17.08.2004 | Tipps
Word verfügt über eine praktische Silbentrennung und merkt sich bei jeder einzelnen Datei, ob hier die automatische Silbentrennung erwünscht oder unerwünscht ist. Beim Anlegen einer neuen Datei ist die Option normalerweise ausgeschaltet und muss bei Bedarf erst aktiviert werden. Wer die Silbentrennung bei neuen Dateien grundsätzlich eingeschaltet haben möchte, muss diese Einstellung in der Datei NORMAL.DOT vornehmen. Auf diese Datei greift Word zurück, wenn ein neues Textdokument angelegt wird.
Dazu im Start-Menü die Funktion „Suchen“ verwenden und auf „Dateien und Ordner“ klicken. Anschließend „normal.dot“ eingeben. Da die Datei auf manchen Rechnern versteckt gespeichert wird, unter „Weitere Optionen“ die Option „Versteckte Elemente durchsuchen“ aktivieren. Die Suche beginnt. Sobald die Datei entdeckt wurde, die Datei öffnen und im Menü „Extras“ unter „Sprache“ die Funktion „Silbentrennung“ aufrufen. Dort kann die Option „Automatische Silbentrennung“ eingeschaltet werden. Wenn danach die Systemdatei mit [Strg][S] oder „Datei > Speichern“ gespeichert wird, ist die Silbentrennung für neue Textdokumente grundsätzlich eingeschaltet.
20.07.2004 | Tipps
Microsoft „Word“ ist mehr als eine simple Textverarbeitung. Viele Computerbenutzer schätzen die vielfältigen Gestaltungsfunktionen und erstellen mit Word Tabellen und Formulare, manche sogar Webseiten. Zumindest bei HTML-Dateien gibt es allerdings ein Problem. Denn wer gleichzeitig Word und Frontpage auf seinem Rechner installiert hat, muss damit leben, dass Word die Bearbeitung einer HTML-Seite ungefragt an Frontpage weiter reicht. Manchmal sind die komfortablen Funktionen in Word jedoch ganz nützlich. Wer also eine HTML-Datei mit Word bearbeiten will, sollte die Datei vorher umbenennen. Einfach die Dateikennung im Windows Explorer von „.HTML“ in „.DOC“ umtaufen. Nach dem Bearbeiten muss sie dann wieder in „.HTML“ geändert werden.
15.07.2004 | Tipps
Auch Markieren will gelernt sein: Wer zum Beispiel in einem Word-Dokument eine Tabelle angelegt hat, ohne die spezielle Tabellen-Funktion im Menü „Tabelle“ zu benutzen, dem fällt es schwer, mehrere untereinander stehende Einträge einer Spalte zu markieren. Mit Hilfe der Taste [Alt] ist es aber doch möglich: Dazu die Taste [Alt] betätigen und während des gesamten Markierungsvorgangs gedrückt halten. Danach mit der Maus den gewünschten Ausschnitt markieren, horizontal und vertikal.
Wichtig: Word markiert bei gedrückter [Alt]-Taste nicht zeichenweise, sondern in einem grafischen Modus. Es erscheint ein Rechteck auf dem Bildschirm. Am Ende die Maustaste und danach auch wieder die [Alt]-Taste loslassen. Nun kann der markierte Bereich mit [Strg][C] in die Zwischenablage kopiert, verschoben oder auch formatiert werden. Diese Art der Markierung eignet sich vor allem bei simplen Tabellen, aber auch bei manchen Listen.
09.05.2004 | Tipps
Wer mit der Textverarbeitung Word arbeitet, kann bei der Eingabe von fremdsprachlichen Begriffen eine vielen unbekannte Fähigkeit von Word beobachten: Microsofts Textprogramm erkennt selbständig die verwendete Sprache. Meist reichen schon ein, zwei Wörter in einer fremden Sprache, etwa à la oder last not least, schon schaltet Word auf das französische oder englische Wörterbuch um – mit der Folge, dass deutschsprachige Wörter dann plötzlich als Fehler erkannt werden.
Was für manche Computerbenutzer praktisch sein kann, stört andere enorm. Doch man kann es Word abgewöhnen, die verwendete Sprache selbständig zu erkennen. Dazu doppelt in der Statusleiste am Fensterrand auf Deutsch klicken. In der Dialogbox die Option Sprache automatisch erkennen deaktivieren. Hier lässt sich außerdem festlegen, auf welche Sprachen Word vorbereitet sein soll – inklusive der passenden Wörterbücher.
30.01.2004 | Tipps
Microsoft Word 2003 hat eine böse Macke: Ist die Option Hintergrundspeicherung eingeschaltet, kann es beim Speichern des Dokuments jederzeit zu einem Totalabsturz kommen. Das Programm friert dann ein und muss komplett beendet werden. Um jedes Risiko auszuschließen, sollten Word-2003-Benutzer im Menü Extras die Funktion Optionen auswählen und auf Speichern klicken. Anschließend die Option Hintergrundspeicherung deaktivieren. Microsoft hat für diesen schwerwiegenden Fehler mittlerweile einen Patch herausgebracht. Der kann unter www.sogehtsleichter.de/word2003 herunter geladen werden. Nachdem der Patch installiert wurde, kann die Hintergrund-Option wieder eingeschaltet werden.
