24.09.2018 | Office
Erhält man eine Word-Datei auf Englisch oder in einer anderen Sprache, muss man nicht den Text kopieren und über Google Translate übersetzen. Eine viel bessere Übersetzung liefert ein kostenloser Online-Dienst. Weiterer Vorteil: Das Layout bleibt erhalten.
Hier die nötigen Schritte, um ganze Word-Dokumente in einem Rutsch zu übersetzen:
- Zunächst im Browser die Webseite https://www.deepl.com/ öffnen.
- Links unter dem Textfeld findet sich eine Option zum Hochladen von Dokumenten.
- Dort zunächst die gewünschte Ziel-Sprache auswählen, also beispielsweise Deutsch.
- Anschließend kann die Word- oder PowerPoint-Datei hochgeladen werden.
- Nach wenigen Augenblicken steht die übersetzte Datei auf der rechten Seite per Klick zum Download bereit.
Tipp: Die Quell-Sprache des Dokuments muss hierbei nicht angegeben werden – der Übersetzer erkennt sie nämlich automatisch.
19.09.2018 | Office
In Unternehmen ändern sich manche Dokumente, etwa Richtlinien oder auch Rechnungen, mehr als einmal. Wird neben der digitalen Version auch eine Ausgabe in Papierform gebraucht, lässt sich Papier sparen, wenn man erst nachsieht, ob die Datei überhaupt neu gedruckt werden muss.
Denn bei jedem Ausdrucken merkt sich Microsoft Word, wann ein Dokument zuletzt an den Drucker gesendet wurde. Diese Information wird mit weiteren Daten in den Eigenschaften der jeweiligen Word-Datei archiviert. Sie lässt sich auch jederzeit nachschlagen.
Druck-Zeitpunkt herausfinden
Wann ein Word-Dokument das letzte Mal ausgedruckt wurde, kann mit wenigen Schritten ausgelesen werden:
- Zunächst wird das Dokument per Doppelklick geöffnet.
- Jetzt oben links auf Datei und dann auf Informationen klicken.
- Nun einen Blick in die rechte Spalte werfen. In der Nähe des Autor-Namens findet sich hier auch die Angabe Zuletzt gedruckt.
Tipp: Sind in dieser Zeile kein Datum und keine Uhrzeit angegeben, wurde das Dokument wahrscheinlich noch nie zu Papier gebracht.
14.09.2018 | Office
Formatiert man Word-Dokumente auf eigene Faust, sieht das nicht immer so toll aus – ein Gespür für gutes Design hat eben nicht jeder. Das macht auch nichts. Denn mit den integrierten Design-Vorlagen lässt sich jedes Dokument optimal layouten.
Mit den Designs von Microsoft Office können Word-Dateien insgesamt mit wenigen Schritten formatiert werden. Das sorgt für ein modernes Aussehen. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
- Als Erstes wird das betreffende Dokument geöffnet.
- Jetzt im Menü auf Entwurf, Designs klicken.
- Nun mit der Maus auf ein Design zeigen, um in einer Vorschau anzuzeigen, wie es im Dokument aussehen wird.
Farben des Designs ändern
Auch die Farben können mit wenigen Schritten angepasst werden. Dazu ebenfalls im Menü auf den Tab Entwurf klicken und dann nach Klick auf Farben die gewünschte Farb-Kombination auswählen. An gleicher Stelle können bei Bedarf auch andere Schriften festgelegt werden, wenn diese besser zum gewünschten Design passen.
13.09.2018 | Office
Wer in einem Word-Dokument eine Tabelle einfügt und dann damit beginnt, Daten in die einzelnen Zellen einzutragen, stellt fest: Das Programm schreibt automatisch den ersten Buchstaben in jeder Zelle groß. Das stört oft mehr, als es nützt. Gut, dass man die automatische Großschreibung auch abstellen kann.
Damit Microsoft Word die Einträge in einzelnen Tabellenzellen nicht automatisch groß schreibt, ändert man eine Einstellung in den Word-Optionen. Und das geht wie folgt:
- Zunächst Word starten.
- Jetzt oben links auf Datei oder Word klicken.
- Nun zum Bereich Dokumentprüfung wechseln (nur in Windows).
