshilfe, etwa bei der Eingabe von Daten, sicher eine große Hilfe. Beim Ausdruck werden die Linien aber nun ausgespart. Die Tabelle erscheint ohne Hilfslinien auf dem Papier. Auch in der Seitenansicht oder der Druckvorschau verschwindet das Tabellenraster nun.
08.01.2005 | Tipps
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, innerhalb von Word Einfluss auf die Schriftgröße zu nehmen: Wer am liebsten mit der Maus arbeitet, markiert die betreffende Textpassage mit der Maus und wählt anschließend Schriftart und -größe in den dafür vorgesehenen Pulldown-Feldern oder im Menü „Format > Zeichen“ aus. Natürlich kann auch eine Druckformatvorlage verwendet werden.
Wer mag, kann die Schriftgröße des markierten Abschnitts aber auch schrittweise verkleinern oder vergrößern – je nach Bedarf. Dazu den gewünschten Abschnitt markieren und anschließend die Tastenkombination [Strg][8] zum Verkleinern oder [Strg][9] zum Vergrößern der aktuellen Schriftgröße benutzen. Word verringert oder vergrößert die Schriftgröße jeweils um einen Punkt.
21.12.2004 | Tipps
Keine Lust mehr auf Schnörkelschrift, fette Formatierung oder Unterstreichung in den Überschriften? Kein Problem, denn Word ist beim Ändern von Formatierungen gerne behilflich. Sofern nur eine einzige Formatierung korrigiert werden muss, ist alles ganz einfach: Die entsprechende Textpassage markieren und nach den neuen Vorstellungen gestalten und formatieren. Oft ist es jedoch nötige, eine bestimmte Formatierung auszutauschen, die mehrfach im Text vorkommt.
In dem Fall eine beliebige Stelle – je nach Bedarf eine Textpassage oder einen Absatz – markieren und mit der rechten Maustaste anklicken. Hier die Funktion „Text mit ähnlicher Formatierung markieren“ auswählen. Word sucht nun im gesamten Manuskript nach Text mit ähnlicher Formatierung und markiert alles gleichzeitig. Anschließend kann bequem die neue Formatierung gewählt werden und wird automatisch überall übernommen. Diese Methode empfiehlt sich insbesondere immer dann, wenn keine Formatvorlagen zum Einsatz kommen.
10.12.2004 | Tipps
Wer die Rechtschreibkontrolle von Word hegt und pflegt, hat irgendwann ein sehr persönliches Wörterbuch auf der Festplatte, das häufig verwendete Fachbegriffe oder Namen kennt und sie nicht mehr bemängelt, wenn sie eingetippt werden. Manchmal entsteht die Notwendigkeit, das Wörterbuch auf einen anderen Rechner zu übertragen, etwa vom PC auf das Notebook, um auch dort auf das Wörterbuch zugreifen zu können.
Leider ist das nicht ganz einfach. Zuerst muss die zu kopierende Datei gefunden werden. Dazu im Menü „Extras“ die Funktion „Optionen“ auswählen und dort das Register „Rechtschreibung“ anklicken. Dort „Benutzerwörterbücher“ anklicken. Hier erscheint der Dateiname des eigenen Wörterbuchs, zum Beispiel BENUTZER.DIC. Durch Klick auf „Neu“ lässt sich feststellen, auf welcher Festplatte und in welchem Ordner diese Datei gespeichert ist. Hier müsste auch der Dateiname des eigenen Benutzerwörterbuchs erscheinen.
Wer eine ältere Version von Word benutzt, muss den Speicherort das Wörterbuchs auf andere Art und Weise ermitteln: Dazu im „Start“-Menü die Funktion „Suchen“ aufrufen und dort „*.DIC“ eingeben. Darauf achten, dass die ganze Festplatte durchsucht wird. Anschließend sucht Windows nach Wörterbüchern von Word. Was allerdings, je nach Speicherkapazität der Festplatte, durchaus eine Weile dauern kann.
Wenn der Speicherort der Wörterbuchdatei fest steht, den Dateinamen mit Endung .DIC mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü die Funktion „Kopieren“ auswählen. Anschließend in den Windows Explorer wechseln, das Ziellaufwerk und den Zielordner ansteuern und dort wieder mit der rechten Maustaste klicken. Danach die Funktion „Einfügen“ verwenden, um das Wörterbuch zu kopieren.
30.11.2004 | Tipps
tipps_04_textgestaltung_word
sogehts, Word, Textverarbeitung, Formatierung, Gestaltung, Formatieren
03.11.2004 | Tipps
Wenn Textausschnitte von A nach B übertragen werden sollen, verwendet man normalerweise die Zwischenablage – quasi als „Zwischenstation“, um sich die markierten Informationen kurzfristig zu merken. Wer ein zweites Mal etwas in die Zwischenablage kopiert, überschreibt den aktuellen Inhalt nicht, sondern ergänzt ihn um einen zweiten Eintrag. Oder einen dritten. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, blendet Microsoft Word in den Versionen 2003 und XP nach dem Kopieren eines Textabschnitts ein zusätzliches Fenster ein, in dem sich der aktuelle Inhalt der Zwischenablage einsehen lässt.
Vorteil: So hat der Benutzer Zugriff auf alle in der Zwischenablage hinterlegten Texte, Zahlen oder Bilder. Doch erfahrene Benutzer stört diese Einblendung oft. Darum lässt sich dieser automatische Service abschalten. Dazu im Menü „Bearbeiten“ die Funktion „Office-Zwischenablage“ auswählen. Danach „Optionen“ anklicken. Wer nun die ersten beiden Optionen „Office-Zwischenablage automatisch anzeigen“ sowie “ Office-Zwischenablage anzeigen, wenn STRG+C zweimal betätigt wurde“ deaktiviert, bekommt das zusätzliche Infofenster nicht mehr zu Gesicht. Zumindest nicht mehr automatisch. Über das Menü „Bearbeiten“ lässt sich die Ansicht der Zwischenablage bei Bedarf weiterhin jederzeit anzeigen.
21.10.2004 | Tipps
sgl_texte
Word, Makros, Textverarbeitung, Textprozessor, Wordperfect, Wordstar, Schreibmaschine