17.12.2003 | Tipps
Wer umfangreiche Texte bearbeitet, muss sie oft auf mehrere Dateien verteilen. Dann gibt es aber häufig bei der Nummerierung der Seiten ein Problem: Word nummeriert automatisch die Seiten eines Dokuments durch und formatiert eventuelle Seitenangaben auf Wunsch nach allen Regeln der Kunst. So lässt sich mit wenigen Handgriffen die Seitenzahl in die Kopf- oder Fußzeilen einfügen. Word beginnt aber automatisch bei jedem Dokument auf Seite 1.
Dem Programm lässt sich jedoch die Seitennummer der ersten Druckseite mitteilen, allerdings ist die Funktion gut versteckt. Dazu im Menü Einfügen die Funktion Seitenzahlen auswählen und danach auf Format klicken. Anschließend lässt sich im Bereich Beginnen bei festlegen, bei welcher Seitenzahl Word beginnen soll. Für jeden Bereich kann eine eigene Startseite festgelegt werden.
14.11.2003 | Tipps
Dokumentvorlagen können eine echte Arbeitserleichterung sein: Warum nicht einfach auf Knopfdruck den fertig formulierten Standardbrief an die Bank übernehmen oder mit der bewährten Reisekostenabrechnung die letzte Dienstreise abrechnen? Nicht alles muss neu erfunden werden. In diesem Zusammenhang hat das neue Office 2003 einen praktischen Service zu bieten: Auf Knopfdruck lassen sich in einer Online-Datenbank fertige Vorlagen heraus suchen.
Einfach durch die Tastenkombination [Strg][F1] den Aufgabenbereich aktivieren. Dort dann ein Stichwort eingeben, etwa Reisekosten, und mit [Enter] bestätigen. Anschließend im Eingabebereich Suchen den Suchbereich Vorlagen auswählen und erneut mit [Enter] bestätigen. Kurz darauf erscheinen online verfügbare Vorlagen, die sich per Mausklick in einer Vorschau ansehen und dann auch übernehmen lassen. Das funktioniert in allen Office-Anwendungen, ob Word, Excel oder Powerpoint. Der Service ist kostenlos.
Wer hier nicht fündig wird, kann auch das üppige Archiv des Anbieters vorlagen.de besuchen. Hier gibt es Hunderte von professionell gemachten und getexteten Vorlagen für jeden nur denkbaren Zweck und Anlass – allerdings gegen Bezahlung.
01.11.2003 | Tipps
Textdokumente lassen sich mit Microsoft Word problemlos ansprechend gestalten, damit sie auf Papier eine gute Figur machen. Manchmal sind die damit verbundenen Formatierungen der Texte aber unerwünscht oder störend, etwa wenn ein Text weiter verarbeitet werden soll oder als reines Text-Mail verschickt werden soll. Deshalb lassen sich bei Bedarf alle gestalterischen Elemente bequem auf einen Schlag entfernen.
Dazu zunächst den betreffenden Text, der von Formatierungen befreit werden soll, mit der Maus markieren. Sofern der gesamte Text ohne Formatierungen auskommen soll, hilft die Tastenkombination [Strg][A] weiter, da Windows Word dadurch den gesamten Text markiert. Anschließend die Tasten [Strg] und [Shift] gleichzeitig drücken und die Taste [N] betätigen. Danach erscheint der Text schnörkellos in Standardschrift.
29.10.2003 | Tipps
Word kann suchen und Word kann ersetzen. Was viele nicht wissen: Auch Sonderzeichen wie Tabulator, Absatzende oder Trennstrich, die nicht auf der Tastatur zu finden sind. Es gibt zwei Möglichkeiten. Entweder, man wählt im Dialogfeld Suchen oder Suchen und Ersetzen die Schaltfläche Erweitern.
Ein Klick auf Sonstiges zaubert eine ganze Reihe von Sonderzeichen hervor, die sich bequem in die Eingabefelder übernehmen lassen. Oder man benutzt geheime Kürzel. Das geht noch ein bisschen schneller und ist für geübte Hände ein Kinderspiel. Hier die wichtigsten Geheimkürzel:
Absatzende
^p
Tabulator
^t
Zeilenumbruch
^l
Geschütztes Leerzeichen
^w
Das Caret-Zeichen (^)
^^
Inhalt der Windows-Zwischenablage
^c
Nach beliebigem Zeichen suchen
^?
19.10.2003 | Tipps
Eine Sicherungskopie hilft in Problemfällen weiter, etwa wenn versehentlich etwas gelöscht wurde. Word-Benutzer können ihre Textverarbeitung nach Anwählen der Funktion Optionen im Menü Extras anweisen, in regelmäßigen Zeitabständen den aktuellen Textzustand zu speichern.
Allerdings kann das auch Probleme verursachen, da auf diese Weise natürlich auch eventuelle Fehler gespeichert werden. Viel praktischer und auch sicherer ist die Funktion Sicherungskopie, die statt dessen verwendet werden sollte. Word legt dann bei jedem Speichervorgang automatisch eine Sicherungskopie des jeweiligen Textdokuments an. Der Dateiname beginnt mit Sicherungskopie von. Hier merkt sich Word immer den Zustand vor dem letzten Speichern.