- Anschließend folgt ein Klick auf die AutoKorrektur-Optionen.
- Dann auf dem Tab AutoKorrektur den Haken bei Jede Tabellenzelle mit einem Großbuchstaben beginnen entfernen.
- Schließlich die Änderung noch bestätigen – fertig!
27.08.2018 | Office
Wer schon einmal versucht hat, eine Tabelle in einem Microsoft Word-Dokument zu verschieben, weiß: Die Folgen sind in der Regel eine kleine Katastrophe. Das Verschieben von Tabellen ruiniert ein perfekt formatiertes Dokument. Wir zeigen, wie sich Tabellen und Bilder in Microsoft Word ausrichten lassen.
Tabellen ausrichten
Als Erstes eine Tabelle in das aktuell geöffnete Dokument einfügen. Jetzt mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle klicken – dabei spielt es keine Rolle, ob die Zelle Daten enthält oder nicht.
Nun über das Menü die Eigenschaften der Tabelle aufrufen. Hier finden sich mehrere Tabs; wir navigieren zu Tabelle, denn die Optionen auf den anderen Tabs würden nur bestimmte Bereiche der Tabelle verändern.
Im Bereich Ausrichtung lässt sich jetzt auswählen, wie die Tabelle auf der Seite im Word-Dokument zu sehen sein soll. Ist die Tabelle nur klein und der restliche Inhalt des Dokuments soll links und rechts davon erscheinen, kann hier die Option Umgebend markiert werden. Sodann aktiviert Word den Button Position, über den sich die Abstände und Position für die Tabelle genau justieren lassen.
Tipp: Natürlich lässt sich die Tabelle bei Bedarf auch einfach mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle versetzen. Dies hat nur oft nicht den gewünschten Effekt, sondern bringt das Layout gehörig durcheinander.
23.08.2018 | Office
Oft werden neue Dokumente auf bereits vorhandenen Dateien basiert – Speichern unter einem neuen Namen, Löschen des gesamten Inhalts und schon hat man ein leeres Dokument, aber mit den Stilen des Basis-Dokuments. Stellt man später fest, dass gewisse Format-Vorlagen doch nicht benötigt werden, können diese leicht entfernt werden.
Erscheint ein bestimmtes Format direkt oben in der Word-Leiste auf dem Tab Start, kann es auch sofort dort ausgeblendet werden. Dazu genügt es, wenn mit der rechten Maustaste auf die kleine Vorschau des Formats geklickt wird. Im Menü dann Aus dem Formatvorlagen-Katalog entfernen auswählen – fertig!
Stil aus den Format-Vorlagen löschen
Ansonsten findet sich das Format, das aus dem Dokument gelöscht werden soll, in der Liste der Format-Vorlagen. Sie lässt sich in der Windows-Version von Word per Klick auf den kleinen Pfeil in der Menüleiste öffnen, rechts bei den Format-Vorlagen. Am Mac wird auf den Button Bereich Format-Vorlagen geklickt.
Jetzt in der Liste bei der Format-Vorlage, die entfernt werden soll, mit der rechten Maustaste oder ganz rechts auf den Pfeil nach unten klicken. Hier findet sich unter anderem auch ein Eintrag zum Löschen.
20.08.2018 | Office
Von Haus aus haben die Zeilen eines Dokuments in Word einen Abstand von „1“ – aber ohne Einheit. Das liegt daran, dass der Abstand von der Größe der Schrift abhängt: Je kleiner der Text, desto enger stehen die Zeilen beisammen. Wer in einer Word-Datei für mehr Lesbarkeit sorgen will, erhöht den Zeilenabstand.
Arbeiten, die etwa an der Universität abgegeben werden sollen, erfordern in der Regel einen doppelten Zeilenabstand. Dieser lässt sich für einen einzelnen Absatz, ein Dokument und als Standard für alle in Microsoft Word erstellten Dokumente festlegen.
Zeilenabstand pro Absatz
In Word einen Absatz auswählen, für den der Zeilenabstand verdoppelt werden soll. Nun im Menü-Tab Start auf den Button mit Linien und Pfeilen klicken, die nach oben und unten zeigen. Dieser ist neben dem Füll-Werkzeug. Im sich öffnenden Menü die Option 2,0 auswählen, um den doppelten Zeilenabstand für diesen Absatz zu erhalten.
Um den Abstand zwischen den Zeilen global anzupassen, wird dasselbe Dropdown-Menü erneut geöffnet. Diesmal aber auf den untersten Eintrag klicken, um so die erweiterten Optionen für den Zeilenabstand aufzurufen. Hier dann bei Zeilenabstand Doppelt hinterlegen; schließlich den Button Als Standard festlegen betätigen und die Rückfrage entsprechend bestätigen.
13.08.2018 | Office
Im Word-Dokument können über die Form-Funktion Rechtecke und Linien eingefügt werden. Dazu ist aber immer ein wenig Augenmaß nötig. Saubere Trennlinien zwischen Absätzen lassen sich auch viel einfacher einfügen.
Wer in Word eine Linie zwischen zwei Absätzen einfügen möchte, geht wie folgt vor:
- Zunächst Word starten und das betreffende Dokument öffnen.
- Jetzt den Cursor an die Stelle setzen, wo die Linie eingefügt werden soll.
- Nun über die Tastatur drei Bindestriche eintippen.
- Sobald jetzt auf [Enter] gedrückt wird, wandelt das Programm die eingegebenen Striche in eine saubere und völlig gerade Linie um.
In den AutoKorrektur-Optionen nachsehen
Klappt das Umwandeln der Striche in eine Linie nicht wie zuvor beschrieben, ist eine Einstellung in den AutoKorrektur-Optionen deaktiviert. Sie lässt sich per Klick auf Datei, Optionen, Dokument-Prüfung einschalten: Hier auf den Button AutoKorrektur-Optionen klicken und dann zum Tab AutoFormat während der Eingabe umschalten.
Schließlich wird im Bereich Während der Eingabe übernehmen die Option Rahmenlinien mit einem Haken versehen, bevor die Änderung per Klick auf OK angewendet werden kann.
23.07.2018 | Office
Wer zwei Monitore hat, kann mehr Arbeitsfläche für Fenster und Programme nutzen. Arbeitet man etwa an einer Word-Datei, bei der sich verschiedene Abschnitte aufeinander beziehen, kann man unterschiedliche Stellen des Dokuments in separaten Fenstern anzeigen.
Um für ein Word-Dokument zwei Fenster gleichzeitig zu öffnen, geht man in Word für Windows wie folgt vor:
- Zunächst wird das betreffende Dokument geöffnet, etwa per Doppelklick auf den Dateinamen im Explorer.
- Jetzt oben im Menü auf den Tab Ansicht klicken.
- Hier findet sich im Bereich Fenster ein Button namens Neues Fenster.
Ein Klick darauf genügt, und schon zeigt Word für dasselbe Dokument ein zweites Fenster an. Erkennbar ist das an der „2“ im Titel des Fensters. Auf die gleiche Weise können übrigens noch weitere Fenster geöffnet werden, wenn nötig.
Tipp: Bei Word für Mac geht das ähnlich – hier wird nur im Menü nicht auf Ansicht geklickt, sondern auf Fenster.
11.04.2018 | Office
Kopiert man Text oder Bidler aus dem Internet oder einem anderen Programm, um sie danach in ein Word-Dokument einzufügen, ist das Text-Programm anschließend oft verwirrt – und bringt das Design des ganzen Dokuments durcheinander. Statt der sorgsam eingestellten Schriften erscheint beispielsweise plötzlich alles in Times.
Das passiert immer dann, wenn der Inhalt der Zwischenablage die bereits im Word-Dokument vorhandenen Formatvorlagen verändert. Damit dies nicht passieren kann, am besten eine Einstellung in Word ändern.
Beim Einfügen von Inhalten oben links im Menü neben bzw. unter dem Einfügen-Button auf den Pfeil nach unten klicken – dadurch erscheint ein Menü. Hier den Eintrag Formatierung anpassen oder Formatierung zusammenführen auswählen.
Soll diese Einstellung generell beim Einfügen angewendet werden, lässt sie sich in der Windows-Version von Microsoft Office über Datei, Optionen, Erweitert unter der Überschrift Ausschneiden, Kopieren und Einfügen gezielt für bestimmmte oder gar alle Einfüge-Operationen festlegen.
